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采购需求清单与供应商评估模板使用指南

一、模板的核心价值与应用背景

在企业采购管理中，规范化的需求清单编制与科学的供应商评估是控制成本、保障质量、降低风险的核心环节。本模板适用于各类企业的日常采购、项目采购、紧急采购及新供应商引入场景，帮助采购部门统一需求提报标准，建立客观公正的供应商筛选机制，提升采购决策效率与透明度。无论是制造业的原材料采购、服务业的外包服务采购，还是行政部门的办公物资采购，均可通过本模板实现需求明确化、评估标准化、管理可视化。

二、采购需求清单编制全流程

采购需求清单是采购活动的起点，清晰、完整的需求描述可有效避免后续沟通成本与执行偏差。编制流程分为以下三步：

（一）第一步：明确采购需求核心要素

需求提出部门需首先梳理采购目的、用途及核心要求，明确以下关键信息：

采购对象：物料名称（如“办公用A4纸”）或服务内容（如“年度IT运维服务”）；

规格参数：明确技术标准、质量要求（如“A4纸克重70g±2g，白色，100%原生木浆”）；

数量与时间：需求数量（如“每月500箱”）及交付/服务起始时间（如“2024年1月1日起，服务期1年”）；

预算范围：预估单价与总价（如“单价≤30元/箱，年预算≤18万元”）；

特殊要求：如包装标准、交付地点、付款方式、环保认证等（如“需提供ISO14001环境认证，货到付款”）。

（二）第二步：填写采购需求清单表格

根据明确的核心要素，完整填写《采购需求清单模板》（见表1），保证以下字段无遗漏：

需求编号：按“年份-部门代码-流水号”格式编写（如“2024-CG-001”）；

需求部门与提出人：填写具体部门及需求对接人姓名（用“*”代替，如“”）；

技术附件：如需图纸、技术手册等，需作为附件一并提交；

审批流程：需求部门负责人初审、采购部复核、财务部预算审核、分管领导终审。

（三）第三步：内部审核与需求确认

清单填写完成后，需通过跨部门审核保证需求合理性与可行性：

需求部门：确认需求内容与实际工作匹配，无过度或缺失；

采购部：审核需求描述是否清晰、是否便于供应商报价，必要时与需求部门沟通调整模糊表述；

财务部：核对预算是否符合公司成本控制要求，超预算需求需说明理由并报批；

最终确认：所有审批通过后，由采购部盖章确认，作为后续供应商寻源与招标的依据。

三、供应商评估实施步骤

供应商评估是保证采购质量的关键环节，需通过“信息收集-初步筛选-现场考察-综合评分-结果应用”五步，建立科学、动态的供应商管理体系。

（一）第一步：供应商信息收集与渠道拓展

根据采购需求，通过以下渠道收集潜在供应商信息：

主动寻源：行业展会、专业数据库（如中国招标投标公共服务平台）、行业协会推荐；

现有资源：合格供应商名录、历史合作方推荐、同行企业优质供应商案例；

供应商自荐：接收供应商主动提交的资质文件与报价单。

收集信息至少应包含：供应商名称、主营业务、联系人*、成立时间、注册资本、生产/服务能力、主要客户案例。

（二）第二步：初步筛选与资质审核

对收集到的供应商进行第一轮筛选，剔除不符合基本要求的候选方，筛选标准包括：

资质合规性：营业执照、相关行业许可证（如食品需SC认证）、ISO质量管理体系认证等；

经营范围匹配度：供应商主营业务需与采购需求高度相关（如采购医疗器械需供应商具备《医疗器械经营许可证》）；

基本能力：生产设备、技术团队、供货能力（如“月产能≥需求量的120%”）；

负面记录：通过“信用中国”等平台查询失信情况，排除有严重违法记录的供应商。

筛选后保留3-5家候选供应商进入下一环节。

（三）第三步：现场考察与核实（针对关键采购）

对金额较高、技术复杂或风险较大的采购项目（如大型设备采购、核心外包服务），需组织现场考察，重点核实：

生产/服务环境：车间整洁度、设备先进性、安全管理规范；

质量控制流程：原材料检验、生产过程监控、成品检测标准；

实际案例：参观供应商过往合作项目，与客户沟通合作体验；

应急能力：知晓供应商对突发问题（如交付延迟、质量缺陷）的应对机制。

考察需填写《现场考察记录表》，由考察人签字确认，作为评估依据。

（四）第四步：多维度综合评分与排名

采用量化评分表（见表2）对候选供应商进行综合评估，设置评分维度及权重（可根据采购类型调整）：

价格水平（30%）：报价合理性（与预算对比、市场均价对比）；

质量保证（25%）：质量认证、合格率、售后质保条款；

交付能力（20%）：交货周期、准时交付率、应急交付方案；

服务支持（15%）：响应速度、技术支持、培训服务；

合作案例（10%）：类似项目经验、客户评价。

由评估小组（含采购、技术、使用部门代表）独立打分，取平均分作为最终得分，按得分高低排序确定候选供应商名单。

（五）第五步：评估结果应用与供应商管理

确定合作方：得分第一