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固定资产管理流程及模板大全

一、适用范围与应用场景

固定资产管理是企业、事业单位、学校、医院等各类组织运营管理的重要组成部分，适用于所有涉及固定资产购置、使用、维护、处置等全生命周期管理的场景。具体包括：

新设单位：需建立规范的固定资产管理体系，明确资产从申购到入账的全流程；

运营中的单位：对现有固定资产进行规范化管理，解决账实不符、使用效率低下、处置随意等问题；

资产清查与审计需求：定期或不定期开展资产盘点，保证资产信息准确，满足内部审计或外部监管要求；

资产优化配置：通过数据分析，识别闲置或低效资产，实现资源合理调配，降低运营成本。

二、固定资产管理全流程操作说明

固定资产管理遵循“全生命周期、责任到人、动态管理”原则，分为申购与审批→采购与验收→登记与建卡→领用与调拨→维护与保养→盘点与清查→处置与报废七大环节，具体操作

（一）资产申购与审批：源头控制，规范需求

操作目标：保证资产购置必要性、预算合理性，避免盲目采购。

步骤1：需求发起

使用部门根据业务发展、资产报废或新增需求，填写《固定资产申购单》（模板见第三章），详细说明资产名称、规格型号、数量、预估单价、用途、预算金额、申购原因等。

示例：行政部因新增10名员工，需申购办公桌10张，预估单价800元/张，用途为员工办公，预算金额8000元。

步骤2：部门审核

部门负责人对申购需求的合理性（如是否为必要开支、是否可调剂闲置资产）进行审核，签字确认后提交至行政部门（或资产管理部门）。

步骤3：资产管理部门复核

行政部门核查现有资产台账，确认是否存在闲置资产可满足需求；同时审核申购规格型号、数量是否符合单位资产配置标准。

若存在闲置资产，则通知使用部门领用；若无，则进入预算审核环节。

步骤4：财务与审批

财务部门审核申购预算是否符合年度预算安排，资金来源是否合规（如自有资金、专项资金等）。

根据单位授权审批权限，逐级报批（如部门负责人→行政部门→财务总监→总经理/单位负责人）。

审批通过后，由行政部门执行采购；审批驳回则退回申购部门，说明原因。

（二）资产采购与验收：质量把控，合规入账

操作目标：保证采购资产符合需求，验收合格后及时登记入账，避免“账外资产”。

步骤1：采购执行

行政部门根据审批通过的《固定资产申购单》，通过招标、询价、协议供货等合规方式实施采购（金额较大或涉及采购的，需遵守采购相关规定）。

采购过程中需留存采购合同、发票、供应商资质等文件。

步骤2：资产验收

资产到货后，由行政部门牵头，组织使用部门、财务部门共同验收：

数量核对：清点资产实物数量是否与申购单一致；

质量检查：核对规格型号、配置参数是否与合同约定一致，测试功能是否正常（如办公电脑开机测试、家具检查外观瑕疵等）；

资料核对：检查随机配件（如说明书、保修卡、驱动光盘）、发票、合格证等是否齐全。

验收合格后，填写《固定资产验收单》（模板见第三章），验收人（行政部门、使用部门、财务部门*）签字确认；验收不合格则联系供应商退换货，直至合格。

（三）资产登记与建卡：信息归集，一物一码

操作目标：建立资产台账，实现资产信息数字化管理，保证“账、卡、物”一致。

步骤1：信息录入

行政部门根据《固定资产验收单》，将资产信息录入固定资产管理系统（或Excel台账），核心字段包括：

资产编号（唯一编码规则，如“部门拼音缩写-年份-序号”，如“XZB-2023-001”）、资产名称、规格型号、购置日期、原值（含购置费、运费、安装费等）、供应商、使用部门、保管人、存放地点、折旧年限、资产状态（在用、闲置、维修中、报废等）。

步骤2：资产标签粘贴

打印“资产标签”（含资产编号、名称、购置日期），粘贴于资产显眼位置（如办公桌右上角、电脑主机侧面），便于盘点和管理。

步骤3：台账更新与财务对接

行政部门定期将新增资产信息同步至财务部门，财务部门根据验收单、发票等原始凭证，进行固定资产会计核算（借记“固定资产”，贷记“银行存款/应付账款”），保证账实、账账相符。

（四）资产领用与调拨：责任到人，动态跟踪

操作目标：明确资产使用责任人，规范资产内部转移，防止资产流失。

步骤1：资产领用

使用部门凭审批通过的《固定资产领用申请表》（模板见第三章）到行政部门领用资产，领用人与行政部门办理交接手续，确认资产外观、配件完好。

行政部门更新台账“保管人”“存放地点”等信息，领用人签字确认。

步骤2：资产调拨

因部门调整、人员变动等原因需调拨资产的，由调入部门提出申请，填写《固定资产调拨单》（模板见第三章），注明调拨原因、资产信息、调入/调出部门、调拨日期等。

调出部门负责人、调入部门负责人审批后，行政部门办理调拨手续，更新资产台账“使用部门”“保管人”等信息，调拨双方签字确认。

（五）资产维护与保养：延长寿命，保障使用

操作目标：定