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企业合同管理规范模板及审核要点

一、适用范围与核心价值

本规范适用于各类企业（包括国有企业、民营企业、外资企业等）在经营管理过程中各类合同的起草、审核、签订、履行及归档管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、劳动合同、保密协议等常见合同类型。通过规范合同全生命周期管理，可有效降低法律风险、保障企业合法权益、提升合同管理效率，促进企业经营活动合规有序开展。

二、合同全生命周期管理流程

合同管理需遵循“事前预防、事中控制、事后完善”原则，分为以下五个阶段，各阶段责任主体及操作要求

（一）合同起草阶段

责任主体：业务部门（根据合同类型确定，如采购合同由采购部起草，销售合同由销售部起草）。

操作步骤：

明确合同需求：根据业务目标（如采购货物、提供服务、销售产品等），梳理合同核心要素（合同主体、标的、数量、质量、价款、履行期限、违约责任等）。

选择合同模板：优先使用企业标准化合同模板库中的对应模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），无模板时参考行业示范文本，保证框架合规。

拟定合同条款：

基础条款：写明合同双方全称、统一社会信用代码、地址、法定代表人及联系方式；合同标的（名称、规格、型号等描述清晰无歧义）；数量、质量标准（需注明国家标准、行业标准或双方约定标准）；价款或报酬（含金额、计价方式、币种、支付条件、发票类型等）；履行期限（起始/结束时间、地点、方式）；违约责任（约定违约情形、违约金计算方式或损失赔偿范围）；争议解决方式（优先约定企业所在地法院诉讼或仲裁，明确仲裁机构）。

特殊条款：根据业务类型补充，如采购合同需约定验收标准、质保期；服务合同需约定服务内容、验收方式；保密协议需明保证密范围、期限及违约责任。

内部初审：业务部门负责人对合同条款的完整性、业务合理性进行审核，保证符合企业业务政策。

（二）合同审核阶段

责任主体：法务部门（主导）、财务部门（配合）、业务部门（提供支持）。

审核流程：

提交审核：业务部门将起草完成的合同（含电子版及纸质版，需标注“合同审核”字样及合同编号）提交至法务部门，同步附上相关背景材料（如招投标文件、合作意向书、技术参数等）。

法务部门审核（重点审核合法性及合规性）：

主体资格：对方营业执照、资质证书（如行业许可证、ISO认证等）是否有效，授权代理人是否持有合法授权委托书（需载明代理权限、期限）。

条款合法性：是否存在违反法律、行政法规强制性规定的条款（如“霸王条款”、约定“造成对方人身伤害不承担责任”等无效情形）。

权利义务对等性：双方权利义务是否明确、对等，是否存在明显加重己方责任、减轻对方责任的条款。

争议解决：约定争议解决方式是否明确、可执行（如“由甲方所在地有管辖权的人民法院管辖”优于“双方协商解决，协商不成的向法院起诉”）。

财务部门审核（重点审核商务条款及财务风险）：

价款合理性：价格是否符合市场公允价值，是否包含税费、运费、保险费等全部费用。

支付条款：支付条件、进度是否合理，是否与合同履行节点匹配（如预付款比例不超过30%，验收合格后支付至70%，质保金5%期满支付）。

发票要求：明确发票类型（如增值税专用发票）、开具时间及交付方式。

其他部门审核：涉及技术、知识产权等特殊条款时，可邀请技术部、研发部等部门参与审核，保证条款专业可行。

审核反馈：法务部门汇总各部门意见，形成《合同审核意见表》（见模板表格），反馈至业务部门修改；重大争议事项需组织跨部门会议协商解决。

（三）合同签订阶段

责任主体：法务部门、业务部门、行政管理部门（印章管理）。

操作步骤：

最终文本确认：业务部门根据审核意见修改合同，经法务部门复核无误后，形成合同最终版本（文本需标注“最终版”字样，修改处需双方盖章确认或由授权人签字）。

签署授权：法定代表人或其授权委托人（需提供《授权委托书》）在合同上签字，授权委托书需留存原件归档。

加盖印章：

合同文本份数：一般为正本2份（甲乙双方各执1份），副本若干份（内部存档、财务等部门留存）；

印章使用：加盖企业公章或合同专用章（严禁使用财务章、部门章），骑缝章需覆盖合同所有页码；

签署顺序：先由乙方（对方）签字盖章，再由甲方（己方）签字盖章（特殊约定除外）。

（四）合同履行阶段

责任主体：业务部门（主导）、法务部门（风险监控）、财务部门（付款管理）。

操作步骤：

履行跟踪：业务部门指定专人跟踪合同履行进度，及时记录履行情况（如交付时间、验收结果、付款进度等），形成《合同履行台账》。

变更与解除：

合同履行中需变更条款的，双方应签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及法律效力；

出现法定解除情形（如对方违约导致合同无法履行）或约定解除情形时，需书面通知对方，保留解除通知凭证，必要时通过诉讼/仲裁确认解除效力。

违约处理：对方违约时，业务部门应及时收集证据