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采购成本控制标准化操作流程详解
第一章总则
1.1目的
为规范企业采购行为，通过标准化流程控制采购成本，降低运营支出，提升资金使用效率，同时保证采购过程的合规性与透明度，特制定本操作流程。
1.2依据
本流程参考《企业内部控制规范》《采购管理办法》及行业最佳实践，结合企业实际采购场景制定，适用于各类物资、服务及项目的采购成本控制活动。
第二章适用范围与应用场景
2.1适用主体
本流程适用于企业内所有涉及采购业务的部门，包括但不限于采购部、需求部门（如生产部、行政部、项目部）、财务部、审计部及法务部。
2.2适用采购类型
常规采购：原材料、办公用品、低值易耗品等重复性物资采购；
项目采购：固定资产、设备、工程服务等一次性或大额采购；
服务采购：咨询、物流、维护等外部服务采购。
2.3典型应用场景
生产型企业需控制原材料采购成本以提升产品利润率；
跨国企业需通过标准化流程统一全球采购成本管理标准；
创业公司需建立低成本、高效率的采购体系以控制初期运营成本。
第三章标准化操作流程详解
采购成本控制流程分为需求确认、供应商选择、价格谈判、合同签订、执行监控、成本分析、持续优化七大阶段，各阶段需明确责任部门、操作内容及输出成果。
3.1需求确认阶段：精准识别需求，从源头控制成本
责任部门：需求部门、采购部、财务部
操作步骤：
需求提报：需求部门根据业务计划填写《采购需求申请表》（详见第四章模板1），明确物料/服务的名称、规格型号、数量、质量标准、交付时间及预算金额，经部门负责人*经理审批后提交采购部。
需求审核：采购部重点审核需求的必要性（如是否存在可替代方案、是否为重复采购）、数量合理性（结合历史数据及生产计划）及预算合规性（对比财务部核定的年度预算），对超预算需求需需求部门补充说明并报*总监审批。
需求确认：审核通过后，采购部与需求部门共同确认《采购需求确认单》，明确核心需求参数（如技术标准、验收标准），作为后续供应商选择及价格谈判的基础。
输出成果：《采购需求申请表》《采购需求确认单》
3.2供应商选择阶段：建立优质供应商池，保障成本竞争力
责任部门：采购部、质量部、财务部
操作步骤：
供应商寻源：采购部通过多渠道（行业展会、公开招标、供应商自荐、战略合作推荐）收集潜在供应商信息，建立《供应商信息库》（包含企业资质、产品目录、联系人、合作案例等）。
资质初审：采购部对供应商进行资质审核（营业执照、行业许可证、质量体系认证、生产/经营许可等），剔除不满足基本要求的供应商，形成《供应商入围名单》。
现场考察：对入围供应商中的关键物料/服务供应商，由采购部牵头，联合质量部、需求部门进行现场考察，重点关注生产能力、质量控制流程、供货稳定性及价格水平，填写《供应商现场考察评估表》（详见第四章模板2）。
综合评估：采购部组织质量部、财务部对供应商进行量化评分（评分维度包括价格竞争力、质量合格率、交期准时率、售后服务、合作信用等，总分100分），得分≥80分纳入《合格供应商名录》，并按得分高低划分A/B/C级（A级优先采购）。
输出成果：《供应商信息库》《供应商入围名单》《合格供应商名录》
3.3价格谈判阶段：科学议价，锁定最优成本
责任部门：采购部、财务部、需求部门
操作步骤：
市场行情调研：采购部通过行业报告、电商平台历史价格、第三方比价平台等收集同类物料/服务的市场均价，形成《市场价格调研报告》，作为谈判底价依据。
制定谈判策略：根据物料重要性（如是否为关键生产原料）、供应商等级（A级供应商可争取批量折扣）及采购数量（大宗采购可分阶段谈判），制定差异化谈判策略（如目标降价率、付款条件优化等）。
多轮议价：采购部与2-3家短名单供应商进行多轮谈判，重点围绕价格、批量折扣、付款周期、运输费用等条款展开，每次谈判需填写《价格谈判记录表》（详见第四章模板3），记录供应商报价、让步幅度及谈判要点。
价格确认：综合谈判结果及市场行情，确定最终采购价格，经财务部审核*总监审批后，形成《采购价格审批表》。
输出成果：《市场价格调研报告》《价格谈判记录表》《采购价格审批表》
3.4合同签订阶段：明确权责，规避成本风险
责任部门：采购部、法务部、财务部
操作步骤：
合同起草：采购部根据《采购需求确认单》《采购价格审批表》及谈判结果，使用企业标准《采购合同模板》（详见第四章模板4），明确标的物信息、价格条款（含税费、运费等）、交付时间与地点、质量标准、验收方式、违约责任（如逾期交货的违约金比例、质量不达标时的退货补货条款）及争议解决方式。
合同评审：法务部重点审核合同条款的合法性与合规性（如是否符合《民法典》合同编规定、是否存在歧义条款）；财务部审核付款条件与成本核算的匹配性（如是否与采购预算一致、预付款比例是否合理）。
合同签署：评审
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