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设备采购专题会议记录规范模板

一、引言

设备采购专题会议是确保采购过程透明、高效、合规的重要环节。一份规范、详尽的会议记录不仅是会议决策的正式凭证，也是后续采购执行、进度追踪及责任追溯的关键依据。为统一记录标准，提升会议效率与决策质量，特制定本规范模板。本模板旨在引导记录者全面、准确、客观地捕捉会议信息，确保会议成果得到有效落实。

二、设备采购专题会议记录模板

会议名称：[例如：XX项目关键设备采购评审会/季度办公设备采购讨论会]

会议编号：[例如：CG-YYYYMMDD-XX，其中YYYYMMDD为日期，XX为当日序号]

会议日期：YYYY年MM月DD日

会议时间：上/下午HH:MM-HH:MM

会议地点：[例如：公司X号会议室/XX线上会议平台]

主持人：[姓名]([部门/职务])

记录人：[姓名]([部门/职务])

参会人员：(以下请列出姓名及所属部门/职务，可根据实际情况调整排序)

*出席人员：[姓名1]([部门/职务1])，[姓名2]([部门/职务2])，...

*列席人员：[姓名A]([部门/职务A])，...(如有)

*缺席人员：[姓名B]([部门/职务B])(原因：[请假/其他])，...(如有)

会议议题：

1.[议题一，例如：关于XX设备采购需求的审议]

2.[议题二，例如：XX设备供应商资质及方案评估]

3.[议题三，例如：XX设备采购预算及资金安排讨论]

4.[议题四，例如：确定XX设备采购的后续行动计划]

会议议程：(可简要列出，或与议题合并)

1.[时间]主持人开场，明确会议目的及议程(主持人)

2.[时间]议题一讨论(相关负责人汇报，与会人员讨论)

3.[时间]议题二讨论(相关负责人汇报，与会人员讨论)

...以此类推

4.[时间]主持人总结，明确后续行动(主持人)

会议主要内容及决议：

*(以下按会议议题顺序记录，每个议题应包含“讨论要点”和“决议/结论”)*

议题一：[重复议题一内容]

*讨论要点：

*[汇报人/发言人]就[具体事项]进行了说明，主要内容包括：[简述核心信息，如需求背景、技术参数要求、预期目标等]。

*与会人员就[某方面问题，如参数合理性、必要性等]进行了讨论，主要观点有：[观点一]；[观点二，如有不同意见]。

*[关键信息/数据/外部情况]被提及，如：[简述]。

*决议/结论：

*□同意[具体方案/需求]，具体为：[明确描述同意的内容和范围]。

*□不同意[具体方案/需求]，原因：[简述主要原因]。

*□需进一步补充信息/调研，内容为：[明确需要补充的信息点]，由[部门/人员]负责，完成时限[日期]。

*□其他：[详细说明]。

*责任人：[姓名/部门]完成时限：[日期或具体要求]

议题二：[重复议题二内容]

*讨论要点：

*[汇报人/发言人]介绍了[供应商情况/方案内容]，包括：[简述各供应商资质、方案亮点、报价区间、技术优势、服务承诺等关键对比信息]。

*与会人员针对[某供应商方案/某技术细节/价格因素/售后服务等]进行了质询与讨论，主要关注点包括：[关注点1]；[关注点2]。

*[专家意见/历史案例/市场行情]等参考信息被分享。

*决议/结论：

*□初步选定[供应商A名称]作为[首选/候选]供应商，理由：[简述核心优势，如技术领先、性价比高、服务有保障等]。

*□同意进入与[供应商A名称][及供应商B名称]的实质性谈判阶段，谈判重点为：[价格/付款条件/技术细节/交货期等]。

*□否决[供应商C名称]的方案，原因：[简述主要原因]。

*□要求[供应商X名称]就[某问题]提供补充说明/澄清，截止日期：[日期]。

*□其他：[详细说明]。

*责任人：[姓名/部门]完成时限：[日期或具体要求]

(以此类推，记录其他议题的讨论要点和决议)

议题N：[其他需要讨论的议题]

*讨论要点：[同上]

*决议/结论：[同上]

*责任人：[姓名/部门]完成时限：[日期或具体要求]

会议纪要：(可选，对会议整体情况的简要概括或特别强调的事项)

*[例如：本次会议明确了XX设备的采购方向，后续将重点推进XX工作。]

*[例如：提醒各相关部门注意XX事项。]

附件：(如有，列出会议中提及或分发的重要文件名称)

*[附件1：XX设备采购需求说明书V1.0]

*[附件2：XX供应商报价单及技术方案摘要]

*...

其他事项：(未包含在上述议题内，