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机关事业单位公文写作规范讲解

公文，作为机关事业单位实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是各级各类组织上传下达、沟通协调、规范行为、记录存档的重要工具。其写作质量直接关系到工作效率、政策执行效果乃至单位形象。因此，熟练掌握并严格遵循公文写作规范，是每一位机关事业单位工作人员必备的基本素养。本文将从公文写作的基本原则、常见文种及适用范围、格式规范、语言要求等方面进行系统讲解，以期为提升公文写作水平提供有益参考。

一、公文写作的基本原则与要求

公文写作并非简单的文字组合，而是一项严肃的政治任务和细致的工作过程，必须遵循以下基本原则：

(一)准确规范是生命线

准确规范是公文的灵魂。首先，思想内容必须准确，要符合党的路线方针政策，符合国家法律法规，符合客观实际情况，确保所传递的信息真实、可靠，避免因信息失真导致决策失误。其次，政策依据必须准确，引用上级文件、指示精神时，要原文照引，不得断章取义或随意篡改。再次，文种使用必须准确，根据不同的行文目的、内容和对象，选用恰当的文种，避免“张冠李戴”。最后，格式要素必须规范，严格按照国家规定的公文格式标准执行，确保公文的严肃性和权威性。

(二)实事求是是根本点

公文是为了解决实际问题而产生的，因此内容必须立足实际、反映实情。要深入调查研究，掌握第一手资料，如实反映工作中的成绩与问题、经验与教训。在分析问题、提出对策时，要客观公正，不夸大、不拔高，也不回避矛盾、掩盖问题。只有基于事实的公文，才能真正发挥其指导实践、推动工作的作用。

(三)精简高效是时代要求

在信息爆炸、节奏加快的当今时代，公文写作更应提倡精简高效。要力戒形式主义、官僚主义，反对文山会海。内容上，要突出重点，直奔主题，删除不必要的空话、套话、废话，做到言简意赅、意尽文止。篇幅上，要根据内容需要确定，宜短则短，宜长则长，不刻意追求篇幅。程序上，要简化流转环节，提高处理效率，确保公文能够快速、有效地传递到相关人员手中并得到及时处理。

(四)安全保密是重要底线

机关事业单位公文往往涉及党和国家的秘密、工作秘密或商业秘密，因此安全保密工作至关重要。要严格遵守保密纪律和规定，准确界定公文的密级和保密期限，采取必要的保密措施。在起草、审核、印制、传递、保管、销毁等各个环节，都要严防泄密事件发生，确保国家和单位信息安全。

二、常用公文种类及其适用范围

根据《党政机关公文处理工作条例》，常用的法定公文种类主要包括：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。限于篇幅，此处重点介绍机关事业单位日常工作中使用频率较高的几种：

(一)通知

通知是适用范围最广、使用频率最高的公文文种。适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。其特点是应用灵活，种类较多，如指示性通知、告知性通知、批转性通知、转发性通知等。写作时要明确告知事项和执行要求。

(二)报告

报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。报告是典型的上行文，旨在让上级了解下情。根据内容可分为工作报告、情况报告、答复报告等。报告具有单向性，一般不需要上级机关批复，因此结尾常用“以上报告，请审阅”或“以上报告妥否，请指示”（注：此处“妥否，请指示”多用于需要上级关注或可能存在疑问的报告，常规工作报告以“请审阅”为主）。

(三)请示

请示适用于向上级机关请求指示、批准。与报告的区别在于，请示具有请求性和期复性，必须得到上级机关的批复。请示必须一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。其写作要点是理由充分、事项明确、请求具体。

(四)函

函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函的使用不受隶属关系和级别高低的限制，灵活便捷。可分为商洽函、询问函、答复函、请批函等。函的语言应平和、礼貌、简明。

(五)纪要

纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。它是对会议成果的整理和固化，具有纪实性、概括性和指导性。纪要应准确反映会议的主要精神和决定事项，便于与会单位和相关人员贯彻执行。

三、公文格式规范详解

公文格式是公文严肃性和规范性的重要体现，《党政机关公文格式》（GB/T9704-2012）对此作出了详细规定，必须严格遵守。完整的公文格式一般由版头、主体、版记三部分组成。

(一)版头部分

版头又称文头，位于公文首页红色分隔线以上，包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素。

*份号：涉密公文应当标注份号，以便追溯和管理。

*密级和保密期限：涉及国家秘密的公文必须标注，位置在份号下方。

*紧急程度：表明公文送达和办理的时限要求，根据紧急程度分为“特急”“加急”。

*发文机关标志：由