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行政单位档案整理与保管标准

在行政单位的日常运作与长远发展中，档案工作扮演着不可或缺的角色。它不仅是历史的原始记录，是机构职能活动的直接反映，更是决策参考、工作查考、历史研究的重要依据。因此，建立并严格执行科学、规范的档案整理与保管标准，对于确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性，具有至关重要的现实意义与历史价值。

一、档案整理的核心规范

档案整理是档案管理的基础环节，其质量直接影响后续的保管、利用和开发。整理工作应遵循以下原则与方法：

（一）归档范围的精准界定

行政单位在各项职能活动中形成的，具有查考利用价值的各种门类和载体的文件材料，均属归档范围。这不仅包括正式的红头文件，还应涵盖会议记录、调研材料、统计报表、合同协议、声像制品乃至电子数据等。关键在于，要明确区分归档与不归档的界限，确保每份归档材料都具有其独特的保存价值，避免冗余与遗漏。通常，单位应根据自身性质和工作实际，制定详细的《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，并确保全员知晓与执行。

（二）分类方案的科学构建

档案分类是整理工作的核心，旨在将杂乱的文件材料系统化、条理化。行政单位档案分类应遵循科学性、统一性和可操作性原则。目前，较为通用的是年度、组织机构（或问题）、保管期限的三维分类法。

*年度：按照文件材料形成或处理的年度进行划分，这是最基本、最常用的分类维度。

*组织机构（或问题）：根据单位内部的职能部门（如办公室、人事科、业务科等）或文件内容所反映的问题（如综合、业务、人事、财务等）进行划分。选择何种维度，需结合单位规模、业务特点及档案数量综合考量，并保持相对稳定。

*保管期限：依据文件材料的价值确定其保管年限，通常分为永久、定期（长期和短期）。保管期限的划分需严格参照国家及行业相关规定，确保准确无误。

分类方案一旦确定，应保持相对稳定，以保证档案体系的连续性和一致性。

（三）文件材料的规范排序与编号

在确定了案卷（或件）之后，卷内文件材料的排列应遵循一定规则，通常按照时间顺序或逻辑联系（如批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后等）进行。

编号工作包括案卷编号（或档号编制）和卷内文件页号编制。档号是档案的唯一标识，应结构清晰、含义明确、便于计算机管理。其编制应遵循《档号编制规则》，通常由全宗号、年度、保管期限、机构（问题）代码、案卷顺序号（或件号）等要素构成。卷内文件材料应逐页编写页号，确保无重号、漏号。

（四）著录与编目工作的细致入微

档案著录是对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程，其成果是形成档案目录。著录项目应力求完整、准确，包括档案的题名、责任者、形成时间、档号、页数、保管期限等核心字段。高质量的著录是实现档案高效检索和利用的前提。

编目则是将著录结果按照一定规则组织成各种目录，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录等，为档案的管理和利用提供便捷工具。

（五）装订与装盒的规范化操作

为保护档案实体，便于保管和利用，归档文件材料需进行规范装订。装订前应去除易锈蚀的金属物，对破损文件进行修复。装订方式应牢固、整齐，且不影响阅读。对于以“件”为单位整理的档案，通常采用左上角装订或左侧装订；对于传统“卷”式档案，则需整齐装订成册。

装订完毕的档案应装入符合国家标准的档案盒，盒内填写备考表，注明卷内文件的状况、修改、补充等情况。档案盒封面及脊背上的档号、题名、年度、保管期限等信息应填写清晰、规范。

二、档案保管的关键要素

档案保管是档案工作的重要环节，其目的是维护档案的完整与安全，延长档案的寿命，确保档案的永续利用。

（一）档案库房的建设与环境控制

档案库房是保管档案的专用场所，其选址、设计和建设应充分考虑档案保护的特殊要求。

*选址：应远离火源、水源、污染源及易燃易爆场所，选择地势较高、干燥通风之处。

*建筑要求：库房应具有良好的隔热、防潮、防火、防盗、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘性能。窗户应配备遮光窗帘或百叶窗，墙面和地面应做防潮、防尘处理。

*环境控制：库房内的温湿度是影响档案寿命的关键因素。理想的温度应控制在14℃-24℃之间，相对湿度应控制在45%-60%之间。有条件的单位应配备恒温恒湿设备，并定期监测记录。此外，还应配备必要的消防器材、防虫药剂（需安全使用）、空气净化设备等。

（二）档案存放的有序化管理

档案入库应按照既定的分类方案和档号顺序进行排列上架。通常采用“从左到右，从上到下”的顺序。档案柜架的排列应与窗户垂直或平行，以避免阳光直射，并有利于通风。柜架上应设置明显的指引标记，如全宗名称、年度、保管期限等，便于快速查找。

（三）档案的日常维护与安全防护

*定期清点：应建立定期清点核对制度，对库存档案进行检查，确保账物相符，发现问题及时处理。

*安全保密：严格执