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机关档案管理工作制度及文档归档规范

一、总则

为规范我单位档案管理工作，确保档案的真实、完整、安全和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及《机关档案管理规定》等相关法律法规，结合本单位实际，制定本制度。

本制度所称机关档案，是指我单位在各项工作中形成的，具有查考、利用和保存价值的各种形式的历史记录，包括文字、图表、声像、电子数据等不同载体。

档案工作是机关工作的重要组成部分，全体工作人员均有保护档案的义务。档案管理工作遵循统一领导、分级负责，真实准确、规范有序，安全保密、便于利用的原则。

二、管理机构与职责

机关档案工作实行统一领导、归口管理的体制。单位办公室（或指定综合部门）为档案工作的职能管理部门，负责对本单位档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导。

档案管理部门的主要职责包括：

1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策；

2.制定和完善本单位档案管理工作制度及相关细则；

3.负责对本单位各部门形成的各类文件材料的收集、整理、归档工作进行指导和督促；

4.集中统一管理本单位全部档案，确保档案的完整与安全；

5.负责档案的保管、鉴定、统计、利用和历史档案的编研工作；

6.组织档案业务培训，提高工作人员的档案业务素质。

各业务部门应指定专人（兼职档案员）负责本部门文件材料的收集、整理、预归档和向档案管理部门移交工作，并协助档案管理部门做好相关档案利用工作。

三、文件材料的形成与收集

各部门在工作中形成的各类文件材料，均属归档范围。工作人员应在各项工作活动中，及时、准确、规范地形成和积累文件材料。

文件材料的收集应遵循“谁形成、谁收集”的原则，确保齐全完整。具体包括：

1.本单位在行政管理、业务活动中形成的各类请示、报告、批复、决定、决议、通知、纪要、计划、总结、统计报表等；

2.与外单位往来的正式公文（含电子公文）；

3.反映本单位基本历史面貌、机构设置、人员编制、干部任免、奖惩等文件材料；

4.具有保存价值的会议材料、调研材料、考察报告、合同协议、影像资料、实物等；

5.其他按照规定应当归档的文件材料。

电子文件的收集应与纸质文件材料收集同步进行，确保其真实性、完整性、可用性和安全性。收集时应包括电子文件的内容、结构、背景信息和元数据。

四、文件材料的整理与归档

文件材料的整理归档是档案管理的基础工作，各部门兼职档案员应按照档案管理部门规定的统一标准和方法进行。

整理工作应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。具体要求：

1.分类：按照本单位档案分类方案进行，一般可采用年度、机构（或问题）、保管期限等多维分类法。

2.组件（卷）：将每份文件按照“件”或“卷”进行整理。通常以每份独立的文件为一件，正本与定稿为一件，正文与附件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件。

3.排列：同一事由内的文件，按照形成时间顺序或重要程度排列。

4.编号：对整理好的文件材料逐件（卷）编写档号，档号应具有唯一性和稳定性。

5.编目：填写卷内文件目录或归档文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等要素。

6.装订：归档文件应采用符合档案保护要求的装订材料和方法进行装订，做到整齐、牢固，便于翻阅。

归档时间：各部门形成的文件材料，一般应在次年上半年之前整理完毕，并向档案管理部门移交归档。对于专业性强或形成周期较长的专项工作文件材料，可在工作告一段落后及时整理归档。

归档时，需填写《档案移交清册》，一式两份，交接双方核对无误后签字盖章，各执一份备查。

五、档案的保管与保护

档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案装具和设备，确保档案安全。档案库房应符合《档案馆建筑设计规范》要求，具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防高温、防光、防尘、防磁等“九防”措施。

档案装具应选用符合国家标准的档案盒、档案柜，做到统一规范。不同保管期限、不同类别的档案应分区存放，并有明显标识。

严格执行档案库房管理制度。非档案管理人员未经许可不得进入库房。档案管理人员进入库房应履行相应手续，库房内严禁吸烟和存放易燃易爆物品。

定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理并记录。对破损、褪色、霉变的档案，应及时进行修复和复制。

积极采用先进的档案保护技术和设备，如温湿度调控系统、灭火设备、防虫药剂等，改善档案保管条件，延长档案寿命。

六、档案的利用与开发

档案利用工作应坚持为机关工作服务、为社会发展服务的宗旨，严格遵守国家有关保密规定和本单位档案利用制度。

单位内部工作人员因工作需要查阅档案，须经本部门负责人批准，查阅重要或涉密档案，须经单位分管领导批准。

外单位人员查阅档案，须持单位介绍信和有效身份证件，经