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企业文档资料归档与借阅管理制度

一、前言

为规范企业内部文档资料的归档、保管、借阅及销毁流程，保证文档资料的完整性、安全性及可追溯性，提高信息资源利用效率，降低管理风险，依据《中华人民共和国档案法》及企业内部管理要求，特制定本制度。本制度适用于企业各部门、全体员工及外部合作单位（需借阅企业文档时）的文档资料管理行为。

二、制度适用范围与核心场景

（一）适用文档类型

纸质文档：包括但不限于公司章程、营业执照、财务报表、合同协议、会议纪要、人事档案、项目方案、客户资料、审计报告等具有保存价值的纸质材料。

电子文档：包括但不限于上述文档的电子版本（如Word、PDF、Excel等）、系统数据备份、邮件往来、设计图纸、数据库文件等。

（二）适用人员范围

企业内部员工：正式员工、实习生、劳务派遣人员等。

外部人员：客户、供应商、审计机构、合作单位等需临时借阅企业文档的外部人员。

（三）核心应用场景

日常归档：各部门在业务活动中形成的文档，需定期整理后移交至档案管理部门。

借阅查询：员工因工作需要查阅或借阅部门内/跨部门文档，外部人员因合作需要申请借阅文档。

档案保管：档案管理部门对归档文档进行分类存储、维护及安全防护。

到期处置：对超过保存期限的文档，按规定进行鉴定、销毁或延长保存。

三、文档归档全流程操作指南

（一）第一步：文档收集——明确责任范围

收集主体：各部门为文档收集的第一责任人，需指定专人（如部门文秘*）负责本部门文档的日常收集与初步整理。

收集范围：

本部门在业务开展中形成的所有应归档文档（含纸质及电子版本）；

涉及企业重大决策、重要项目、法律纠纷、财务审计等核心活动的文档；

上级单位、合作单位发送至本部门的需存档文件（如通知、函件、合同等）。

收集时限：

日常业务文档需在业务完成后3个工作日内完成收集；

月度/季度/年度总结类文档需在报告提交后5个工作日内完成收集；

项目类文档需在项目结项后10个工作日内完成收集。

（二）第二步：文档分类——科学划分层级

一级分类（按部门）：如行政部、人力资源部、财务部、市场部、研发部等。

二级分类（按文档类型）：

行政类：制度文件、会议纪要、公司通知、固定资产资料等；

人力资源类：员工入职/离职资料、劳动合同、薪酬档案、培训记录等；

财务类：财务报表、税务资料、审计报告、付款凭证等；

业务类：合同协议、客户资料、项目方案、招投标文件等；

研发类：技术图纸、专利文件、研发报告、测试数据等。

三级分类（按密级/期限）：

密级：公开（可对外公开）、内部（仅限企业内部查阅）、秘密（需审批后查阅）、机密（严格限制查阅）；

期限：永久保存、10年、5年、3年（根据《档案保管期限表》确定）。

（三）第三步：文档编号——统一编码规则

编号结构：公司简称-部门代码-年份-文档类型代码-流水号

示例：-RL-2024-HR-001（公司-人力资源部-2024年-人事档案-001号）

代码说明：

部门代码：行政部（XZ）、人力资源部（RL）、财务部（CW）、市场部（SC）、研发部（YF）；

文档类型代码：制度（ZD）、合同（HT）、报表（BB）、档案（DA）、图纸（TZ）。

电子文档编号：在纸质编号基础上增加“电子版”标识，如-RL-2024-HR-001-E。

（四）第四步：文档存储——规范保管方式

纸质文档存储：

使用专用档案盒存放，档案盒标签需标注编号、名称、密级、归档日期；

按分类顺序存入档案柜，档案柜张贴分类索引表；

存放环境需保持干燥、通风（湿度控制在45%-60%，温度控制在14-24℃），防火、防虫、防潮。

电子文档存储：

存储至企业指定的档案管理系统或服务器，禁止存储在个人电脑或私人云盘；

按分类建立文件夹层级，文件夹名称与分类规则一致；

电子文档需定期备份（每日增量备份+每周全量备份），备份数据异地存储（如公司总部与分支机构互备）。

（五）第五步：归档登记——建立台账记录

纸质文档：填写《文档归档登记表》（详见模板一），一式两份，档案管理部门留存一份，移交部门留存一份。

电子文档：在档案管理系统中录入归档信息，包括编号、名称、密级、形成部门、归档人、归档日期、存储路径等，系统自动归档编号。

四、文档借阅全流程操作指南

（一）第一步：借阅申请——规范提交材料

申请主体：借阅人需填写《文档借阅申请表》（详见模板二），注明借阅事由、文档名称/编号、借阅期限、用途（如“项目汇报”“审计核查”等）。

特殊情形：

借阅秘密级及以上文档，需经部门负责人*审批；

外部人员借阅文档，需加盖单位公章，并提供法定代表人授权委托书及身份证复印件。

（二）第二步：借阅审批——明确权限层级

审批流程：

部门内文档：部门负责人*审批；

跨部门文档：借阅部门负责人+档案管理部门负责人审批；

秘密级文档：部门负责人+分管