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信息化系统用户手册编写指南

一、适用范围与目标读者

本指南适用于企业内部各类信息化系统（如业务管理系统、数据中台、协同办公平台、客户关系管理系统等）的用户手册编写工作，旨在规范手册内容结构与编写流程，保证手册对用户具有实际指导意义。

目标读者包括：

信息化系统文档编写人员（如产品专员、实施顾问）；

系统需求方业务部门负责人（如*部门经理）；

系统开发与测试团队（如前端开发工程师、测试专员）；

最终用户（如系统操作人员、部门数据管理员）。

二、用户手册编写全流程

（一）需求分析与用户调研

目标：明确手册核心内容与用户需求，保证手册贴合实际使用场景。

操作步骤：

输入资料收集

系统需求文档（PRD）、原型图、测试用例、系统功能清单；

业务部门调研记录（如访谈纪要、用户问卷反馈）；

系统操作权限矩阵（区分管理员、普通用户等不同角色）。

用户角色与场景分析

梳理系统用户角色（如“数据录入员”“报表员”“系统管理员”）；

列出各角色的核心操作场景（如“月度销售数据录入”“权限配置”“异常数据排查”）。

输出《用户手册需求说明书》

内容需包含：手册覆盖的功能模块、用户角色列表、核心操作场景清单、术语表初稿、特殊需求（如“需包含移动端操作说明”“需强调数据安全注意事项”）。

操作要点：

调研需覆盖不同层级用户（新用户与老用户、一线操作人员与管理层），避免遗漏高频使用场景；

术语需与业务部门确认统一，避免“一功能多称”或“一词多义”（如“客户”与“商机”在CRM系统中的定义差异）。

（二）手册框架搭建

目标：构建逻辑清晰、层级分明的手册结构，方便用户快速定位信息。

操作步骤：

确定核心章节

基础框架建议包含：

封面（手册名称、版本号、编写部门、发布日期）；

目录（自动，包含章节标题及页码）；

引言（手册目的、适用范围、阅读指引、术语表）；

系统概述（系统简介、核心功能、登录与退出、界面布局说明）；

分角色操作指南（按用户角色划分章节，如“管理员操作”“普通用户操作”）；

常见问题与故障排查（FAQ）；

附录（权限列表、快捷键、联系支持渠道）。

细化二级目录

以“普通用户操作”章节为例，二级目录可拆分为：

3.1数据录入（3.1.1新增单据、3.1.2批量导入、3.1.3数据校验规则）；

3.2数据查询（3.2.1单条件查询、3.2.2多条件组合查询、3.2.3查询结果导出）；

3.3报表（3.3.1选择报表模板、3.3.2设置报表参数、3.3.3报表与打印）。

操作要点：

框架需体现“从基础到进阶”的逻辑，先让用户掌握登录、界面熟悉等基础操作，再逐步深入复杂功能；

角色划分需与权限矩阵严格对应，避免用户操作手册中出现“无权限功能说明”。

（三）内容撰写与规范

目标：保证内容准确、简洁、易懂，符合用户阅读习惯。

操作步骤：

撰写规范要求

语言风格：采用平实、客观的陈述性语言，避免口语化（如“那个按钮”改为“【确认】按钮”）；

步骤描述：使用“动词+对象”结构（如“1.输入用户名”“2.选择【数据录入】模块”），每步不超过15个字；

图示要求：界面截图需标注关键操作区域（如红色方框标注“【新增】按钮”），截图分辨率与系统实际界面一致；

注意事项：用“注意”“重要”“提示”区分风险等级（如“注意：删除操作不可逆，请确认数据已备份”）。

分模块内容撰写

系统概述：简述系统价值（如“本系统用于规范销售流程，提升数据统计效率”），避免技术术语堆砌；

操作步骤：每个功能点按“操作前提→操作步骤→操作结果”撰写，示例：

【操作前提】：已成功登录系统，且拥有“数据录入”权限。

【操作步骤】：

左侧导航栏【业务管理】→【销售数据录入】；

在“单据编号”栏输入系统自动的编号（或手动填写）；

填写客户名称（支持模糊搜索选择）、销售金额、日期等字段；

【提交】按钮。

【操作结果】：系统提示“提交成功”，数据自动保存至“销售数据明细表”。

术语表：对专业术语、业务缩写进行解释（如“CRM：客户关系管理（CustomerRelationshipManagement），用于管理客户信息及互动记录”）。

操作要点：

撰写时需同步打开系统实际界面，保证操作步骤与界面元素（按钮名称、菜单路径）完全一致；

复杂功能需搭配流程图（如“数据审批流程图”）或示例截图（如“批量导入数据模板示例”），降低用户理解成本。

（四）审核与修订

目标：通过多轮审核，保证内容准确性、完整性与合规性。

操作步骤：

内部审核

技术审核：由开发工程师*核对操作步骤与系统实际逻辑是否一致，确认功能描述无遗漏；

业务审核：由业务部门负责人*确认操作流程是否符合实际业务场景，术语与业务规则一致；

格式审核：由文档专员检查排版、图表编号、术语统一性（如全文“客户名称”未出现“客户名”