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商务会议策划与执行协议合同书

合同编号：________________________

第一章定义与解释

1.1定义

本协议中，除非上下文另有规定，以下词语具有以下含义：

1.1.1“商务会议”指本协议双方约定的、由甲方策划与执行的商务会议活动。

1.1.2“策划”指甲方根据本协议的约定，对商务会议的各个方面进行筹备和设计。

1.1.3“执行”指甲方按照本协议的约定，对商务会议的实施过程进行组织和管理。

1.1.4“服务内容”指甲方根据本协议提供的所有商务会议策划与执行服务。

1.1.5“双方”指本协议的甲乙双方。

1.2解释

本协议中的条款解释权归甲方所有，除非法律法规有明确规定。

第二章服务内容

2.1策划内容

2.1.1甲方负责制定商务会议的主题、议程、时间、地点、参会人员名单等。

2.1.2甲方负责设计商务会议的流程、活动安排、互动环节等。

2.1.3甲方负责协调会议所需资源，包括场地、设备、资料等。

2.2执行内容

2.2.1甲方负责商务会议的前期筹备工作，包括但不限于预订场地、安排餐饮、布置现场等。

2.2.2甲方负责会议期间的服务工作，包括现场引导、资料分发、设备维护等。

2.2.3甲方负责会议结束后的后续工作，包括场地清理、资料归档等。

第三章会议资料

3.1甲方向乙方提供会议相关资料，包括但不限于会议议程、参会指南、演讲稿等。

3.2乙方应妥善保管会议资料，并保证资料的安全和保密。

第四章会议费用

4.1甲方根据商务会议的实际需求，向乙方报价并提供详细费用清单。

4.2乙方应在收到甲方费用清单后的规定时间内支付相关费用。

4.3若因甲方原因导致会议成本增加，甲方应提前通知乙方，并协商调整费用。

第五章违约责任

5.1甲方违反本协议约定，未按时完成会议策划或执行工作，应向乙方支付违约金。

5.2乙方未按时支付费用，应向甲方支付滞纳金。

5.3双方应共同维护会议的正常进行，若因一方原因导致会议中断或取消，应承担相应的违约责任。

第六章会议场地与设施

6.1场地选择

6.1.1甲方负责根据商务会议的需求，选择合适的场地。

6.1.2场地应符合会议规模、参会人数、活动类型等方面的要求。

6.1.3甲方应在合同签订后规定的时间内，向乙方提供场地选择方案。

6.2设施要求

6.2.1甲方需保证场地提供必要的会议设施，如音响、投影仪、白板等。

6.2.2甲方应提前与场地管理方沟通，确认设施设备的可用性和完好性。

6.2.3若需额外设施，甲方应提前向乙方提出，并协商解决。

第七章参会人员管理

7.1参会名单

7.1.1甲方应在会议前向乙方提供参会人员名单，包括姓名、职务、联系方式等。

7.1.2乙方负责会议期间的参会人员接待和引导工作。

7.1.3甲方应对参会人员名单的准确性负责。

7.2证件与入场

7.2.1甲方负责为参会人员准备会议证件，如胸牌、入场券等。

7.2.2乙方负责在会议现场对参会人员进行证件检查，保证参会人员身份的真实性。

7.2.3未经允许，非参会人员不得进入会议现场。

第八章会议内容与流程

8.1会议议程

8.1.1甲方负责制定详细的会议议程，包括各项活动的时间、地点、主持人等。

8.1.2会议议程应提前向参会人员发送，以便他们做好参会准备。

8.1.3甲方应保证会议议程的执行，并根据实际情况进行调整。

8.2演讲与讨论

8.2.1甲方负责安排会议演讲者和讨论环节，并保证演讲者的准备充分。

8.2.2乙方负责会议期间的讨论引导，保证讨论内容的有序进行。

8.2.3甲方应对演讲内容和讨论结果进行记录，并整理成会议纪要。

第九章媒体与宣传

9.1媒体使用

9.1.1甲方有权在商务会议中使用媒体设备，如摄影、录像等。

9.1.2乙方应协助甲方做好媒体设备的管理和使用。

9.1.3甲方应对媒体内容进行审查，保证其符合法律法规和会议主题。

9.2宣传推广

9.2.1甲方负责制定会议宣传方案，包括宣传渠道、内容、时间等。

9.2.2乙方应协助甲方执行宣传方案，扩大会议的影响力。

9.2.3甲方应对宣传效果进行跟踪和评估。

第十章后续服务与反馈

10.1会议总结

10.1.1甲方负责在会议结束后进行总结，包括会议亮点、不足之处等。

10.1.2甲方应将会议总结报告提交给乙方，以便双方共同分析会议效果。

10.2反馈收集

10.2.1甲方应在会议结束后收集参会人员的反馈意见。

10.2.2乙方负责将收集到的反馈意见整理并反馈给甲方。

10.2.3甲方应根据反馈意见对未来的商务会议进行改进。

第十一章会议资料归档与保密

11.1资料归档

11.1.1甲