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财务报销申请单及审批流程统一化模板

一、模板概述与适用范围

本模板旨在规范企业内部财务报销行为，统一报销申请单格式与审批流程，保证费用支出的合理性、合规性及可追溯性。适用于企业全体员工因公发生的各项费用报销，包括但不限于日常办公费用、差旅费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费等。通过标准化流程，可减少报销环节的沟通成本，提升财务审核效率，强化企业费用管控力度。

二、标准化操作流程详解

（一）报销申请发起：填写申请单并准备附件

确认报销类型：根据实际支出费用，明确报销类别（如差旅费、办公费等），保证费用符合企业《费用管理制度》规定的报销范围。

填写统一化报销申请单：

登录企业财务系统或纸质版《财务报销申请单》，如实填写以下信息：

申请人基本信息：姓名（*）、所属部门、工号、联系方式；

报销期间：费用发生起始日期至截止日期；

费用明细：逐项填写每笔费用的发生日期、具体事由（如“客户会议差旅费”）、金额（小写/大写）、费用类别（下拉选择对应类型）；

报销总金额：汇总所有费用明细金额，填写大写金额（如“人民币壹仟贰佰元整”）；

附件清单：列明所附发票及其他证明材料的名称、数量（如“增值税发票1张，行程单1份”）。

注意：事由描述需清晰、简洁，避免模糊表述（如“办公费”需注明“购买打印纸、笔等办公用品”）。

整理附件材料：

必备附件：合法有效的增值税发票（需与报销事由一致，发票抬头为企业全称，税号准确，且盖有发票专用章）；

分类补充附件：

差旅费：附出差审批单、机票/车票/船票、住宿发票、会议通知（如有）；

业务招待费：附招待事由说明、被招待单位人员信息（如“公司客户”）、消费清单；

办公费：附采购清单、验收单（如金额较大，需附采购合同）；

其他费用：根据实际需求提供相关证明（如培训费附培训通知、签到表）。

附件需按顺序整理，原件（发票）需清晰无涂改，复印件需注明“与原件一致”并由申请人签字。

（二）部门内部审批：事由与真实性审核

提交部门负责人：申请人将填写完整的报销申请单及附件材料提交至直接部门负责人（*）处。

部门负责人审核重点：

报销事由是否与部门业务相关，是否符合预算范围；

费用发生的真实性、合理性（如差旅天数是否与工作匹配、招待标准是否超标）；

附件材料是否齐全、合规，发票抬头、税号等信息是否正确。

审批结果处理：

审核通过：部门负责人在“部门审批”栏签字确认，并注明审批日期；

审核不通过：退回申请人并说明原因（如“事由不清晰，需补充会议通知”），申请人修改后重新提交。

（三）财务部门审核：合规性与票据审核

提交财务部门：部门审批通过后，申请人将报销申请单及附件提交至财务审核岗（*）。

财务审核重点：

票据合规性：发票真伪（通过税务平台查验）、发票类型（如是否为增值税专用发票）、抬头税号是否与企业信息一致、有无涂改、是否在有效报销期内（如企业规定发票需在费用发生后3个月内提交）；

费用标准：是否符合企业《费用管理制度》中规定的报销标准（如差旅住宿标准、招待费上限、交通费补贴标准等）；

计算准确性：报销总金额与附件发票金额是否一致，大小写金额是否对应，费用分类是否正确；

流程完整性：部门负责人是否已审批，附件清单与实际附件是否一致。

审核结果处理：

审核通过：财务审核岗在“财务审核”栏签字，并加盖“审核通过”印章，转交至下一审批环节；

审核不通过：注明不通过原因（如“发票抬头错误，重新开具”“住宿费超标准，按元核销”），退回申请人修改或补充材料。

（四）分级审批：权限与最终确认

根据企业规定的报销金额分级审批制度，不同金额的报销需由不同层级领导审批（以下为示例，具体标准以企业制度为准）：

小额报销（≤5000元）：由财务审核通过后，提交至分管领导（*）审批；

大额报销（5000元-20000元）：需经分管领导审批后，提交至总经理（*）审批；

特大额报销（＞20000元）：需经总经理审批后，提交至董事长（*）最终审批。

审批要求：审批领导需在对应审批栏签字确认，重点关注费用的必要性、预算执行情况及是否符合企业战略方向。

（五）出纳付款：资金结算与凭证归档

提交出纳岗：所有审批流程完成后，申请人将报销申请单（含所有审批签字）及附件原件提交至出纳（*）。

付款审核：出纳核对审批签字是否完整、附件原件是否齐全、报销金额与审批金额是否一致。

办理付款：

选择支付方式：企业对公账户转账（需提供收款人账户信息，注明“报销款”）、员工工资卡代发（小额现金报销）；

付款后，在“出纳付款”栏签字，并注明付款日期；

将报销申请单（财务联）退还给申请人作为收款凭证，附件原件由财务部门统一归档。

三、统一化报销申请单模板及填写说明

（一）模板表格

财务报销申请单

项目

内容

申请人信息

姓名：*部门：*工号：*

联系方式：*报销日期：*年*