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合同遗失应对与管理规范

版本：V1.0

生效日期：YYYY年MM月DD日

制定部门：[请填写制定部门，例如：行政部/法务部]

批准人：[请填写批准人姓名/职位]

1.总则

1.1.为规范公司合同管理，有效预防和妥善处理合同遗失事件，保障公司合法权益，提高合同使用和管理效率，特制定本规范。

1.2.本规范适用于公司所有部门及全体员工处理合同文本及相关文件的遗失情况。

1.3.合同是公司具有法律效力的凭证，其完整、安全是保障公司交易安全、规避法律风险的基础。任何合同或其关键信息的遗失，均可能对公司运营造成不利影响。

2.合同遗失风险评估与管理

2.1.风险评估：各部门在日常管理中应认识到合同遗失的潜在风险，评估不同类型合同遗失可能带来的后果（如：经济损失、法律诉讼、商业秘密泄露、合作中断等）。

2.2.预防措施：

严格执行公司合同管理制度，规范合同的签订、传递、归档、借阅等流程。

推广使用电子合同管理系统，实现合同电子化存储、版本控制、权限管理，减少纸质合同物理遗失和损坏的风险。

对于重要或关键合同，应采取双份或多人备份管理措施。

加强员工合同管理意识培训，明确合同重要性和遗失的后果。

3.合同遗失事件的处理流程

3.1.发现与报告：

任何员工发现合同（纸质或电子版关键记录）遗失、损毁或疑似被不当处理，应立即向其直接上级或[指定部门，例如：法务部/行政部]报告。

报告应说明合同名称/编号（如有）、涉及内容/对方信息（如知悉）、遗失时间、可能途径（如知悉）、以及已采取的初步措施（如已查找）。

3.2.初步调查与确认：

接到报告后，[指定部门]应立即组织进行初步调查，核实合同是否确实遗失。

确认遗失后，评估事件的严重性及潜在风险。

3.3.应急处置与补救措施：

优先查找：立即系统性回顾可能存放合同的位置（如：文件柜、固定抽屉、个人工作区、已扫描归档的电子盘等）。

信息系统核对：如合同已电子化管理，立即通过系统查询、检索合同是否存在、内容及版本。

联系相关方：在权限和信息允许范围内，尝试联系合同对方，询问其是否持有合同副本或扫描件。

补救措施启动：

需补办或重签：如合同需原件用于办理相关手续或证明（如：银行抵押、产权登记、官方备案等），且无法通过以上方式找到：

由[指定部门，如法务部]根据合同性质和法律要求，判断是否可以单方补签（可能需要对方同意或配合，例如出具“合同作废”函并加盖公章）或根据合同文件、会议纪要、往来邮件、微信记录等信息整理新合同，必要时寻求律师意见。所有补办行为的法律效力需确保合规。

整理所有已知相关证据，形成证据链，以备后续可能的法律程序或内部审计使用。

需履行义务或证明权利：若合同遗失影响合同义务履行或权利主张，采取类似补救措施，侧重于利用可收集的证据证明原合同条款和双方意图。

3.4.记录与存档：

详细记录合同遗失事件的发生、调查过程、采取的补救措施、涉及人员、沟通情况、风险评估及处置结果。

将相关证据材料（补办合同、证据链文件、沟通记录等）与事件处理记录一并存档。

3.5.后续管理：

加强监控：对遗失事件涉及的人员和环节进行适当监控和再培训，防止类似事件再次发生。

评估改进：定期回顾和评估合同管理流程的有效性，根据实际情况（包括遗失事件后的经验教训）提出改进建议，完善管理制度。

4.信息系统（电子合同）遗失的处理补充说明

4.1.若电子合同记录或系统访问权限丢失，应立即启动系统管理员密码重置流程。

4.2.如涉及认证信息的被盗用或非法访问，应立即联系信息系统安全部门处理，并进行安全审计和系统加固。

4.3.确认电子合同内容未发生篡改后，恢复该合同或相关信息的使用。

5.责任与考核

5.1.各部门负责人对本部门合同的安全管理负有直接责任。

5.2.员工有义务妥善保管和按规定使用合同，并及时报告合同遗失事件。

5.3.[指定部门]负责监督检查本规范的执行情况，并将合同遗失事件的处理情况纳入相关人员或部门的绩效考核范围。

6.附则

6.1.本规范未尽事宜，参照《公司合同管理办法》及其他相关法律法规执行。

6.2.本规范由[制定部门]负责解释。

6.3.本规范自发布之日起生效。

合同遗失应对与管理规范（1）

1.总则

1.1目的

为规范合同遗失后的应对流程，明确责任主体，降低因合同遗失可能引发的法律风险和经济损失，特制定本规范。

1.2适用范围

本规范适用于公司所有形式的合同、协议及其他具有法律效力的文件。

1.3基本原则

及时性：遗失后应第一时间启动应急处理程序。

完整性：尽力恢复合同全部内容，确保法律效力。

合规性：处理程序符合法律法规和公司制度要求。

2.角色与职责

2.1合同管理人员

负责合同遗失后的初步核实。

组织合同恢复工