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行政采购申请与审批流程模板：行政事务高效处理指南

一、适用范围与常见应用场景

本模板适用于企业、事业单位及各类组织机构的行政采购管理，旨在规范采购申请、审批及执行全流程，保证行政事务高效、合规开展。常见应用场景包括：

日常办公物资采购：如纸张、笔、文件夹等易耗品；

办公设备采购：如电脑、打印机、投影仪等固定资产；

办公服务采购：如保洁、维修、绿植养护等服务类需求；

行政活动支持：如会议物资、团建物资、接待用品等专项采购；

紧急采购需求：如突发设备故障需立即更换的应急物资。

适用对象包括各业务部门申请人员、行政部门采购专员、部门负责人、分管领导及财务人员等，覆盖从需求发起到采购完成的全链条参与角色。

二、全流程操作步骤详解

（一）需求提出与申请发起

需求识别：申请人（如部门行政专员或需求对接人）根据部门工作实际，识别采购需求（如办公用品短缺、设备老化需更换等），明确采购物品/服务的名称、规格、数量及用途。

初步调研：对非紧急采购，申请人需进行市场初步调研（至少2家供应商报价），知晓价格区间、质量标准，保证需求合理性。

填写申请：登录采购管理系统或填写《行政采购申请审批表》（见第三部分模板），详细填写采购需求信息，并附《市场调研报价表》（若有）、需求说明等附件。

（二）部门负责人审核

必要性审核：部门负责人（如经理）对采购需求的必要性进行审核，判断是否符合部门工作计划、预算安排，避免重复采购或过度采购。

合理性确认：审核采购物品/服务的规格、数量是否匹配实际需求，价格是否在合理范围内（参考历史采购价或市场均价）。

签字审批：审核通过后，在《行政采购申请审批表》“部门负责人意见”栏签字确认，并注明日期；若不通过，需注明理由并退回申请人修改。

（三）行政部门复核

合规性检查：行政部门采购专员（如专员）接收申请后，重点检查：

表单填写是否完整、附件是否齐全（如报价单、需求说明）；

采购类别是否符合行政采购范围（非生产类、非销售类物资/服务）；

是否涉及公司采购政策禁止或限制的物品（如奢侈品、非必要办公用品）。

预算核对：对接财务部门，核对申请采购项目是否在部门年度预算内，预算余额是否充足；若超预算，需申请部门提交《预算调整申请表》并附说明。

采购方式确认：根据采购金额及公司规定，确认采购方式：

金额≤500元：可采用“询价采购”（至少2家比价）；

500元＜金额≤5000元：需“3家比价”；

金额＞5000元：需启动“公开招标”或“竞争性谈判”（按公司采购管理制度执行）。

（四）财务部门预算审核

财务专员（如会计）对采购申请的预算合规性进行最终审核，重点确认：

预算科目是否正确（如“办公费”“设备购置费”等）；

预算余额是否覆盖采购金额，超预算部分是否完成预算调整审批；

付款方式是否符合财务规定（如预付款比例、发票要求等）。

审核通过后，在“财务部门意见”栏签字；若不通过，注明原因并退回行政部门。

（五）分管领导/总经理审批

分级审批：根据采购金额及重要性，由不同层级领导审批：

金额≤2000元：行政部门负责人审批；

2000元＜金额≤10000元：分管行政副总（如副总）审批；

金额＞10000元：总经理审批。

最终确认：领导重点审核采购的必要性、预算合规性及流程完整性，审批通过后在对应栏签字；重大采购需提交总经理办公会审议。

（六）采购执行与跟进

供应商选择：行政部门根据审批结果及比价情况，确定合格供应商（优先选择公司合格供应商名录内的合作方），签订采购合同（金额＞5000元需签订正式合同）。

订单下达：向供应商下达采购订单，明确交付时间、质量标准、付款方式及违约责任，并同步跟踪生产/备货进度。

进度反馈：采购专员需及时向申请人反馈采购进度（如“已下单”“预计X月X日交付”），保证需求部门知晓情况。

（七）验收入库与资料归档

到货验收：物品送达后，由申请人、行政部门采购专员共同验收，核对：

物品名称、规格、数量是否与订单一致；

质量是否符合要求（如设备是否正常运行、物资是否有破损）；

供应商资质、发票、保修卡等资料是否齐全。

入库登记：验收合格后，填写《物品验收入库单》，交行政部门台账管理员登记入库存系统（固定资产需粘贴资产标签、录入资产编号）。

资料归档：将《采购申请审批表》《市场调研报价表》《采购合同》《验收单》《发票》等资料整理成册，按月度归档保存（保存期限≥3年）。

（八）付款结算

财务部门收到验收合格资料及合规发票后，按合同约定付款方式安排付款（如货到付款、分期付款等），并在付款后3个工作日内将付款凭证复印件交行政部门备案。

三、标准采购申请审批表模板

行政采购申请审批表

基本信息

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

年月日

采购类别□办公物资□办公设备□办公服务□行政活动□其他：______

预算编号

预算