销售合同审查与签订辅助工具.docVIP

适用业务场景

本工具适用于企业日常销售业务中合同审查与签订的全流程管理，具体包括：

标准化合同起草：针对常规产品/服务销售，快速结构化合同文本，减少重复劳动；

跨部门协作审查：业务、法务、财务等多部门协同审查，明确各环节审查要点，避免遗漏风险；

复杂条款专项审核：针对定制化订单、分期付款、跨境销售等特殊场景，聚焦高风险条款细化审查；

合同履约跟踪：签订后对交付、验收、付款等关键节点进行动态管理，保证合同顺利履行；

新人培训指导：为销售、法务等岗位新人提供标准化操作指引，降低人为操作失误。

分步骤操作指南

第一步：合同基础信息收集与需求明确

操作目标：保证合同要素完整，清晰交易双方权利义务，为后续审查奠定基础。

具体步骤：

明确交易主体信息

卖方：需收集公司全称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址、联系方式（由公司统一提供模板，避免个人信息泄露）；

买方：核实对方企业名称（与营业执照一致）、联系人*、所属行业、预计采购量（若为框架合同需明确合作期限及年度/季度采购上限）。

梳理核心交易条款

标的物信息：产品名称、规格型号、技术参数（附技术参数表作为附件）、数量（明确最小起订量、增量规则）；

交易价格与费用：单价（含税/不含税，需明确税率）、总价（大写与小写一致）、折扣政策（阶梯折扣、返利规则）、运费承担方、包装标准；

交付与验收：交付时间（具体日期或“收到预付款后X日内”）、交付地点（指定仓库或买方工厂）、运输方式（由卖方/买方负责）、验收标准（按国标/行标/技术协议，明确验收期限及异议处理流程）；

付款方式：分期付款需明确各期比例及触发条件（如“预付款30%发货前支付，到货验收合格后支付60%，质保期满无质量问题支付10%”）；

违约责任：明确逾期交货、验收不合格、逾期付款的违约金计算方式（如“按日万分之五”）、违约金上限（不超过合同总额的20%）、合同解除条件。

特殊需求补充

若涉及知识产权归属（如定制化开发成果）、保密条款（保密范围、期限）、不可抗力（定义及处理流程）等，需单独列出并明确具体内容。

第二步：多维度合同审查与风险排查

操作目标：识别合同条款中的法律风险、商业风险及合规漏洞，保证条款公平、可执行。

审查分工与要点：

审查环节

责任部门

核心审查要点

业务条款初审

销售部门

-标的物与客户需求是否匹配（如型号、功能是否满足采购方使用场景）；-交付时间、付款方式是否符合公司销售政策（如是否允许账期、账期天数）；-价格是否在审批权限内，折扣是否合规。

法律风险审查

法务部门

-主体资格：对方企业是否存续（通过“国家企业信用信息公示系统”核验），签约人是否获得有效授权（需提供授权委托书并核对证件号码件）；-条款合法性：违约金、解除权等条款是否符合《民法典》规定，是否存在“霸王条款”；-争议解决：明确约定仲裁或诉讼（仲裁需明确仲裁机构，诉讼需明确管辖地，建议选择公司所在地法院）。

财务合规审查

财务部门

-价格构成：是否含税，税率是否符合规定，价税分离是否准确；-付款节点：与公司财务现金流匹配，避免垫资风险；-账户信息：收款账户是否为公司对公账户，与合同主体名称一致。

输出成果：审查完成后，法务部门需出具《合同审查意见表》（详见模板表格），标注风险等级（高/中/低）及修改建议，业务部门根据意见修订合同文本。

第三步：合同审批与签订

操作目标：履行内部审批流程，保证合同签订主体适格、形式合规。

具体步骤：

内部审批流程

销售部门提交合同文本及《审查意见表》→部门负责人审核业务条款→法务负责人审核法律条款→财务负责人审核财务条款→主管副总/总经理审批（根据合同金额分级审批，如10万以下由副总审批，10万以上由总经理审批）。

审批意见需在《合同审批表》中签署明确意见（“同意”“修改后同意”“不同意”并说明理由），严禁口头审批。

外部签订操作

纸质合同：打印审批通过后的合同文本（保证页码连续、无涂改），双方签字盖章（骑缝章需完整覆盖合同连接处），买方为企业的需加盖公章或合同专用章，个人买方需按手印并附证件号码复印件；

电子合同：通过合法电子签章平台签订（如e签宝、法大大），保证签约主体身份认证、合同文本不可篡改，签订后存档。

签订后核对

检查合同份数（至少一式两份，双方各执一份）、附件是否齐全（如技术协议、验收单、授权委托书等）、双方签字盖章是否清晰完整。

第四步：合同归档与履约跟踪

操作目标：实现合同全生命周期管理，保证履约过程可追溯，及时预警风险。

具体步骤：

合同归档

将合同正本、审批表、审查意见表、附件等材料整理成册，按“合同编号+客户名称”分类存档（电子档同步至公司合同管理系统，注明归档日期及负责人）；

合同编号规则：公司简称（2位）+年份（4位）+部门代码（2位，如销售部为“XS”