会议纪要撰写与跟进标准化模板.docVIP

会议纪要与跟踪标准化模板

一、适用场景与价值

本模板适用于企业内部各类常规工作会议（如周例会、项目推进会、跨部门协调会、专题研讨会等）的纪要撰写及后续行动跟踪，旨在通过标准化流程规范会议记录、明确责任分工、提升执行效率，保证会议成果有效落地。通过使用本模板，可实现会议信息的结构化留存、行动项的可视化跟踪，避免因记录模糊或责任不清导致的工作遗漏，同时为后续复盘、汇报提供可靠依据。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：明确会议框架

确认会议基本信息

提前与会议主持人沟通，明确会议主题、目标、时间、地点（线上需注明会议及密码）、参会人员（含主持人、记录人、核心参会人、列席人员）。

示例：主题为“Q3产品迭代进度协调会”，目标为“明确各模块开发时间节点及资源需求”，时间为2023年X月X日14:00-16:00，地点为3楼会议室A，参会人员包括产品经理、研发主管、测试经理、运营主管等。

梳理会议议程

根据会议目标，梳理核心议题及各议题预计讨论时间，提前1-2天将议程及会议资料（如项目计划表、需求文档）发送给参会人员，保证大家提前准备。

示例议程：

各模块开发进度汇报（15分钟）

需求变更影响评估（20分钟）

资源协调问题讨论（20分钟）

下阶段行动计划确认（15分钟）

准备记录工具

线上会议可使用文档协作工具（如腾讯文档、飞书文档）实时记录，线下会议可提前打印议程表、准备录音设备（需提前告知参会人），保证信息记录完整。

（二）会中记录：聚焦关键信息

记录会议基本信息

按模板“会议纪要”表格（见第三部分）记录会议名称、日期、时间、地点、主持人、记录人、参会人员、缺席人员（注明原因）、列席人员。

按议题记录核心内容

议题讨论要点：客观记录各议题下的关键发言、不同观点、数据支撑（如“研发主管*提出：当前用户模块开发进度滞后3天，主要因接口联调问题”），避免主观臆断或冗余描述。

决议事项：明确会议达成的共识（如“决议：优先处理用户模块接口问题，测试组同步调整测试计划”），需清晰、无歧义。

行动项：重点记录“谁负责（责任人）+做什么（任务描述）+何时完成（截止时间）+交付标准（可选）”，避免使用“尽快”“适时”等模糊表述。

示例：行动项1：责任人*（研发主管），任务：完成用户模块接口联调，截止时间：2023年X月X日18:00，交付标准：接口测试通过率100%。

实时核对与补充

讨论复杂议题时，可暂停会议简要复述记录内容，与参会人确认准确性；对未明确的内容（如责任人、截止时间），当场提出确认，避免会后遗漏。

（三）会后整理：形成规范纪要

整理与核对

会议结束后2个工作日内，根据会议记录整理纪要，重点检查：

行动项是否包含“责任人、任务、截止时间”三要素；

决议事项是否与会议结论一致；

参会人员、议题顺序等基本信息是否准确。

将整理后的纪要发送给主持人审核，确认无误后定稿。

分发与归档

定稿后1个工作日内，通过邮件或协作工具将纪要发送给所有参会人员、相关领导及需知晓的部门，并在企业文档系统（如共享盘、知识库）归档，标题格式为“[会议名称]-[日期]-纪要”（如“Q3产品迭代进度协调会纪要”）。

（四）跟踪落实：保证执行闭环

建立行动项跟踪表

以“会议纪要”中的行动项为基础，填写“行动项跟踪表”（见第三部分），包含任务描述、责任人、截止时间、完成状态（未开始/进行中/已完成/延期）、备注（如延期原因）。

定期跟踪与反馈

责任人需在截止时间前1天更新任务状态，记录人每周通过邮件或会议同步行动项进展；对逾期任务，记录人及时提醒责任人，并反馈给主持人协调解决。

闭环管理

任务完成后，责任人需提交交付物（如文档、测试报告）至记录人，记录人在“行动项跟踪表”中标注“已完成”，并归档相关材料；对于未完成的任务，需在下次会议中重点说明原因及新计划。

三、会议纪要与跟踪模板

（一）会议纪要模板

会议名称

会议日期

年月日

会议时间

时分-时分

会议地点

（线上/线下具体地点）

主持人

*

记录人

*

参会人员

、、、……（按部门/职务列出）

缺席人员

*（原因：____）

列席人员

、……（非核心但需知晓人员）

会议主题

会议目标

主要内容记录

议题一：[议题名称]

讨论要点：1.……；2.……（客观记录关键发言及数据）

决议事项：1.……；2.……（明确共识）

行动项：1.责任人*：任务描述，截止时间：年月日；2.……

议题二：[议题名称]

（同上结构记录）

……

……

会议总结

（主持人总结的核心结论及下一步重点）

附件

（如有会议资料、演示文稿等，列出名称）

（二）行动项跟踪表模板

序号

任务描述

责任人

截止时间

完成状态

备注（交付物/延期原因）

1

完成用户模块接口联调

*（研发主管）

2023年X月X日