合同评审流程和表单统一模板.docVIP

合同评审流程与表单统一模板

一、适用范围与背景

二、标准化操作流程

第一步：合同发起与信息录入

责任人：业务经办人（如销售专员、采购专员）

操作说明：

业务经办人根据合作需求，准备合同初稿及相关附件（如对方资质文件、技术协议、报价单等），保证合同基本信息完整，包括合同名称、合同编号（按公司规则编制，如“CG-2024-X”）、签约主体（双方公司全称、统一社会信用代码）、合同金额（大写+小写）、履行期限、主要权利义务条款、违约责任、争议解决方式等。

登录公司合同管理系统（或使用纸质评审表），填写《合同评审表》第一部分“合同基本信息”，合同初稿及附件清单，提交至部门负责人初审。

输出物：合同初稿、附件材料、《合同评审表》（基本信息填写完成）。

第二步：部门初审（业务条款审核）

责任人：业务部门负责人（如销售部经理、采购部经理）

操作说明：

部门负责人收到评审申请后，重点审核合同的业务条款合理性，包括：

合作需求与公司战略目标是否一致；

权利义务条款是否对等（如交货/服务标准、验收流程、付款条件）；

履行期限是否满足业务需求，是否存在不可控风险（如对方履约能力不足）；

附件材料是否齐全（如对方营业执照、授权委托书是否在有效期内）。

审核通过：在《合同评审表》“部门初审意见”栏签署“同意”，标注“建议提交法务评审”，并流转至法务部门；

审核不通过：注明具体修改意见（如“付款周期过长，需调整为30天”“验收标准不明确，需补充量化指标”），退回业务经办人修改后重新提交。

时效要求：1个工作日内完成审核。

输出物：《合同评审表》（部门初审意见签署完成）。

第三步：法务评审（法律条款审核）

责任人：法务专员/法务经理

操作说明：

法务部门收到评审材料后，重点审核合同的法律合规性，包括：

主体资格：签约方是否具备完全民事行为能力，授权代表是否有效（需核对授权委托书原件）；

条款合法性：是否存在违反法律法规的强制性条款（如“霸王条款”、约定争议解决方式不符合公司规定）；

权责对等性：违约责任是否明确且合理，是否存在单方面加重公司责任的条款；

知识产权、保密条款、争议解决方式（如约定仲裁或诉讼，是否符合公司偏好）等特殊条款的完整性。

审核通过：在《合同评审表》“法务评审意见”栏签署“同意”，标注“建议提交财务评审”，流转至财务部门；

审核不通过：列出具体法律风险点及修改建议（如“争议解决方式约定为诉讼，需明确由公司所在地法院管辖”“保密条款未约定违约责任，需补充”），退回业务部门修改后重新提交。

时效要求：2个工作日内完成审核（复杂合同可延长至3个工作日）。

输出物：《合同评审表》（法务评审意见签署完成）。

第四步：财务评审（财务条款审核）

责任人：财务负责人/财务专员

操作说明：

财务部门收到评审材料后，重点审核合同的经济条款及资金风险，包括：

合同金额准确性：是否与报价单、订单一致，是否存在大额尾款无明确支付条件的情况；

付款方式与节奏：是否符合公司财务政策（如预付款比例、分期付款节点是否合理）；

成本效益分析：合同成本是否在预算范围内，预期收益是否匹配投入；

税费条款：是否明确税费承担方（如“含税/不含税”），发票类型是否符合税务要求；

财务相关附件：如付款计划表、保函要求（如有）是否完备。

审核通过：在《合同评审表》“财务评审意见”栏签署“同意”，标注“建议提交最终审批”，流转至最终审批人；

审核不通过：注明财务风险点及修改意见（如“预付款比例超过30%，需降至20%”“未约定发票开具时间，需补充‘验收合格后15日内开具’”），退回业务部门修改后重新提交。

时效要求：1个工作日内完成审核。

输出物：《合同评审表》（财务评审意见签署完成）。

第五步：最终审批

责任人：根据合同金额及重要性分级确定（示例）：

10万元以下：部门总监审批；

10万-50万元：分管副总审批；

50万元以上：总经理审批；

重大战略合同（如年度框架协议、涉外合同）：总经理办公会集体审批。

操作说明：

最终审批人根据各部门评审意见，结合合同整体风险与收益，做出审批决策：

批准：签署“同意”，标注“同意签署，按流程盖章”，流转至行政部或法务部盖章；

驳回：签署“不同意”，说明驳回理由（如“合作方信用评级不足，暂缓合作”“条款风险过高，需重新谈判”），终止评审流程；

有条件批准：签署“修改后同意”，明确修改要求（如“需补充对方担保条款”），退回业务部门修改后重新启动评审流程。

时效要求：2个工作日内完成审批（集体审批需3个工作日）。

输出物：《合同评审表》（最终审批意见签署完成）。

第六步：评审结果反馈与归档

责任人：法务专员/行政专员

操作说明：

审批完成后，法务专员/行政专员将《合同评审表》反馈至业务经办人，同步告知审批结果及后续行动（如“已批准，请于3个工作日内完成合同