团队会议记录与决策执行表提高会议效率.docVIP

团队会议记录与决策执行表：提升会议效率的标准化工具

一、适用工作情境

本工具适用于各类团队协作场景，尤其适合需要明确决策、跟踪执行、多人协作的工作环境，具体包括：

日常例会：如周例会、月度总结会，用于同步进度、协调资源、明确阶段性目标；

项目启动会：明确项目范围、职责分工、关键节点及风险应对措施；

跨部门协调会：解决跨团队协作中的职责交叉、资源冲突等问题，形成统一行动方案；

问题复盘会：对已发生的问题进行归因分析，制定改进措施并明确责任人与完成时限；

专题研讨会：针对特定议题（如流程优化、方案策划）进行集中讨论，形成可落地的决策结论。

二、使用流程详解

（一）会前准备：明确目标与框架

定义会议核心目标

会议发起人需提前明确本次会议需解决的核心问题（如“确定Q3产品迭代优先级”“解决客户投诉响应流程漏洞”），避免议题发散。目标建议不超过3个，保证会议聚焦。

确定参会人员与材料

根据会议目标邀请必要人员（决策层、执行层、相关领域专家），避免无关人员参会浪费时间；

提前1-2天分发会议议程（含议题、讨论时长）、背景资料（如数据报告、方案初稿），让参会人提前准备观点。

准备工具模板

提前打印或电子化本“会议记录与决策执行表”，明确记录人（建议由非核心参会人担任，避免影响讨论）。

（二）会中记录：聚焦关键信息

会议记录人需实时记录以下核心内容，避免流水账，重点突出“决策结论”与“行动项”：

会议基本信息

会议名称（如“项目周进度会”）、时间（年/月/日上/下午HH:MM-HH:MM）、地点（会议室/线上会议）；

主持人（张经理）、记录人（李秘书）、参会人（王工、赵主管、陈专员等）、缺席人及原因（如有）。

议题讨论与决策

按议程顺序逐项记录：

议题背景：简要说明讨论的问题来源（如“根据上周客户反馈，当前订单处理时长超时30%”）；

核心观点：记录关键发言人的核心观点（用“王工：建议优化订单系统自动校验功能，减少人工审核环节”），避免逐字记录；

决策结论：明确最终共识（如“决议：由技术部在9月30日前完成订单系统自动校验功能开发，测试部同步配合验证”）。

行动项拆解

对决策结论拆解为具体可执行的任务，每条行动项需包含“5W1H”要素：

What：具体任务（如“开发订单系统自动校验功能”）；

Who：直接负责人（如王工）、配合人（如测试员小刘）；

When：截止时间（如“2023年9月30日17:00前”）；

Why：任务目标（如“缩短订单处理时长至2小时内”）；

Where：执行场景（如“公司开发环境”）；

How：简要执行方法（如“基于现有订单模块增加API接口调用”）。

（三）会后整理与分发

记录审核与完善

会议结束后2小时内，记录人整理会议记录，重点检查：

决策结论是否清晰无歧义（避免“尽快研究”“原则上同意”等模糊表述）；

行动项是否包含完整5W1H要素，负责人与截止时间是否明确；

发言人观点是否准确（必要时与发言人确认）。

分发与同步

审核通过后，将会议记录与决策执行表通过团队协作工具（如企业钉钉）同步给所有参会人及相关方，并负责人确认任务接收。

归档留存

按月/季度将会议记录分类归档（如“项目会议-项目”“部门会议-运营部”），方便后续查阅执行进度。

（四）执行跟踪与闭环管理

定期跟进

负责人需在截止时间前1天更新任务进度（如“已完成80%，剩余测试用例执行”），同步至执行表；

主持人/记录人每周在例会中检查行动项完成情况，对逾期任务分析原因（如“资源不足”“需求变更”），协调解决。

结果反馈与复盘

任务完成后，负责人提交成果物（如“系统上线报告”“客户满意度调研结果”），记录人更新执行表“完成状态”；

对未按期完成的任务，组织专项复盘会，明确改进措施并更新至后续行动项，形成“决策-执行-反馈-优化”闭环。

三、会议记录与决策执行表示例

会议基本信息

项目

内容

会议名称

项目Q3产品迭代优先级讨论会

时间

2023年8月15日14:00-16:00

地点

公司3号会议室

主持人

张经理

记录人

李秘书

参会人

王工（技术）、赵主管（产品）、陈专员（市场）、孙经理（运营）

缺席人

无

议题讨论与决策

序号

议题

讨论要点

决策结论

1

Q3产品迭代优先级排序

赵主管：根据用户调研，“智能推荐功能”需求呼声最高（占比65%）；王工：现有技术架构下，“智能推荐”开发周期约6周，需优先保障。

决议：Q3迭代优先级为：①智能推荐功能（9月30日前上线）；②订单状态实时同步（10月15日前上线）；③会员积分体系优化（10月30日前上线）。

2

跨部门协作资源分配

陈专员：市场部需2名设计人员支持推广素材制作；孙经理：运营部当前人力紧张，需技术部协助数据埋点支持。

决议：①市场部设计人员调配由陈专员协调，8月20日前确定；②技术部安排