工程管理文档管理模板资料归类版.docVIP

工程管理文档管理模板资料归类通用版

一、适用场景与行业背景

本模板适用于各类工程建设项目（如房屋建筑、市政工程、公路桥梁、水利水电等）的全生命周期文档管理，覆盖项目前期准备、设计阶段、施工阶段、竣工验收及后期运维等各环节。尤其适合多单位协作（如建设单位、设计单位、施工单位、监理单位、供应商）场景，可规范工程文档的收集、分类、存储、检索及共享，避免因文档混乱导致的信息滞后、责任不清或管理漏洞。同时适用于工程管理部门、项目组、档案室等主体，助力实现文档管理的标准化、系统化。

二、文档管理全流程操作指南

（一）前期准备：明确分类标准与责任分工

制定分类规则

结合工程项目的行业规范（如《建设工程文件归档规范》GB/T50328）及项目特点，建立多维度分类体系。可按以下维度划分：

项目阶段：前期决策（立项批复、可行性研究报告）、设计阶段（初步设计、施工图设计）、招标投标（招标文件、投标书、中标通知书）、施工过程（施工组织设计、技术交底、变更签证、监理日志）、竣工验收（验收报告、竣工图、质量评定）、后期运维（维保手册、检测报告）。

文件类型：管理文件（合同、会议纪要、通知）、技术文件（图纸、方案、规范）、质量文件（检验批、材料合格证、检测报告）、安全文件（专项方案、应急预案、检查记录）。

参与单位：建设单位文件、设计单位文件、施工单位文件、监理单位文件、供应商文件。

明确责任分工

建设单位：负责项目总体文档的统筹管理，制定文档管理制度，审核各单位提交文档的完整性。

施工单位：负责施工过程文档的收集、编制与归档，包括技术资料、质量记录、安全资料等。

监理单位：负责监理文档的整理，审核施工单位文档的真实性、规范性，签署监理意见。

设计单位：负责设计文件（图纸、变更单）的提交与版本管理，配合设计交底、图纸会审记录归档。

（二）文档收集：按节点同步，保证完整性

明确收集范围与时间节点

根据项目进度计划，提前明确各阶段需提交的文档清单及截止时间（如开工前需提交施工许可证、施工组织设计；基础施工完成后需提交地基验槽记录）。

建立文档提交机制

各单位指定专人（如资料员*）负责文档收集，保证文档内容与工程实际一致（如材料合格证需与进场材料批次对应，变更签证需有设计、监理、施工单位三方签字）。

电子文档需同步提交（如CAD图纸、PDF版报告），格式统一（如图纸用.dwg格式，报告用PDF格式，命名规则为“项目名称-文件类型-编号-日期”，如“住宅项目-施工图-结施-01）。

（三）分类归档：按规则整理，便于检索

文档编号与登记

对收集的文档进行唯一编号，编号规则建议为：“项目代号-阶段代号-文件类型代号-流水号”。例如：“-01-SG-001”（为项目代号，01为施工阶段，SG为施工文件，001为流水号）。编号后填写《工程文档登记表》（见模板1），记录文档基本信息、提交单位、提交人、提交日期等。

分类存储

纸质文档：按分类体系放入专用档案盒，盒面标注“项目名称-类别-起止编号”（如“住宅项目-施工文件-SG001-SG020”），档案盒按阶段类型顺序排列，存放在干燥、通风的档案柜中。

电子文档：在服务器或云盘中建立分级文件夹（如“项目/施工阶段/技术文件/施工组织设计”），文件夹名称与分类规则一致，定期备份（建议每日增量备份，每周全量备份）。

（四）借阅与使用：规范流程，防止丢失

建立借阅审批机制

借阅文档需填写《工程文档借阅申请表》（见模板2），说明借阅事由、借阅期限、归还日期，经本单位负责人（如项目经理、总监理工程师）签字审批后方可借阅。涉密文档（如未公开的招标控制价、技术方案）需经建设单位项目负责人*额外审批。

借阅与归还管理

纸质文档借阅时，档案管理员需核对文档编号与数量，借阅人签字确认，借阅期限一般不超过7天（特殊情况可续借，续借需重新申请）。

电子文档借阅仅限在线查阅或审批后的版本，禁止外传，借阅后需在系统中记录借阅人、时间及用途。

归还时，档案管理员需检查文档完整性（如图纸无污损、报告无缺页），确认无误后注销借阅记录。

（五）定期清理与归档：保证合规性

阶段性清理

每个阶段结束后（如主体结构施工完成后），组织各单位对阶段文档进行自查，重点检查文档完整性、签字规范性、编号连续性，补充缺失文档，修正错误信息。

竣工归档

项目竣工验收后1个月内，由建设单位牵头，联合设计、施工、监理单位完成竣工文档汇总，编制《竣工文档清单》（见模板3），移交至项目所在地城建档案馆或建设单位档案室。归档文档需为最终版本（如竣工图需加盖竣工图章，变更签证需汇总为《设计变更汇总表》）。

三、核心管理模板与表格工具

模板1：工程文档登记表

文档编号

文档名称

文件类型（如施工图/变更单）

提交单位

提交人

提交日期

版本号

存储方式（纸质/电子）

备注