采购需求与预算审批双重核验表单.docVIP

采购需求与预算审批双重核验表单使用指南

一、表单核心价值与应用场景

本表单旨在通过“采购需求合理性”与“预算合规性”双重核验机制，规范企业采购流程，避免超预算采购、非必要采购及预算执行偏差等问题，适用于以下场景：

常规采购管理：企业日常办公用品、生产物料、服务外包等预算内采购需求的审批；

预算外采购特批：因突发业务需求或市场变化导致的预算外采购申请，需额外说明必要性及资金来源；

跨部门协同采购：涉及多部门参与的联合采购项目，需明确需求部门、预算归属部门及采购执行部门的权责；

审计合规追溯：为采购决策提供书面依据，支持后续审计工作的需求与预算执行情况核查。

二、操作流程详解

（一）第一步：采购需求发起与基础信息填写

发起主体：由采购需求部门（如行政部、生产部、项目部等）填写表单，保证需求描述清晰、准确。

基础信息录入：

填写申请单号（按企业规则编码，如“CG-2024-X”）、申请部门、申请人、联系方式；

明确采购项目名称、采购类型（如“物料采购”“服务采购”“设备采购”等）；

简述采购背景与目的（如“因新项目上线需采购服务器3台，用于数据存储与处理”）。

（二）第二步：采购需求详情填报

需求明细清单：逐项填写采购物资/服务的规格型号、技术参数、数量、预估单价（含税）、总价，并注明“是否为独家采购”“是否有替代方案”等关键信息。

示例：采购“笔记本电脑”，需明确品牌（如联想ThinkPad）、型号（如X1Carbon）、配置（i7处理器/16G内存/512G固态硬盘）、数量（5台）、预估单价（8000元/台）、总价（40000元）。

需求合理性说明：详细阐述采购的必要性，如“现有设备功能不足无法满足新项目需求”“市场价格波动需提前锁定采购成本”等，并附相关支撑材料（如部门需求申请函、市场调研报告、技术参数对比表等）。

（三）第三步：预算信息初审与匹配

预算归属确认：由需求部门或财务部门填写预算科目（如“管理费用-办公费”“主营业务成本-直接材料”）、预算年度、预算金额（年初批复预算）、已使用预算金额、剩余可用预算金额。

预算匹配核验：

若采购总价≤剩余可用预算：进入“预算合规性核验”环节；

若采购总价剩余可用预算：需填写“预算调整申请”，说明资金来源（如动用预备费、追加预算等），并附上级部门审批意见。

（四）第四步：双重核验执行

采购需求核验：由采购部门负责人或指定核验人，从“需求真实性、规格参数合理性、市场价格公允性、替代方案可行性”等维度进行审核，并在“需求核验结果”栏勾选“通过/不通过”，注明不通过原因及修改意见。

预算合规性核验：由财务部门负责人或指定核验人，从“预算科目准确性、金额是否超预算、资金来源合规性”等维度进行审核，并在“预算核验结果”栏勾选“通过/不通过”，注明不通过原因及调整建议。

核验结果同步：双核验均通过后，表单自动流转至审批环节；任一核验不通过，退回需求部门修改后重新发起。

（五）第五步：分级审批与反馈

审批层级划分：根据采购金额及类型，按企业权限矩阵确定审批人（如部门经理→分管副总→总经理→董事会）。

示例：10万元以下采购由部门经理+分管副总审批；10-50万元由总经理审批；50万元以上需提交董事会审批。

审批意见签署：审批人需在“审批意见”栏明确签署“同意/不同意”，并说明理由；不同意时需注明修改要求或否决原因。

结果反馈与归档：审批完成后，由采购部门将最终审批结果反馈至需求部门，并将表单（含支撑材料）归档保存，留存期不少于3年。

三、表单模板结构与填写说明

采购需求与预算审批双重核验表

基础信息

内容

申请单号

（按企业规则填写，如CG-2024-001）

申请部门

（如：行政部/生产部/项目部）

申请人

*经理

联系方式

（内部办公电话，如：8888）

采购项目名称

（如：2024年Q3办公设备采购）

采购类型

□物料采购□服务采购□设备采购□其他____

采购背景与目的

（简要说明，如：因部门扩招，新增员工15人，需采购办公桌椅15套）

采购需求详情

内容

序号

物资/服务名称

1

办公桌椅

2

（可根据实际情况增减行数）

需求合计金额

（大写）：壹万捌仟元整（小写）：￥18,000.00

需求合理性说明

（详细阐述，如：现有办公桌椅使用年限超5年，部分损坏无法修复，新员工入职需配备标准办公设施，提升工作效率）

支撑材料清单

□需求申请函□市场调研报告□技术参数表□报价单（至少3家供应商）□其他____

预算信息

内容

预算科目

（如：“管理费用-办公费”）

预算年度

（如：2024年）

年初批复预算金额

（小写）：￥50,000.00

已使用预算金额

（小写）：￥32,000.00

剩余可用预算金额

（小写）：￥18,000.00

预算调整申请

□无需调整□需