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采购订单处理标准化流程模板普及版

一、适用范围与典型应用场景

常规物料采购：生产型企业原材料、办公用品、设备备件等非紧急采购需求；

服务类采购：咨询服务、维修服务、外包服务等标准化服务订单；

跨部门协同：采购部、需求部门、财务部、仓储部等多部门协同处理订单时明确职责分工；

新员工培训：帮助采购岗位新人快速掌握订单处理全流程及规范要求；

审计追溯：为采购流程合规性检查、历史订单查询提供标准化记录依据。

二、标准化操作流程详解

采购订单处理需遵循“需求驱动、审批严谨、全程留痕、动态跟踪”原则，具体分为以下10个步骤：

步骤1：采购需求提报与确认

责任部门/人员：需求部门（如生产部、行政部）、采购专员

操作内容：

需求部门根据业务需求填写《采购需求申请表》，注明物料/服务名称、规格型号、需求数量、期望到货日期、用途说明等信息，部门负责人*签字确认后提交至采购部；

采购专员收到需求后，与需求部门沟通确认细节（如技术参数、质量标准、紧急程度等），避免需求模糊或歧义。

输出成果：《采购需求申请表》（需部门负责人签字版）

步骤2：供应商选择与确定

责任部门/人员：采购专员、采购经理

操作内容：

采购专员根据需求类型（如物料/服务、金额大小）启动供应商选择流程：

对于常规物料，从《合格供应商名录》中筛选2-3家供应商进行比价；

对于新物料或大额采购，组织询价、技术交流或现场考察，评估供应商资质（营业执照、相关认证、供货能力等）；

采购经理对比价结果、供应商资质进行审核，确定最终供应商，必要时签订《框架采购协议》。

输出成果》：供应商比价记录表、合格供应商名录更新（如有）

步骤3：采购订单创建与信息核对

责任部门/人员：采购专员

操作内容：

采购专员在采购系统中创建采购订单（或填写《采购订单模板》），录入以下核心信息：

订单基本信息：订单号、订单日期、供应商全称、联系方式；

物料/服务信息：名称、规格型号、单位、数量、单价、金额（含税/不含税）、总金额；

交货信息：交货地点、交货日期、运输方式、费用承担方；

付款信息：付款方式（如电汇/承兑）、账期、开户行及账号；

其他要求：质量标准、包装要求、验收标准、违约条款等。

采购专员逐项核对订单信息，保证与《采购需求申请表》、供应商报价一致，避免错漏。

输出成果》：采购订单（草稿版）

步骤4：订单审批流程执行

责任部门/人员：采购专员、采购经理、财务部、分管领导

操作内容：

采购专员将核对后的订单提交至采购经理审批，审批重点为：供应商选择合规性、价格合理性、交货周期可行性；

采购经理审批通过后，订单流转至财务部，财务部审核付款条款、金额是否符合公司财务制度；

根据订单金额分级，由分管领导或总经理完成最终审批（例如：金额≤5万元由采购经理审批，5万-20万元由分管领导审批，≥20万元由总经理审批）。

输出成果》：审批完成版采购订单（各审批环节签字/盖章版）

步骤5：订单正式下达与供应商确认

责任部门/人员：采购专员、供应商对接人

操作内容：

采购专员将审批通过的采购订单加盖公司公章（或电子签章）后，通过书面形式（如邮寄/扫描件）或采购系统发送至供应商；

要求供应商在2个工作日内反馈订单确认结果，如有异议（如交货期调整、价格变动），需书面说明协商原因，采购专员同步反馈至需求部门及财务部；

供应商确认无误后，订单正式生效，采购专员在系统中更新订单状态为“已下达”。

输出成果》：供应商确认回执（书面或电子记录）

步骤6：订单执行与交货跟踪

责任部门/人员：采购专员、需求部门、仓储部

操作内容：

采购专员定期（如每周1次）跟踪供应商生产/备货进度，对于大额或紧急订单，可要求供应商提供生产进度报告；

交货前1-2天，采购专员与供应商确认物流信息（如车次、预计到达时间），同步告知仓储部做好收货准备；

需求部门如需变更交货时间或数量，需提前3个工作日提交《订单变更申请表》，经原审批流程审核通过后，采购专员与供应商沟通变更事宜并记录。

输出成果》：订单跟踪记录表、订单变更申请表（如有）

步骤7：物料/服务验收与入库

责任部门/人员：仓储部、需求部门、质检部（如需）、采购专员

操作内容：

供应商送货至指定地点后，仓储部核对送货单信息与采购订单是否一致（名称、规格、数量、批次号等），确认无误后签收；

如需质检，质检部在24小时内完成检验，出具《质检报告》：

检验合格：仓储部办理入库手续，填写《入库单》，需求部门办理领用；

检验不合格：仓储部隔离不合格品，采购专员及时与供应商沟通处理方案（如退换货、折扣），并记录《不合格品处理记录》。

输出成果》：送货单、质检报告（如需）、入库单、不合格品处理记录（如需）

步骤8：订单结算与付款申请

责任部门/人员：财务部、采购专员

操作内容：

供应商根据订单约定开具合规凭证（如收据/结算单