企业沟通会议议程及会议记录表.docVIP

企业沟通会议议程及会议记录表通用工具模板

一、适用场景与价值

在企业日常运营中，无论是部门周例会、项目进度推进会、跨部门协调会，还是季度总结会、专题研讨会，规范的会议议程与记录都是提升沟通效率、保证决策落地的重要工具。本模板适用于各类企业内部沟通场景，能帮助会议组织者提前梳理议题、引导会议方向，同时为参会者提供清晰的讨论框架，会后形成可追溯的行动依据，避免“议而不决、决而不行”的问题。

二、完整操作流程指南

（一）会前准备：明确目标，夯实基础

确定会议核心目的

根据业务需求明确会议类型（如信息同步、问题解决、决策制定等），例如“项目X第三阶段进度同步会”需聚焦“当前进度、风险、下一步计划”三大核心目标，避免议题发散。

梳理会议议题与优先级

收集各参会方提出的议题，按“紧急-重要”矩阵排序，保证关键议题优先讨论。例如“客户投诉问题处理”应排在“部门日常事务汇报”之前。

制定详细会议议程

结合议题数量与重要性分配时间，每个议题明确“负责人”“讨论目标”“预期产出”，例如“需求评审（负责人：*产品经理，时长：30分钟，目标：明确需求可行性）”。

通知参会人员并预发材料

提前1-2天通过企业通讯工具（如钉钉、企业）发送会议通知，包含会议时间、地点（或线上）、议程、预读材料（如项目进度表、方案文档），保证参会者提前准备。

（二）会议中：聚焦议题，高效推进

开场与议程确认（5-10分钟）

主持人（如*部门经理）开场说明会议目的，简要回顾议程，确认参会人员（记录人标注“出席/缺席”），若有需调整的议题，现场征求意见后确定最终议程。

按议程逐项讨论（核心环节）

议题负责人引导发言：围绕议题核心内容汇报，避免冗长铺垫。例如“*项目经理汇报：当前项目完成80%，主要风险是供应链延迟，需协调采购部解决。”

自由讨论与意见碰撞：主持人控制发言顺序，鼓励参会者围绕“解决方案”“利弊分析”展开讨论，避免跑题。例如针对供应链延迟，采购专员提出“备用供应商A已接洽，3天内可确认”，技术主管补充“需评估新供应商的资质匹配度”。

聚焦决策与行动项：每个议题讨论结束时，主持人总结共识，明确“决策内容”“行动负责人”“完成时限”。例如“决议：启用备用供应商A，由*采购专员负责资质确认（截止：本周五）”。

会议总结与收尾（5-10分钟）

主持人简要回顾各议题讨论结果、决议事项及行动项，明确下次会议时间（若有），提醒记录人整理会议记录，宣布散会。

（三）会后整理：及时归档，跟踪落地

整理会议记录（24小时内完成）

记录人（如*助理）根据会议讨论内容，填写会议记录表，包含“会议基本信息”“议程回顾与讨论要点”“决议事项”“行动项”等模块，保证内容客观、准确，避免主观评价。

分发与确认记录

整理完成后，将会议记录发送给所有参会者（及需知晓的部门负责人），注明“如有异议请在24小时内反馈”，确认无异议后定稿。

跟踪行动项落实

指定专人（如项目经理或行政助理）通过项目管理工具（如飞书项目、Teambition）或表格跟踪行动项进度，每周更新状态，保证“事事有人管、件件有反馈”。

三、模板表格参考

（一）会议议程表（示例）

时间

议题

负责人

时长（分钟）

讨论目标/预期产出

09:00-09:10

开场与议程确认

*经理

10

明确会议目标，确认议程

09:10-09:40

项目X第三阶段进度汇报

*项目经理

30

同步当前进度、风险，明确需协调资源

09:40-10:10

客户投诉问题解决方案讨论

*客服主管

30

确定处理方案，明确责任人与时限

10:10-10:30

部门Q3工作计划评审

*各主管

20

评审计划可行性，调整资源分配

10:30-10:40

总结与下次会议安排

*经理

10

总结决议，明确下次会议时间（10月15日）

（二）会议记录表（示例）

一、会议基本信息

会议名称：项目X第三阶段进度同步会

会议时间：2023年10月8日09:00-10:40

会议地点：3楼会议室A（线上：腾讯会议X）

主持人：*经理

记录人：*助理

出席人员：项目经理、客服主管、采购专员、技术主管、*市场专员

缺席人员：*财务主管（事假，已提交材料）

会议主题：同步项目进度，解决客户投诉，评审Q3工作计划

二、议程回顾与讨论要点

议题

讨论要点

项目X第三阶段进度汇报

-项目经理：当前完成80%，核心模块开发已完成，测试阶段延迟5天（原因：供应链延迟导致硬件未到位）。-技术主管：测试团队已加班2天，预计延迟可控制在7天内。-*采购专员：备用供应商A已确认，明日可到货，预计缩短延迟至3天。

客户投诉问题解决方案讨论

-客服主管：客户反馈“产品功能与宣传不符”，涉及需求未明确传递至技术部。-市场专员：宣传材料已更新，但需同步技术部确认功能边界。-*技术主管：3日内完成功能