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合同签订及执行标准化流程工具模板

一、适用范围与业务场景

本标准化流程适用于企业各类业务合作场景，包括但不限于：供应商采购合作、客户销售合同、服务外包协议、项目合作框架协议等。无论是新客户首次合作、老客户续签合同，还是跨部门协作的项目类合同，均可通过本流程规范合同签订全环节及执行关键节点，保证合同条款严谨、履约过程可控、风险提前规避，同时提升合同管理效率，减少因流程不规范导致的纠纷或损失。

二、合同签订阶段标准化流程

（一）需求提出与立项

业务发起：业务部门根据合作需求（如采购物料、销售产品、提供服务、承接项目等），填写《合同立项申请表》（表1），明确合作方基本信息、合作内容、预算金额、预计工期/交付时间、核心需求等关键要素。

部门审核：部门负责人对立项申请的必要性、可行性进行审核，重点评估预算合理性、资源匹配度及是否符合公司战略方向；审核通过后提交至法务部门及财务部门会签。

（二）合同起草

模板选择：根据合作类型（如采购合同、销售合同、服务合同等），优先选择公司标准化合同模板库中的对应模板；若无合适模板，由法务部门牵头起草框架合同。

条款填充：业务部门配合填写合同核心条款，包括但不限于：

合同主体信息（双方名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等，需核实原件或加盖公章的复印件）；

合作内容（具体标的、规格型号、数量、质量标准、技术要求等，需明确可量化指标）；

权利义务（双方履约方式、时间节点、验收标准、保密条款、知识产权归属等）；

金额与支付方式（合同总价、定价依据、付款条件（如预付款、到货款、验收款、质保金比例及支付节点）、账户信息（需与合作方对公账户一致，禁止个人账户收款））；

违约责任（违约情形、违约金计算方式、争议解决方式（优先约定公司所在地法院诉讼）等）。

附件准备：根据合同性质准备必要附件，如技术协议、报价单、质量标准文件、验收清单等，附件内容需与主合同条款一致。

（三）内部评审

部门会签：法务部门重点审核合同条款的合法性、合规性、完整性及风险点（如格式条款是否公平、违约责任是否明确、争议解决是否有效等）；财务部门审核金额准确性、付款方式合理性、税务处理合规性及发票要求；业务部门再次确认合作细节与需求一致。

风险评审会：对于重大合同（金额超过万元/战略合作伙伴合作），由法务部牵头组织召开合同风险评审会，邀请业务、财务、分管领导参与，评审通过后形成《合同评审记录表》（表2），明确修改意见及最终版本。

（四）合同签署

用印申请：评审通过的合同由业务部门提交至行政部/综合管理部，填写《合同用印申请单》，附《合同评审记录表》、立项申请表等材料，注明合同份数、签署对象（如对方需签署几份）。

用印审核：行政部审核用印材料完整性、合同版本与评审版本一致性，确认无误后按公司用印流程报批（如分管领导、总经理审批）。

签署与分发：用印审批通过后，由授权签署人（法定代表人或授权委托人，需提供《授权委托书》）在合同上签字并加盖公司公章；合同签署后，行政部留存正本X份（如1份归档、1份财务、1份业务），副本X份（如对方留存、相关部门传阅），并做好《合同签收记录表》（表3）。

（五）签订归档

资料整理：业务部门负责将合同正本、附件、《合同评审记录表》、《授权委托书》（如有）、用印申请单、合作方资质文件（营业执照、相关许可证等）等资料整理成册，提交至档案管理部门。

电子备案：同步将合同扫描件（含签字页、盖章页）至公司合同管理系统，标注合同编号、关键词（如合作方名称、合同类型）、归档日期，便于后续查询。

三、合同执行阶段标准化流程

（一）交付准备与履约跟踪

履约计划制定：合同签订后3个工作日内，业务部门根据合同约定（如交付时间、节点要求），制定《合同履约计划表》（表4），明确各阶段负责人、交付物、完成时间及沟通机制，同步抄送法务、财务部门。

履约执行：业务部门按计划推进履约，如组织生产、安排物流、提供服务、进行项目实施等，过程中需与合作方保持密切沟通，保证交付物符合合同约定（如质量标准、技术参数）。

异常处理：若出现可能影响履约的情形（如合作方延迟提供资料、需求变更、不可抗力等），业务部门需第一时间书面（邮件/函件）通知合作方，同步向部门负责人及法务部门汇报，评估影响并制定应对方案，避免损失扩大。

（二）验收确认

验收准备：业务部门根据合同约定准备验收资料（如产品合格证、检测报告、服务成果报告、项目交付清单等），提前3个工作日与合作方约定验收时间、地点及验收人员。

验收实施：验收人员（业务部门+技术部门+法务部门（如需））对照合同条款及附件逐项核对，形成《合同验收记录表》（表5），明确验收结果（合格/不合格）、不合格项整改要求及复验时间。

确认签署：验收合格后，由双方授权代表在《合同验收记录表》上签字盖章；验收不合格的，业务部门需跟