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企业行政管理日常工作流程优化手册
前言
本手册旨在规范企业行政管理日常工作流程，通过标准化操作指引、实用表单模板及关键提示，帮助行政人员高效、有序地完成各项事务，提升部门协作效率，降低管理成本。手册适用于企业行政部门及各业务部门对接人员，可根据企业实际情况调整优化。
一、会议管理全流程
（一）适用情境
适用于企业内部各类会议（如部门例会、项目推进会、季度总结会、跨部门协调会等）的筹备、组织、召开及后续跟进工作，保证会议目标明确、流程顺畅、结果落地。
（二）操作指引
会议发起与需求确认
发起人明确会议主题、核心议题、预期目标、建议时间（避开部门冲突时段）及参会范围（含外部人员需提前对接）。
填写《会议需求申请表》，报部门负责人审批，涉及跨部门会议需提前与相关部门负责人沟通确认。
会议信息发布
行政部根据审批结果，提前2个工作日通过企业内部系统或邮件发送会议通知，包含：会议名称、时间（起止时间精确到分钟）、地点（会议室名称及楼层）、会议议程（含各议题时长）、参会人员、需提前准备的材料（如PPT、数据报表）、联系人及联系方式（统一用“行政部*”代替）。
对重要会议或外部会议，需电话或当面再次提醒参会人员。
会前准备
行政部提前1天预订会议室，检查设备（投影仪、麦克风、音响、视频会议系统等）是否正常运行，调试灯光、空调温度；
根据议程准备会议材料（纸质版按参会人数打印，电子版提前至共享文件夹）；
安排会议签到（电子签到或纸质签到表），指定专人负责会议记录（记录人提前熟悉议题，准备记录模板）。
会议召开
参会人员提前10分钟到场，签到后按指定就座；
主持人按议程主持会议，控制各环节时长，避免偏离主题；
记录人实时记录讨论要点、决议事项、待办事项（明确责任人及完成时间），对存疑点及时确认。
会后跟进
会议结束后24小时内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送；
行政部跟进待办事项落实情况，每周汇总进度，形成《会议待办事项跟踪表》，直至事项闭环。
（三）表单模板
表1：会议需求申请表
申请部门
申请人
申请日期
会议名称
会议类型（例会/专项/外部）
建议时间
会议地点
参会部门/人员
主持人
会议议题及目标（可附页）
需准备材料
部门负责人审批意见：
签字：日期：
行政部意见：
签字：日期：|
表2：会议纪要模板
会议名称
会议时间
会议地点
主持人
记录人
参会人员（签到表附后）
缺席人员及原因
会议议题
讨论内容
决议事项
1.
2.
下一步计划
附件（如有）
（四）关键提示
会议通知需明确“准时开始，过时不候”，培养守时意识；
重要会议（如战略会、客户评审会）需提前进行彩排，保证设备万无一失；
会议纪要需突出“决议”和“待办”，避免流水式记录；
定期（如每季度）对会议效率进行复盘，优化冗长会议或低效环节。
二、办公用品管理规范
（一）适用情境
适用于企业各部门日常办公用品（如文具、耗材、办公设备配件、劳保用品等）的需求提报、采购、入库、领用及库存管理，保障办公需求，杜绝资源浪费。
（二）操作指引
需求提报与审核
每月25日前，各部门根据实际需求填写《办公用品月度需求表》，经部门负责人审核后提交至行政部；
新入职员工或临时需求（如会议急用用品），可填写《办公用品临时申请表》，经部门负责人审批后，由行政部统筹安排。
集中采购与验收
行政部汇总各部门需求，编制《办公用品采购清单》，对比3家以上供应商报价（优先选择定点供应商或电商平台），按采购流程审批后下单；
货到后，行政部与采购员共同验收，核对物品名称、规格、数量、质量及合格证明，填写《办公用品入库登记表》，入库后按类别（如“文具类”“电子耗材类”）贴标签分类存放。
领用与登记
员工领用办公用品需填写《办公用品领用登记表》，注明领用物品、数量、领用人、部门及用途；
贵重物品（如U盘、移动硬盘）需领用人签字确认，行政部更新《办公用品库存台账》；
严格执行“按需申领、杜绝浪费”原则，严禁领用与工作无关的物品。
库存盘点与优化
每月末，行政部组织对办公用品进行全面盘点，保证账实相符，编制《月度库存盘点表》；
对临近保质期的物品（如墨盒、打印纸）及时标注并优先使用，对长期闲置物品（如未开封的文件夹）进行部门间调剂，降低库存积压。
（三）表单模板
表3：办公用品月度需求表
申请部门
申请人
申请日期
物品名称
规格型号
单位
部门负责人审批：
签字：日期：
表4：办公用品库存台账
日期
物品名称
规格型号
入库数量
出库数量
库存数量
保管人
备注
（四）关键提示
建立“办公用品最低库存预警”机制（如A4纸剩余2包时触发采购申请），避免断供；
每季度分析各部门办公用品消耗情况，对异常消耗（如某部门领用量突增）进行核实；
推行“无纸化办公”理念，减少纸
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