跨部门协调会议纪要记录表.docVIP

跨部门协调会议纪要记录表

一、适用场景

跨部门协调会议纪要记录表适用于多部门协作场景，当企业内部需推动跨部门项目、解决资源冲突、协调流程衔接或推进阶段性目标时，通过标准化记录保证会议成果可追溯、责任可落实。具体场景包括：

项目启动会：明确多部门职责分工、时间节点及交付标准；

问题协调会：针对项目推进中出现的资源瓶颈、职责交叉或流程卡点，达成共识解决方案；

阶段性复盘会：总结跨部门协作成果与不足，优化后续协作机制；

专项任务推进会：如市场活动、产品上线等需多部门配合的临时性任务，明确行动项与责任人。

二、使用步骤详解

1.会前准备：明确会议目标与基础信息

确认会议核心议题：提前与发起部门沟通，明确本次会议需解决的核心问题（如“解决研发与市场部门对产品需求优先级的分歧”），避免议题发散。

收集参会信息：列出参会部门及人员（至少包含决策人、执行人、记录人），提前3天发送会议通知，附上议程、背景资料及需提前准备的议题材料（如数据报表、方案初稿）。

准备记录工具：根据会议规模选择记录方式（电子表格/纸质表格），提前在模板中填写会议基础信息（会议名称、时间、地点等），预留讨论内容填写区域。

2.会中记录：客观捕捉关键信息

记录会议议程进展：按议程顺序逐项记录讨论过程，重点标注各部门核心观点（如“研发部*经理提出：当前技术实现周期需延长2周，建议优先完成核心功能模块”）。

提炼共识与分歧：对讨论中达成一致的内容（如“同意调整需求优先级，核心功能模块优先开发”）明确标注“共识”；对未达成一致的分歧点（如“市场部总监坚持按原计划上线，研发部经理认为需延期”）如实记录，并注明待后续跟进事项。

明确决议事项与行动项：对会议最终确定的决议（如“产品上线时间延期至X月X日”），需同步记录“决议内容”“负责人”“完成时间”“所需支持”四要素（如“负责人：研发部工；完成时间：X月X日前；所需支持：市场部配合提供用户画像数据”）。

实时补充细节：对关键数据、时间节点、责任人员等易遗漏信息，及时通过录音（需提前告知参会人员）或与会人员确认补充，保证记录准确性。

3.会后整理：规范输出与分发

24小时内完成初稿：根据会中记录整理会议纪要初稿，重点核对决议事项与行动项的责任人、时间节点是否准确，语言需简洁客观（避免主观评价，如“研发部拖延进度”改为“研发部提出技术实现周期需调整”）。

审核与确认：将初稿发送给会议主持人及各参会部门负责人确认，重点核对共识内容、行动项是否与会议结果一致，若有修改需在1个工作日内反馈并最终定稿。

正式分发与存档：定稿后通过企业内部邮件或协同工具发送给所有参会人员及相关部门抄送（如项目组、上级领导），同步在共享文档平台存档（命名格式：“跨部门协调会议纪要_项目_YYYYMMDD”），保证后续查阅与跟进。

三、会议纪要模板表格

会议基础信息

会议名称

项目跨部门协调会

会议编号

会议时间

2024年X月X日14:00-16:00

会议地点

主持人

*总（运营总监）

记录人

参会部门及人员

运营部：总、主管；研发部：经理、工；市场部：总监、专员；财务部：*主管

缺席人员及原因

研发部*经理（出差，已提前提交书面意见）

会议议程与讨论内容

序号

议题

讨论要点（各部门意见摘要）

1

项目当前进度汇报

运营部主管：目前需求调研完成80%，但研发反馈3个核心功能技术实现难度大，可能影响原定6月上线计划；研发部工：技术难点主要集中在模块A，需额外1周开发时间；市场部*总监：若延期，需同步调整市场推广计划，避免资源浪费。

2

需求优先级调整方案

运营部总：建议将模块A拆分为“核心版”和“扩展版”，核心版优先开发，保证6月上线基础功能；研发部工：核心版开发周期可压缩至2周，需市场部配合提供用户核心需求清单；市场部*总监：同意提供清单，但需在3个工作日内确认，否则无法保证推广物料按时产出。

3

资源协调与支持

财务部主管：若研发部需增加1名开发人员支持，需在X月X日前提交人员申请表；运营部总：已协调2名运营人员协助市场部整理需求清单，本周内完成。

决议事项与行动项

序号

决议内容

责任部门/人

1

产品上线时间调整为2024年6月30日，优先开发核心功能模块

研发部

2

市场部提交核心需求清单，运营部协助核对

市场部总监、运营部主管

3

研发部提交增员申请（1名后端开发）

研发部*经理

下一步计划

1.X月X日前召开第二次协调会，核对核心需求清单及开发进度；2.各行动项负责人每日17:00前在项目群同步进度，遇问题及时主持人。

附件

1.《项目核心功能需求清单（初稿）》；2.研发部技术难点说明文档

分发范围

运营部、研发部、市场部、财务部、项目管理办公室

四、使用注意事项

记录客观性：避免使用主观表述（如“某部门消极配合”），改为客观描述