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企业沟通协作会议计划与记录模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部各类沟通协作会议场景，包括但不限于：部门周例会、月度/季度工作推进会、跨部门项目协调会、专题研讨会、阶段性复盘会等。通过标准化会议计划与记录流程，可帮助团队明确会议目标、聚焦核心议题、高效产出决议，同时保证会议成果可追溯、待办事项可跟进，有效提升会议效率与协作质量，避免“议而不决、决而不行”的问题，为企业决策落地与信息同步提供有力支撑。

二、会议计划与记录全流程操作指南

（一）会议计划阶段：会前准备与议程设计

明确会议核心目的

召集人需提前梳理会议要解决的核心问题（如“确定Q3产品上线方案”“协调市场部与技术部资源支持”），避免召开无明确目标的“泛泛而谈会”。

目标表述需具体、可衡量，例如“明确3个备选方案的优劣势并投票确定最终方案”，而非“讨论产品方案”。

确定参会人员与分工

核心参会人员：与议题直接相关的决策人、执行人（如项目负责人、部门负责人）；

列席人员：需知晓会议内容但无需参与决策的同事（如项目助理、支持部门接口人）；

明确会议角色：主持人（把控流程、引导讨论）、记录人（记录关键内容、整理待办）、材料准备人（提前分发会议资料）。

示例：某项目推进会参会人员为：项目经理（主持人）、产品经理（材料准备人）、研发组长、市场主管、测试组长*（记录人）。

制定会议议程与时间分配

议程需按优先级排序，先讨论紧急/重要议题，后同步信息类议题；

为每个议题分配具体时间（如“方案汇报：20分钟”“讨论与决策：30分钟”），避免单个议题超时导致整体会议拖沓；

议程中需标注每个议题的负责人，提前通知其准备汇报内容。

示例：

议题顺序

议题内容

负责人

预计时间

1

Q3产品上线方案汇报

产品经理*

20分钟

2

研发资源评估与排期

研发组长*

15分钟

3

市场推广需求对接

市场主管*

15分钟

4

其他事项

全体

10分钟

提前分发会议材料

召集人需在会议前1-2个工作日将会议通知（含议程、目标、时间、地点）、相关材料（如方案PPT、数据报表）通过企业内部沟通工具（如钉钉、企业）发送给参会人员；

材料命名需规范（如Q3产品方案汇报_v1.0”），方便参会人员提前查阅，减少现场讨论基础信息的时间。

（二）会议记录阶段：会中聚焦与关键信息留存

记录会议基本信息

记录人需在会议开始时确认以下信息：会议名称、日期、具体时间、地点（线上需注明会议/会议号）、主持人、记录人、出席人员（签到）、缺席人员及原因（如“研发组长*：因客户拜访请假，已提前提交书面意见”）。

按议程顺序记录讨论内容

针对“汇报类议题”：记录核心观点、数据支撑、结论（如“产品经理*汇报：3个备选方案中，A方案开发周期最短（2周），但用户覆盖度较低；B方案功能最全，开发周期4周；C方案折中，开发周期3周，覆盖核心用户群体”）；

针对“讨论类议题”：记录不同参会人员的意见分歧、共识点（如“研发组长提出：B方案技术实现难度大，需增加2名开发人员；市场主管反馈：B方案市场预期最高，建议优先保障资源”）；

避免逐字记录，提炼关键信息，用简练语言表达（如用“张总反对原计划”替代“张总说：‘我觉得这个原计划不太合适，我们应该重新考虑’”）。

明确决议事项与待办任务

决议事项需清晰、无歧义（如“最终确定采用C方案作为Q3产品上线方案”）；

待办任务需包含“任务描述、负责人、截止时间、交付成果”四要素（如“任务：完成C方案技术细化文档；负责人：研发组长*；截止时间：2023年11月5日；交付成果：技术文档初稿”）；

待办任务需现场与负责人确认，保证其明确责任与时间节点。

记录后续行动计划

明确下次会议时间（如有）、需准备的材料、需跟进的核心事项（如“下次会议时间：2023年11月6日14:00；议题：C方案技术文档评审；需准备材料：技术细化文档初稿”）。

（三）会议跟进阶段：会后整理与成果落地

整理并分发会议记录

记录人需在会议结束后2个工作日内完成会议记录整理，经主持人审核无误后，通过邮件或企业内部工具发送给所有参会人员及相关方；

会议记录需包含“会议基本信息、议程及讨论内容、决议事项、待办任务、下次会议安排”五部分，格式清晰（可使用模板表格）。

跟进待办任务进度

召集人/记录人需通过项目管理工具（如Teambition、飞书多维表格）或定期（如每周）跟进待办任务完成情况，对逾期任务及时提醒；

示例：待办任务跟踪表（详见后文模板）。

归档会议资料

将会议通知、参会材料、会议记录、待办跟踪表等资料统一归档至企业共享文件夹（按“年份-月份-会议名称”分类），方便后续查阅与复盘。

三、会议计划与记录模板表格

（一）会议计划模板

会议计划表

项目

内容

会议名称

（例：2023年Q3产品上线项目推进会）

会议目