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2025合同文件遗失公司举证要求

合同编号：

签订地点：

签订日期：

鉴于合同在商业活动中的重要性，以及合同文件遗失可能对各方权益产生的影响，为确保合同遗失情况下的举证工作合法、合规、有序进行，依据《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国合同法》等相关法律法规，结合实际情况，特制定本合同文件遗失公司举证要求。本要求适用于公司在经营活动中因合同文件遗失而产生的举证工作。

第一条定义与解释

本合同文件遗失公司举证要求（以下简称“本要求”）中，下列词语具有如下含义：

1.1合同文件：指公司与合作方签订的任何形式的合同、协议、补充协议及相关附件。

1.2遗失：指合同文件因保管不善、自然灾害、意外事件等原因导致的灭失。

1.3举证：指公司为证明合同文件内容及相关事实，依法向有关机关或第三方提供的证明材料和说明。

1.4公司：指本合同文件遗失的主体，即与合作方签订合同的一方。

第二条举证的必要性

合同文件是公司与合作方约定权利义务的重要凭证，其遗失可能影响公司的合法权益。为确保公司在合同文件遗失后仍能有效维护自身权益，公司需依法履行举证义务，提供相关证明材料，以证明合同文件的内容及相关事实。

第三条举证的形式要求

3.1书面说明：公司需出具书面说明，详细描述合同文件遗失的原因、时间、地点及相关背景情况。书面说明需加盖公司公章，并由法定代表人或授权代表签字确认。

3.2合同复印件：如公司持有合同文件的复印件，需提供复印件作为初步证据。复印件需加盖公司骑缝章，并由相关人员签字确认其真实性。

3.3电子合同：如合同文件为电子形式，公司需提供电子合同的原始数据及备份，确保数据的真实性和完整性。电子合同需通过可靠的技术手段验证其有效性，如数字签名、时间戳等。

3.4其他佐证材料：公司可提供与合同文件内容相关联的其他材料，如往来函件、会议记录、付款凭证等，以进一步证明合同文件的内容及相关事实。

第四条举证的内容要求

4.1合同基本内容：公司需详细说明合同文件的基本内容，包括合同编号、签订时间、合同主体、合同标的、权利义务约定等。

4.2合同履行情况：如合同已部分履行或完全履行，公司需提供相关证明材料，如付款凭证、交付记录、验收报告等。

4.3合同未履行情况：如合同未履行或未完全履行，公司需说明具体原因，并提供相关证据，如通知函、沟通记录等。

4.4合同双方的身份确认：公司需提供合作方的身份证明文件，如营业执照、身份证明等，确保合同主体的真实性和合法性。

第五条举证的程序要求

5.1内部审核：公司需对合同文件遗失的举证材料进行内部审核，确保材料的真实性和完整性。审核人员需在材料上签字确认，并加盖公司公章。

5.2外部提交：公司需根据具体情况，将举证材料提交至相关机关或第三方机构，如法院、仲裁机构、行政机关等。提交前，需确保材料符合相关机关的要求，并做好备案工作。

5.3举证过程中的配合义务：公司在举证过程中，需配合相关机关或第三方机构的要求，提供必要的解释和补充材料。

第六条举证的时间要求

6.1及时性：公司应在合同文件遗失后，及时启动举证工作，确保举证材料的时效性。

6.2时限性：公司需根据相关法律法规或合同约定的时间限制，按时完成举证工作，避免因举证不及时导致的不利后果。

第七条举证的法律后果

7.1不利后果：如公司因举证不力，导致合同文件内容无法证明或被认定为无效，公司将自行承担相应的法律后果。

7.2法律责任：如公司因举证不实或故意隐瞒事实，构成欺诈或虚假陈述，公司将依法承担相应的法律责任。

第八条其他条款

8.1本要求未尽事宜，依照相关法律法规及公司内部管理制度执行。

8.2本要求自发布之日起生效，直至2025年月日。

8.3本要求的解释权归公司法律事务部所有。

第九条签署

公司名称：

法定代表人：

授权代表：

日期：

公司名称：

法定代表人：

授权代表：

日期：

合同编号：

签订地点：

签订日期：