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企业费用报销审核标准流程表

一、适用范围与场景说明

本流程表适用于企业各类费用报销场景，包括但不限于员工日常办公费用（如办公用品、通讯费）、差旅费用（如交通、住宿、餐饮）、业务招待费用、市场推广费用及其他经营性支出。通过标准化审核流程，可保证费用报销的真实性、合规性与合理性，有效控制企业成本，防范财务风险，同时提升报销效率与员工体验。适用于企业各部门员工提交报销申请，以及财务部门、审批领导开展审核工作。

二、费用报销全流程操作指南

（一）员工提交报销申请（发起环节）

操作主体：费用实际发生人（员工）

操作步骤：

整理报销材料：

收集费用发生原始凭证，包括但不限于合规发票（增值税发票需注明税号、项目名称、金额等完整信息）、消费明细单、行程单、会议通知、验收单等附件；

保证发票真实有效（可通过“全国增值税发票查验平台”验真），抬头为企业全称，内容与实际业务一致，避免涂改、破损。

填写报销单：

登录企业财务系统或使用纸质《费用报销单》，准确填写以下信息：报销人姓名（*某某）、所属部门、报销日期、费用类型（勾选对应分类）、费用发生时间、具体事由、金额（大写+小写）、附件清单（注明附件名称及数量）；

差旅报销需附《差旅申请单》（如有），业务招待费需注明招待对象、事由及参与人数。

提交申请：

纸质报销单：经员工签字确认后，提交至部门负责人处；

线上报销：在系统中附件并提交，同步抄送部门负责人及财务对接人（*会计）。

时限要求：费用发生后5个工作日内提交，逾期需在报销单中注明原因并由部门负责人签字确认。

（二）部门负责人审核（初审环节）

操作主体：员工所属部门负责人（*经理）

操作步骤：

审核业务真实性：

核对报销事由是否与部门业务计划一致，费用是否为部门必要支出；

检查附件是否齐全、内容是否真实（如差旅行程是否与出差申请匹配，招待费是否确属业务需要）。

审核合理性：

参照企业《费用管理制度》，判断费用标准是否合规（如差旅住宿标准、招待费人均限额、办公用品采购渠道）；

对异常费用（如金额突增、频率过高）进行询问核实，要求员工补充说明。

审批签字：

审核通过后，在报销单“部门负责人审核”栏签字确认；

审核不通过，注明退回理由并退回员工修改。

时限要求：收到报销申请后2个工作日内完成审核，紧急事项可加急处理。

（三）财务部门复核（专业审核环节）

操作主体：企业财务部（会计、出纳）

操作步骤：

形式合规性审核：

检查报销单填写是否完整（无漏填项）、金额计算是否准确（小写合计与大写一致）、附件是否齐全且合规（发票抬头、税号、印章无误）；

核对发票真伪，避免虚假发票、过期发票或作废发票。

政策符合性审核：

对照国家财税法规（如企业所得税前扣除标准）及企业内部费用制度，审核费用是否属于可报销范围（如个人消费、罚款等不可报销费用需剔除）；

核算税费抵扣（如增值税专用发票需认证抵扣，保证进项税合规）。

预算匹配性审核：

检查费用是否在部门预算额度内，超预算费用需附《超预算审批单》（由分管领导*总签字）。

出具审核意见：

审核通过后，在报销单“财务审核”栏签字，并录入财务系统；

审核不通过，列出问题清单（如“发票抬头错误”“附件缺失”）并退回员工补充。

时限要求：收到报销单后3个工作日内完成复核，复杂事项可延长至5个工作日。

（四）领导审批（终审环节）

操作主体：根据费用金额及类型，由不同层级领导审批

操作步骤：

审批权限划分：

日常小额费用（如单笔≤2000元）：部门负责人*经理审批；

中等费用（如2000元＜单笔≤10000元）：分管业务领导*总监审批；

大额费用（如单笔＞10000元）或特殊费用（如固定资产购置、海外差旅）：总经理*总审批。

审批内容：

重点审核费用的必要性、战略匹配度及预算执行情况；

对部门负责人及财务部门已审核的事项进行最终确认。

签字确认：

审批通过后，在报销单“领导审批”栏签字；

审批不通过，注明意见并退回至相应环节（如退回部门重新审核或员工修改）。

时限要求：收到审批申请后1-2个工作日内完成，紧急事项需“特急”标注并优先处理。

（五）出纳付款（执行环节）

操作主体：财务部出纳（*出纳）

操作步骤：

核对审批完整性：

确认报销单经所有审批人签字、财务复核无误，系统状态显示“可付款”。

办理付款：

线上报销：通过企业银行账户或员工工资卡转账，备注“报销款-员工姓名”；

纸质报销：员工凭签字完整的报销单至出纳处领取现金或办理转账。

登记台账：

在《付款登记表》中记录付款日期、金额、收款人、报销单号等信息，保证资金流向可追溯。

时限要求：审批完成后5个工作日内完成付款，遇节假日顺延。

（六）财务归档（留存环节）

操作主体：财务部档案管理员（*档案员）

操作步骤：

资料整理：

收集已付款报销单（含附件、审批记录），按月份、部门分类装订