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供应链采购订单确认及验收标准模板

一、适用场景说明

新供应商首次合作时的订单确认与验收规范；

常规采购订单的双方核对及到货验收流程；

定制化、非标物料的订单特殊要求明确及验收标准制定；

跨部门协同（采购部、需求部门、仓库、质检部）的订单执行与验收分工。

二、全流程操作指引

步骤1：采购需求确认与订单

需求部门发起：需求部门（如生产部、研发部）填写《采购需求申请单》，明确物料名称、规格型号、技术参数、需求数量、交货日期、使用场景等关键信息，部门负责人*审批后提交至采购部。

采购部审核：采购专员*核对需求合理性（如库存匹配、预算可行性），与供应商确认物料价格、交货周期、付款方式、运输条款等，保证订单信息与供应商承诺一致。

订单与内部审批：采购部根据确认信息《采购订单》（PO），经采购经理、财务部审批后，加盖公司公章通过邮件或系统正式发送至供应商，并同步抄送需求部门、仓库、质检部。

步骤2：供应商订单确认与备货

供应商反馈：供应商收到订单后，需在2个工作日内书面确认（盖章回传），明确是否接受订单全部条款（尤其是技术参数、交货时间）。若有异议，需列出具体修改意见及原因，与采购部协商一致后更新订单。

供应商备货与生产：供应商确认订单后，按约定时间备货，并提供《生产进度计划》（如为定制化物料），采购专员*定期跟踪进度，保证按期交货。

步骤3：发货与物流信息跟踪

供应商发货：供应商备货完成后，提前1个工作日通知采购部发货，同步提供《发货清单》（注明物料名称、规格、批次号、数量、物流单号等）。

物流跟踪：采购专员*通过物流单号实时跟踪货物在途状态，预计到货前1天通知仓库、质检部做好收货准备，并告知需求部门（如为生产急料）。

步骤4：到货初步验收（仓库）

单据核对：仓库收货时，核对《送货单》与《采购订单》信息一致性（供应商名称、订单号、物料名称、规格、数量），检查外包装是否完好、破损，如有异常立即拍照记录并反馈采购部*、供应商。

数量清点：按送货单清点物料数量（全数清点或按约定比例抽检），填写《到货初步验收记录》，确认数量无误后办理入库手续，如有数量不符，需在验收单上注明差异并要求供应商签字确认。

步骤5：质量验收（质检部）

验收标准执行：质检部根据《采购订单》约定的技术参数、行业标准或《物料验收标准》（附件1），对物料进行质量检测，包括：

外观检验：无明显划痕、变形、锈蚀，标识清晰（含物料名称、规格、批次、生产日期等）；

功能测试：按技术要求进行功能、尺寸、材质等检测（如需第三方检测，需提前约定机构）；

文件核查：核对供应商提供的《合格证》《检测报告》《材质证明》等是否齐全有效。

结果判定与记录：质检员填写《质量验收报告》，判定结果分为“合格”“让步接收”“不合格”。合格物料则通知仓库入库；让步接收需需求部门、采购经理*签字确认；不合格物料则隔离存放，同步反馈采购部启动退货/换货流程。

步骤6：验收问题处理与订单闭环

不合格品处理：采购部*收到不合格通知后，3个工作日内与供应商沟通处理方案（退货、换货、折扣等），明确责任方及处理时限，供应商需在约定时间内补发或退款，质检部对补货物料重新验收。

合格品入库与结算：验收合格的物料，仓库更新库存数据，需求部门办理领用手续；采购部将《采购订单》《到货验收记录》《质量验收报告》等单据整理归档，提交财务部*作为付款依据。

订单关闭：供应商完成所有订单义务（如补货、退款）后，采购部在系统中关闭订单，完成全流程闭环。

三、核心工具模板

模板1：采购订单确认表

订单基本信息

内容

订单号（PONo.）

订单日期

年月日

供应商名称

供应商联系方式

（联系人：，电话：）

采购方公司名称

采购方联系方式

（联系人：，电话：）

物料明细

序号

物料名称

1

2

交货要求

交货日期

年月日前（分批交货请注明批次及时间）

交货地点

运输方式

□供应商承担□采购方承担

付款条款

□预付%□货到付款□月结天

备注

（如：包装要求、验收标准附件、特殊条款等）

双方签字盖章

采购方（盖章）：

日期：年月日

供应商（盖章）：

日期：年月日

模板2：物料验收标准表

验收项目

验收标准

验收方法

结果判定

外观质量

1.表面无划痕、凹陷、锈蚀；2.标识清晰（含物料名称、规格、批次号）；3.包装完好，无破损、受潮。

目视检查+抽样（按10%比例）

合格/不合格

规格尺寸

符合《采购订单》约定的尺寸公差（如：长度±0.5mm，宽度±0.2mm）

卡尺/千分尺测量（全检或抽检）

合格/不合格

功能参数

1.功能测试：满足使用场景要求（如：电器产品通电运行正常）；2.功能指标：如耐压、强度等符合行业标准。

专业设备检测（附检测报告）

合格/不合格

数量核对

与《送货单》《采购订单》数量一致（允许±0.