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行政工作行政事务处理标准化流程

一、引言

行政事务是保障企业日常运营有序开展的基础支撑，涵盖办公用品管理、会议室调配、固定资产维护、文件流转、后勤服务等多个模块。为规范行政事务处理全流程，明确各环节职责分工，提升工作效率与服务质量，保证资源合理配置与风险可控，特制定本标准化流程。本流程适用于企业各部门日常行政事务的申请、审核、执行与归档，旨在通过统一标准实现行政工作的规范化、高效化管理。

二、适用范围与典型应用场景

本标准化流程适用于企业内部各类行政事务的常规处理，具体应用场景包括但不限于：

日常办公支持：如办公用品申领、文件打印复印、办公设备维修等；

资源调配管理：如会议室预订、固定资产领用/归还、车辆调度等；

后勤服务保障：如环境清洁、绿植养护、快递收发、差旅安排等；

行政事务统筹：如会议组织、活动策划、印章使用、档案管理等。

无论事务紧急与否、规模大小，均需遵循本流程规定的核心环节，保证各环节衔接有序、责任到人。

三、标准化操作流程详解

行政事务处理需严格遵循“需求发起→部门审核→行政复核→事务执行→结果确认→归档管理”六大步骤，保证全流程可追溯、可管控。

（一）需求发起与申请

操作说明：

发起人：各部门员工因工作需要发起行政事务申请时，需填写《行政事务处理申请单》（详见模板一），明确以下信息：

申请人基本信息（姓名、所属部门、联系方式）；

事务类型（如办公用品申领、会议室预订等）；

具体需求描述（如办公用品需注明名称、规格、数量；会议室需注明时间、人数、设备需求等）；

需求紧急程度（一般/紧急）；

预算金额（如涉及费用支出，需预估并填写）。

提交方式：申请人将填写完整的申请单提交至部门负责人审批（紧急事务可同步口头告知部门负责人，后补书面申请）。

关键控制点：需求描述需清晰、具体，避免模糊表述（如“需要一批文具”应明确为“需要中性笔10支、A4纸5包”）；紧急事务需在申请单中标注“紧急”，并说明紧急原因（如“客户临时来访需布置会议室”）。

（二）部门审核

操作说明：

审核人：部门负责人或其授权人员。

审核内容：

需求的合理性：是否符合部门工作实际，是否存在重复申领或资源浪费；

预算合规性：涉及费用的事务，是否在部门预算范围内；

紧急事务的特殊处理：确认紧急需求的真实性，必要时协调行政部优先处理。

审核结果：

审核通过：在申请单上签字确认，并转交至行政部；

审核不通过：注明驳回原因（如“预算超支”“需求不合理”）并退回申请人，申请人修改后重新提交。

时效要求：一般事务需在1个工作日内完成审核；紧急事务需在2小时内完成审核。

（三）行政部复核

操作说明：

复核人：行政部专员或负责人。

复核内容：

资源匹配度：行政部需根据现有资源（如办公用品库存、会议室空闲时间、车辆可用情况）确认能否满足需求；

流程合规性：申请单信息是否完整、审批手续是否齐全；

特殊需求协调：如涉及跨部门资源调配（如使用其他部门会议室），需提前沟通确认。

复核结果：

复核通过：确定事务执行方案（如办公用品发放时间、会议室分配编号），并反馈至申请人及执行人；

复核不通过：告知申请人原因（如“会议室已被预订”“库存不足”），并协助调整需求（如更换会议室时间、替代办公用品型号）。

时效要求：一般事务需在1个工作日内完成复核；紧急事务需在4小时内完成复核并反馈结果。

（四）事务执行

操作说明：

执行人：行政部专员（如办公用品发放、会议室布置）或指定对接人（如设备维修需对接技术部）。

执行要求：

按照复核确定的方案执行，保证事务处理质量（如办公用品需核对型号与数量后发放；会议室需提前30分钟完成布置，调试投影仪、麦克风等设备）；

过程记录：执行人需填写《行政事务执行记录表》（详见模板二），记录执行时间、执行人、执行结果及特殊情况（如“设备维修更换零件2个”）。

申请人配合：涉及需申请人配合的事务（如会议室使用后整理），申请人需按要求执行。

关键控制点：执行过程中如遇突发问题（如设备临时故障），需立即告知行政部及申请人，共同协商解决方案（如更换会议室、延迟维修时间）。

（五）结果确认与反馈

操作说明：

确认人：申请人或部门负责人。

确认内容：

事务处理结果是否符合需求（如办公用品数量是否准确、会议室设备是否正常使用）；

执行效率是否达标（如是否在约定时间内完成）。

反馈方式：申请人在《行政事务执行记录表》上签字确认，或通过企业通讯工具向行政部反馈结果（如“会议室布置已完成，符合要求”）。

时效要求：事务完成后，申请人需在1个工作日内完成结果确认；紧急事务需在2小时内确认。

（六）归档管理

操作说明：

归档责任人：行政部专员。

归档内容：

《行政事务处理申请单》（含部门审核意见、行政部复核意见）；

《行政事务执行记录表》；

相关附件（如采购合同、维修单据、会议签到表等）