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行政工作事务标准化处理操作手册

前言

为规范行政工作流程，提升事务处理效率与质量，保证各项工作有序开展，特制定本手册。手册涵盖行政工作中常见的事务类型，包括会议组织、文件流转、办公用品管理、差旅安排及访客接待等，明确各环节操作标准与责任要求，为行政人员提供标准化处理指引。

一、会议组织与安排：从需求确认到闭环管理

（一）适用场景

部门例会、项目启动会、跨部门协调会、年度总结会等各类会议的组织与安排，需提前规划并保证会议顺利开展。

（二）操作步骤

会议需求提报

申请人填写《会议申请表》（见模板1），明确会议主题、时间（建议明确至上/下午:）、预计时长、参会人员（部门/职务）、会议目标及需协调资源（如会议室、设备、茶歇等）。

经部门负责人审批后，提交至行政部。

会议资源协调

行政部根据《会议申请表》核对会议室可用性，优先使用部门内部会议室，如需特殊场地（如多功能厅），需提前3个工作日确认。

根据会议需求准备设备：投影仪、麦克风、白板、激光笔等，提前1个工作日调试设备并测试功能。

若需茶歇，提前1个工作日与行政对接人员确认菜单（如矿泉水、咖啡、茶点等）及数量。

会议通知发布

行政部在会议召开前1-2个工作日，通过企业内部通讯工具（如钉钉、企业）发布会议通知，包含会议主题、时间、地点（线上会议需附会议及密码）、议程、参会人员及需携带材料（如项目方案、数据报表等）。

通知需明确“请准时参会，如有特殊情况无法出席，请提前1天向部门负责人请假并报备行政部”。

会前现场准备

会议当天提前30分钟布置会场：摆放桌椅（根据会议形式确定圆形/分组式/课桌式）、调试设备、放置会议材料（如议程表、签到表）、设置签到处（准备签到表及笔）。

茶歇安排：如需茶歇，提前15分钟在会场指定区域摆放，标注“茶歇区”指引牌。

会议过程支持

安排专人负责签到（或采用线上签到方式），统计实际参会人数，及时向主持人反馈缺席情况。

会场支持人员全程留守，及时处理设备故障、需求补充（如增加纸张、调整空调温度）等突发情况。

会后工作跟进

会议结束后1个工作日内，行政部收回会议室设备，检查会场物品（如白板笔、激光笔）是否齐全，关闭电源、锁好门窗。

会议记录人需在2个工作日内整理会议纪要（含会议决议、待办事项、责任部门/人及完成时限），经主持人审核后发送至参会人员及相关部门。

行政部将《会议申请表》、签到表、会议纪要等资料整理归档，保存期限不少于1年。

（三）模板示例

模板1：会议申请表

会议基本信息

会议主题

申请部门

申请人

会议时间

年月日上/下午：时至时

参会人员

（部门/职务，多人分行列出）

会议地点

□部门会议室□多功能厅□其他：

会议形式

□线下□线上（会议：；密码：）

需协调资源

□投影仪□麦克风□白板□茶歇（□是□否，菜单：）□其他：

会议议程

（简要列出主要议题及时间分配）

附件材料

（需提前准备的文件名称及份数）

部门负责人审批

签名：日期：

行政部审核

签名：日期：

二、文件流转与管理：从拟稿到归档的全流程规范

（一）适用场景

公司内部正式文件（如通知、制度、报告、函件等）的起草、审核、签发、分发、借阅及归档管理。

（二）操作步骤

文件拟稿

拟稿人根据工作需求起草文件，内容需准确、简洁、符合规范，包含标题、主送机关、附件（如有）、发文机关、成文日期等要素。

文件标题应简明扼要，如“关于2024年春节放假安排的通知”“项目季度进展报告”。

部门内部审核

拟稿人将文件提交至部门负责人审核，重点审核内容是否符合部门工作实际、数据是否准确、表述是否清晰。

审核通过后，部门负责人在文件指定位置签字确认；如需修改，退回拟稿人调整后重新提交。

跨部门会签（如需）

文件内容涉及其他部门职责时，需发送至相关部门会签。会签部门应在1个工作日内反馈意见，如无异议则签字确认；如有异议，需与拟稿部门沟通达成一致。

行政部复核

行政部对已审核文件进行格式复核，检查字体（标题用二号黑体，用三号仿宋）、字号、行间距（28磅）、页边距（上3.7cm、下3.5cm、左2.8cm、右2.6cm）等是否符合公司《公文格式规范》。

复核通过后，行政部为文件编号（如“行字〔2024〕X号”）；如格式不规范，退回拟稿人调整。

领导签发

根据文件重要性，提交至对应领导签发：

一般事务性文件：行政部负责人签发；

涉及公司重要制度或跨部门重大事项文件：分管副总经理签发；

战略性、全局性文件：总经理签发。

签发人在文件首页右上角签字确认，明确签发意见（如“同意印发”“修改后印发”）。

文件印发与分发

行政部根据签发意见，对“同意印发”文件进行排版、打印（一式两份，一份存档，一份分发），加盖公司公章。

拟稿人填写《文件分发登记表》（见模板2），明确分发部门/人员及份数，行政