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行业通用技术文档编写规范格式与内容统一版

一、规范制定背景与核心目标

为解决行业内技术文档格式混乱、内容不统一、协作效率低等问题，特制定本规范。通过统一文档结构、编写要求及呈现形式，保证技术文档的可读性、可维护性、可追溯性，支撑跨团队协作、知识沉淀及项目交接，同时降低因文档差异导致的沟通成本与理解偏差。

二、规范适用范围与典型应用场景

（一）适用范围

本规范适用于行业内各类技术文档的编写，包括但不限于：

技术方案设计文档（如系统架构设计、模块开发方案）

产品/功能规格说明书（如硬件产品参数、软件功能清单）

接口文档（如API接口、数据交互协议）

测试文档（如测试用例、测试报告）

部署与运维文档（如部署手册、故障处理指南）

技术白皮书与行业分析报告

（二）典型应用场景

跨团队协作：研发、测试、产品、运维等多角色基于统一协作，保证信息同步无遗漏；

项目交付：向客户或下游团队交付标准化文档，提升专业度与信任度；

知识沉淀：将技术经验、解决方案结构化存档，便于后续查阅与复用；

新人培训：通过规范化文档快速帮助新成员理解项目背景与技术细节。

三、技术文档标准化编写流程

（一）前期准备阶段

明确文档目标与读者

确定文档核心用途（如设计评审、用户操作、故障排查），明确目标读者（如研发工程师、终端用户、运维人员），据此调整内容深度与语言风格（如面向技术人员的文档可包含专业术语，面向用户的需简化表述）。

收集与梳理基础资料

整理需求文档、设计草图、测试数据、行业标准等基础资料，保证内容准确、数据可靠；

对专业术语、缩略语进行统一定义（如“API”首次出现需标注“应用程序接口（ApplicationProgrammingInterface）”）。

制定文档编写计划

根据文档复杂度，分解章节编写任务，明确责任人（*）及完成时间，同步设置审核节点（如初稿审核、交叉审核、终审）。

（二）内容框架搭建阶段

按“通用结构+模块化扩展”原则搭建文档框架，保证核心章节完整，同时可根据文档类型灵活增删模块。通用框架

章节顺序

章节名称

核心内容说明

1

封面

文档名称、版本号、编制部门、编制人（）、审核人（）、批准人（*）、发布日期

2

目录

自动，包含章节标题及对应页码（三级及以上标题需收录）

3

引言/前言

编写目的、背景说明、文档范围、术语定义、阅读指南（如“本文档面向岗位人员”）

4

核心技术内容（按文档类型分章节，如“系统架构”“功能描述”“部署步骤”等）

5

附录

补充说明（如配置参数表、工具列表、代码片段、参考资料清单）

6

修订记录

版本号、修订日期、修订人（*）、修订内容摘要

（三）格式规范执行阶段

严格遵循以下格式要求，保证文档视觉统一、重点突出：

格式要素

规范说明

页面布局

A4纸，页边距上下2.54cm、左右3.17cm，页眉标注文档名称+版本号，页脚居中页码

字体与字号

微软雅黑五号（10.5pt）；一级微软雅黑三号加粗；二级微软雅黑四号加粗；三级微软雅黑小四加粗

段落格式

首行缩进2字符，行距1.5倍，段前段后间距0.5行

图表规范

图表需编号（如图1-1、表2-1）并命名，标题置于图表上方，图注置于图表下方；图表需清晰可辨（分辨率不低于300dpi）

代码/命令规范

代码块使用等宽字体（如Consolas），背景色浅灰（如#F5F5F5），关键行添加注释

引用规范

引用标准需标注编号及名称（如“GB/T8567-2006计算机软件文档编制规范”），外部引用需注明来源

（四）审核与修订阶段

三级审核机制

自审：编制人（*）检查内容完整性、数据准确性、格式规范性；

交叉审核：邀请项目相关角色（如研发、测试）审核技术细节，保证无逻辑漏洞；

终审：部门负责人或指定专家审核文档合规性、适用性，确认后发布。

版本管理

文档修订需更新版本号（如V1.0→V1.1），修订记录需注明修改位置、修改内容及原因；

重要修订（如架构调整、核心功能变更）需重新组织评审，保证所有相关方同步信息。

四、通用技术结构及要素说明

以下为典型技术文档的模板表格，涵盖核心章节及编写要点，可根据实际需求调整：

（一）封面模板

内容项

填写规范

文档名称

明确文档主题，如“系统V2.0架构设计文档”“产品用户操作手册”

版本号

采用“主版本号.次版本号.修订号”（如V2.1.3），主版本号重大架构变更，次版本号功能增减，修订号细节修正

编制部门

填写负责编制的部门（如“研发一部”“产品部”）

编制人

填写编制人姓名（*）

审核人

填写审核人姓名（*），需为技术负责人或指定专家

批准人

填写批准人姓名（*），需为部门负责人

发布日期

填写文档正式发布的日期（格式：YYYY-MM-DD）

（二）核心章节模板（以“技术方案设计文档”为例）

章节名称

编写要点

示例说明