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采购申请审批及供应商管理表工具指南

一、适用场景：从混乱到规范的采购管理需求

在企业日常运营中，采购活动涉及需求提报、审批决策、供应商选择、合同执行等多个环节，常因流程不清晰、责任不明确、信息不透明导致效率低下、风险增加。本工具适用于各类企业（制造业、服务业、零售业等）的采购管理部门，尤其适合需要规范采购审批流程、加强供应商全生命周期管理、降低采购成本的场景。例如：

多部门分散采购导致重复采购、资源浪费；

供应商资质参差不齐，产品质量不稳定；

审批流程冗长，紧急采购响应不及时；

供应商合作历史数据缺失，难以评估合作价值。

二、操作步骤：从申请到归档的全流程指南

第一步：采购申请发起——明确需求，填写规范

操作主体：需求部门（如生产部、行政部、研发部）

关键动作：

需求部门根据业务需求（如生产物料、办公用品、服务外包等），填写《采购申请表》（模板见第三部分），详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、预算总价、用途、期望交付日期、供应商建议（如有）等信息。

附件准备：根据采购类型补充必要材料，如大额采购需提供3家以上供应商报价单、技术参数对比表；服务类采购需提供需求说明书。

提交申请：通过OA系统、邮件或纸质流程，将《采购申请表》及附件提交至部门负责人审核。

示例：生产部需采购1000件“型号零件”，需填写零件规格（材质：不锈钢，直径：5cm，tolerance：±0.1mm）、数量、预估单价（15元/件）、用途（用于A产品生产），并附3家供应商的报价单。

第二步：部门内部审核——需求把关，责任到人

操作主体：需求部门负责人（如生产部经理）

关键动作：

审核采购需求的合理性：是否符合部门年度预算、是否为必要采购（可替代性、紧急程度）。

审核采购信息的准确性：数量、规格、预算是否与实际需求匹配，附件是否齐全。

审批意见：通过OA系统或纸质签字确认，若需求不明确或预算超标，需退回需求部门补充说明。

注意事项：部门负责人需对需求的真实性、必要性负责，避免盲目采购或虚报需求。

第三步：采购部专业审核——合规性审查与供应商初步筛选

操作主体：采购部专员/经理

关键动作：

合规性审查：检查采购申请是否符合公司《采购管理制度》（如是否属于集中采购目录、是否达到招标金额标准）。

预算核对：对照公司年度预算，确认采购金额在预算范围内，超预算需提交财务部及总经理审批。

供应商初步筛选：

若需求部门未指定供应商，采购部通过《供应商信息库》筛选符合条件的供应商（资质、产能、价格、合作历史等）；

若需求部门指定供应商，采购部需核查供应商资质（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等），保证其具备供货能力。

审批意见：通过OA系统反馈审核结果，若需补充供应商信息或调整预算，通知需求部门配合。

示例：采购部发觉“型号零件”采购金额达1.5万元，属于公司集中采购范围，需启动供应商招标流程，从《合格供应商名单》中筛选3家以上供应商参与报价。

第四步：分级审批——权限管控，风险把控

操作主体：根据采购金额分级审批（以下为示例，企业可根据自身权限调整）

小额采购（≤5000元）：采购部经理审批；

中额采购（5000元-5万元）：采购部经理+财务总监审批；

大额采购（＞5万元）：采购部经理+财务总监+总经理审批；

战略采购/特殊采购：需提交总经理办公会审议。

关键动作：

审批人根据采购申请的必要性、预算合理性、供应商资质等信息，在OA系统中签署审批意见（“同意”“驳回”“补充材料”）。

若驳回，需明确驳回原因（如“超预算”“供应商资质不全”），退回至上一环节整改。

注意事项：严禁越级审批，审批人需对审批结果的合规性、合理性承担相应责任。

第五步：供应商选择与合同签订——公平公正，规范合作

操作主体：采购部、法务部（可选）、需求部门

关键动作：

供应商确定：

小额采购：可直接从《合格供应商名单》中选择1家性价比最高的供应商；

中大额采购：组织询价、比价或招标（至少3家供应商参与），综合评估价格、质量、交期、服务等因素，确定最终供应商。

合同拟定：采购部根据采购需求与供应商拟定《采购合同》，明确标的物名称、规格、数量、单价、总价、交付时间、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

合同审批：法务部审核合同条款的合规性，采购部及需求部门确认内容无误后，按权限审批（如总经理审批）。

合同签订：双方签字盖章（电子合同或纸质合同），采购部留存原件，复印件分发至需求部门、财务部。

示例：“型号零件”采购合同需约定：交付时间（下单后7个工作日）、验收标准（按GB/T1804-2000标准，次品率≤1%）、付款方式（验收合格后30天支付全款）。

第六步：采购执行与验收——落地实施，质量把控

操作主体：采购部（跟进交付）、需求部门（验收）

关键动作：

订单下达：采购部根据合