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电子邮件管理规定

一、总则

电子邮件作为现代企业信息沟通的重要工具，为规范电子邮件的使用行为，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理规定。

二、适用范围

（一）本规定适用于公司全体员工及所有与公司业务相关的第三方人员。

（二）涉及公司商业秘密、客户信息、内部决策等敏感内容的电子邮件，必须严格遵守本规定。

三、电子邮件使用规范

（一）发送前注意事项

1.发送前需确认收件人信息准确无误，避免误发。

2.检查邮件内容是否完整，附件是否齐全，避免遗漏重要信息。

3.邮件主题应简洁明了，能准确反映邮件核心内容。

4.邮件内容应使用专业、规范的商务语言，避免使用不正式或情绪化的表述。

（二）附件管理

1.发送包含敏感信息的附件时，需加密或设置访问权限。

2.附件文件名应规范，避免使用中文、特殊符号或过长的命名方式。

3.发送前需确认附件内容无病毒或恶意代码。

（三）保密要求

1.严禁在电子邮件中传输未经授权的商业秘密或客户数据。

2.涉及保密内容的邮件，应使用公司指定的加密工具或安全传输渠道。

3.员工离职后，需按规定销毁或上交所有包含公司信息的电子邮件。

四、电子邮件安全措施

（一）账户安全

1.员工应定期修改邮箱密码，密码强度不低于8位，包含字母、数字和符号的组合。

2.禁止使用相同密码登录公司邮箱和个人邮箱。

3.如发现账户异常，需立即向IT部门报告。

（二）防病毒与防垃圾邮件

1.公司邮箱系统将自动过滤垃圾邮件和恶意附件。

2.员工需安装公司指定的防病毒软件，并定期更新病毒库。

3.禁止随意点击邮件中的不明链接或下载未知附件。

（三）数据备份

1.公司邮箱系统定期自动备份邮件数据，备份周期为每月一次。

2.员工需定期检查邮件备份状态，确保重要邮件完整保存。

五、违规处理

（一）员工违反本规定，将根据情节严重程度给予警告、罚款或解除劳动合同等处理。

（二）因违规操作导致公司信息泄露或造成损失的，需承担相应赔偿责任。

六、附则

（一）本规定由公司IT部门负责解释和修订。

（二）本规定自发布之日起生效，原有相关规定同时废止。

一、总则

电子邮件作为现代企业信息沟通的重要工具，为规范电子邮件的使用行为，提高工作效率，保障信息安全，特制定本管理规定。本规定旨在明确电子邮件的发送、接收、存储及安全要求，确保公司信息资产的安全，促进有序沟通，规避潜在风险。

二、适用范围

（一）本规定适用于公司全体员工及所有与公司业务相关的第三方人员（如客户、供应商、合作伙伴等）。

（二）所有通过公司网络或公司邮箱系统发送和接收的电子邮件，均须遵守本规定。涉及公司商业秘密、客户信息、内部决策、财务数据等敏感内容的电子邮件，必须严格遵守本规定中的保密及安全要求。

三、电子邮件使用规范

（一）发送前注意事项

1.发送前需确认收件人信息准确无误，避免误发。应仔细核对收件人邮箱地址、姓名，防止因输入错误导致信息泄露给无关人员。对于重要邮件，可考虑抄送给相关同事以供复核。

2.检查邮件内容是否完整，附件是否齐全，避免遗漏重要信息。发送前大声朗读一遍邮件正文，检查语句通顺性、逻辑性及有无错别字。确认所有必要的附件已添加，并检查附件名称是否正确。

3.邮件主题应简洁明了，能准确反映邮件核心内容。主题应避免使用过于简单（如“你好”、“谢谢”）、过于复杂难懂或包含特殊字符（如星号、下划线过多）的名称。良好的主题有助于收件人快速了解邮件重要性并分类处理。

4.邮件内容应使用专业、规范的商务语言，避免使用不正式或情绪化的表述。应保持客观、礼貌的态度，避免使用网络用语、表情包或与工作无关的内容。涉及多个收件人时，注意邮件内容的适宜性，避免发送不适宜个人信息。

（二）附件管理

1.发送包含敏感信息的附件时，需加密或设置访问权限。对于包含个人身份信息、财务数据、技术规格等高度敏感信息的附件，应使用支持加密功能的邮件客户端或第三方加密工具进行加密处理，并告知收件人解密方式。或设置仅收件人可读的权限，通过安全的云存储服务分享链接，并设置访问密码和有效期。

2.附件文件名应规范，避免使用中文、特殊符号或过长的命名方式。文件名应简洁、清晰，能反映附件内容，例如“项目A最终报告.pdf”。避免使用可能引发歧义或包含敏感词汇的文件名。文件名长度一般建议不超过50个字符。

3.发送前需确认附件内容无病毒或恶意代码。在发送包含外部来源文件（如从U盘、其他邮箱复制）的附件前，应使用公司指定的防病毒软件进行扫描。若无法确认安全性，应先隔离检查或放弃发送。

（三）保密要求

1.严禁在电子邮件中传输未经授权的商业秘密或客户数据。员工不得通过电子邮件发送任何未公开的财务数据、内部战略规划、客户名单、技术秘密等信息。在讨论敏感话题时，优先选择内