合同管理审查与执行工具.docVIP

合同管理审查与执行工具指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业（含中小微企业、集团公司）的合同全生命周期管理，覆盖采购、销售、服务、合作、租赁等多类型合同场景。具体包括：企业法务部门对合同的标准化审查、业务部门对合同执行进度的跟踪、管理层对合同履约风险的监控，以及跨部门协作中的合同信息同步。通过使用本工具，可实现合同流程规范化、审查标准化、执行可视化，有效降低合同纠纷风险，提升管理效率30%以上，保证企业合同管理符合《民法典》《公司法》等法律法规要求。

二、合同管理全流程操作指南

（一）合同发起与前期准备

操作目标：明确合同需求，保证基础信息完整，为后续审查奠定基础。

操作步骤：

需求提报：业务部门根据合作需求（如采购物料、提供服务、项目合作等），填写《合同立项申请表》，注明合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人）、合同标的、预估金额、履行期限、核心诉求等。

材料收集：业务部门同步收集合作方主体资格证明（如营业执照复印件、授权委托书）、过往履约记录、资质证书（如行业准入许可、ISO认证等），保证合作方合法存续且具备履约能力。

模板选择：根据合同类型（如买卖合同、服务合同、保密协议等），从企业合同模板库中匹配标准模板，若模板库无对应类型，由法务部门协助起草基础框架。

（二）合同审查与修订优化

操作目标：识别合同法律风险，平衡双方权利义务，保证条款合规、可执行。

操作步骤：

形式审查：法务部门或指定审查人核对合同基本信息完整性，包括合同编号、签约主体、标的、金额、日期等关键要素是否填写规范，附件材料是否齐全。

实质审查：重点审查以下核心内容（对照《合同审查清单》逐项核对）：

主体资格：合作方是否具备签约主体资格（如企业是否在存续期内、自然人是否为完全民事行为能力人），授权委托人是否持有有效授权书；

权利义务：双方权利义务是否对等，是否存在单方免责、加重对方责任的“霸王条款”；

违约责任：违约条款是否明确（违约情形、违约金计算方式、损失赔偿范围），是否与合同金额、风险程度匹配；

争议解决：争议解决方式（诉讼/仲裁）是否明确，管辖法院/仲裁机构是否约定清晰；

合规性：合同内容是否符合行业监管规定（如广告合同需符合《广告法》，劳动合同需符合《劳动合同法》）。

修订反馈：审查人将审查意见（含修改建议及法律依据）反馈至业务部门，业务部门与合作方沟通修订，形成《合同修订记录表》，记录修改前内容及调整原因。

（三）合同审批与签署生效

操作目标：履行内部审批程序，保证合同签署权限合法，防范越权风险。

操作步骤：

审批流程发起：业务部门将修订后的合同及《合同审批表》提交至审批系统（或线下流程），按合同金额、类型匹配审批权限（示例：10万元以下业务负责人审批，10万-50万元法务+财务双线审批，50万元以上总经理审批）。

部门会签：财务部门审核合同中的付款方式、税务条款、发票要求等；业务部门负责人审核合同内容是否符合业务目标；法务部门最终确认法律风险可控。

签署生效：审批通过后，由法定代表人或授权代表签署合同（自然人合同由本人签字），企业合同需加盖合同专用章或公章（骑缝章需覆盖所有页），签署后同步在《合同台账》中登记合同编号、签署日期、存放位置等信息。

（四）合同执行与进度跟踪

操作目标：实时监控合同履行情况，及时发觉并解决履约异常，保证合同目标实现。

操作步骤：

任务分解：业务部门根据合同条款，将履行内容拆解为具体任务（如“首批货物交付”“阶段性服务验收”），明确各任务负责人、时间节点、交付标准，录入《合同执行跟踪表》。

进度更新：负责人按节点更新任务进度（如“已完成”“进行中”“逾期”），履约凭证（如交付签收单、验收报告、付款凭证），若出现逾期或异常情况，需在24小时内提交《合同履约异常报告》，说明原因及应对措施。

定期复盘：法务部门与业务部门每月召开合同执行复盘会，分析履约风险点（如合作方延迟交付、款项拖欠），制定风险应对预案，重大风险上报管理层决策。

（五）合同变更与终止处理

操作目标：规范合同变更与终止流程，明确双方权利义务终止后的清算事项。

操作步骤：

变更申请：因政策变化、合作方需求调整等需变更合同时由业务部门提交《合同变更申请表》，注明变更内容（如金额、履行期限、标的物等）及原因，附双方沟通记录。

变更审批与签署：变更审批流程参照原合同审批权限，审批通过后签订《合同补充协议》，明确变更条款效力（“补充协议与原合同冲突处，以补充协议为准”），并更新《合同台账》及《执行跟踪表》。

终止清算：合同到期或约定终止条件成就时，业务部门通知合作方办理终止手续，结清款项、收回剩余货物/资料，签署《合同终止确认书》，明确双方无其他争议后，在《合同台账》中标注“已终止”。

（六）合同归档与数据管理

操作目标：实现合同集中存储，保证