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文件编写培训

2

课程

目的

按标准格式编写公司程序文件，并按公司规定进行文件的的制、修订及发行流程

了掌握程序文件的编写和技能；

1

2

01

02

03

概述

文件编写的要求

文件编写出现的问题

Contents

如果你是一名新员工，上班第一天就要你开始工作，你能够做到吗

如果你是一位公园中负责草坪管理的员工，如果发现草坪经常被人践踏而造成了破坏，你会如何处理？

01

概述

PARTONE

PARTTWO

传达管理者的意志，没有文件就不能统一意志或统一行动

规定活动最优化的方法，没有文件就会影响作业的一致性或效率

PARTTHREE

PARTFOUR

确定正确的标准，没有文件就不能提供客观证据和评价依据

提供培训规范信息沟通

1.文件的重要性

2.文件的性质

法规性

文件是内部法规，管理者应带头遵守，常问“文件是怎么要求的？”以提升下属按文件执行作业

动态性

随着变化，文件内容不适应的部分应当及时更改，许多部门未及时修改，使“法规性”大打折扣

添加文本

添加文本

添加文本

3.文件的分类

内部文件

成文信息

。

外部文件：政府、顾客、相关方等

管理类：手册、程序文件、技术类文件

证据记录类文件

4.文件的要求

标题数字等都可以通过点击和重新输入进行更改，顶部“开始”面板中可以对字体、字号、颜色、行距等进行修改。标题数字等都可以通过点击和重新输入进行更改，顶部“开始”面板中可以对字体、字号、颜色、行距等进行修改。标题数字等都可以通过点击和重新输入进行更改，顶部“开始”面板中可以对字体、字号、颜色、行距等进行修改。

5.文件控制

02

文件编写的要求

文件拟稿人基本要求

1.文件封面

2.文件正文

3.文件编写原则

目的和适用范围（WHY）:活动涉及哪些部门的哪方面工作

职责（WHO）：实施部门、实施人员的责任和权限

规定做什么（WHAT）

由谁做（WHO）

何时做（WHEN）

在何地做（WHERE）

如何做（HOW）

4.文件编写内容

1.目的:

叙述编写此文件之意图、功能用途及希望达到的目标

4.文件编写内容

2.范围：

叙述编写此文件之适用于组织内特定人、物、事、地

4.文件编写内容

3.定义：

说明此文件中特殊或专用的名词、词汇、专业术语的含义

3.文件编写内容

4.权责：

叙述涉及此文件相关部门、人员的权利与责任

4.文件编写内容

5.工作程序：

叙述特定人员在何种时机或状况，以何种方式执行某种特定工作、管理规定及流程步骤一一对应说明、工作步骤所产生某些记录、报告，作为实际作业现况之规定、依据

4.文件编写内容

4.文件编写内容

3.文件编写内容

3.文件编写内容

6.流程图：

3.文件编写内容

4.文件编写内容

4.文件编写内容

7.相关文件：

叙述此文件所产生的其他参考依据的文件名、资料名

4.文件编写内容

8.相关表单：

执行此文件产生之记录表单及标签等

4.文件编写内容

文

件

申

请

发

行

说

明

由制、修订单位填写

由制、修订单位会签各

单位评审

03

文件编写出现的问题

文件编写问题点

文件编写问题点

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谢谢大家！

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