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企业行政管理日常工作指导书

一、适用工作场景

本指导书适用于企业行政管理部门的日常管理工作，涵盖办公环境维护、会议组织与服务、办公物资管理、访客接待协调、办公设备维护、档案管理等核心工作场景。适用于行政专员、行政主管及行政相关岗位人员，旨在规范工作流程，提升行政服务效率与质量，保障企业日常运营有序开展。

二、标准化操作流程

（一）办公环境日常维护

晨间巡检（08:30-09:00）

检查办公区域（前台、会议室、走廊、茶水间等）卫生情况，保证地面清洁、桌面整齐、垃圾及时清理。

检查公共设施（饮水机、空调、打印机、绿植等）运行状态，饮水机滤芯水位、空调温度设置（夏季24-26℃，冬季18-20℃）、绿植叶片是否枯黄需记录并处理。

确认办公区域照明、门窗完好，发觉损坏（如灯具闪烁、玻璃破裂）立即联系维修人员，并在《设施维修登记表》中记录问题详情、报修时间及预计修复时间。

午间巡查（12:00-13:30）

检查茶水间微波炉、冰箱使用情况，清理食物残渣，保证无异味；检查卫生间洗手液、纸巾是否充足，不足时及时补充。

巡视会议室使用状态，若上午有会议，需检查桌椅是否归位、设备是否关闭、白板是否擦净。

下班前检查（17:30-18:00）

逐一关闭公共区域照明、空调、电脑等非必要电源，确认门窗锁闭情况（重点检查财务室、档案室等重点区域）。

检查消防设施（灭火器、消防栓）是否在指定位置，无遮挡、无损坏；检查消防通道是否畅通，禁止堆放杂物。

问题处理与记录

对巡检中发觉的问题（如设施故障、卫生死角）需在2小时内协调解决，无法立即解决的需明确责任人及完成时限，并在《办公环境巡检记录表》中每日更新处理进度。

（二）会议组织与服务

会议需求对接

收到会议申请后，1个工作日内与申请人（如部门主管*）确认会议信息：会议名称、时间、地点、参会人数、会议议程、所需设备（投影仪、麦克风、视频会议系统等）、物料（签到表、会议资料、饮用水、茶歇等）。

检查会议室预约情况，优先保障高层会议或重要客户会议，若遇冲突需及时协调其他会议室或调整时间。

会议准备

会议前1小时布置场地：根据参会人数摆放桌椅（U型/课桌式/圆桌式），调试设备（测试投影清晰度、麦克风音量、视频会议连接稳定性），摆放物料（签到表放入口处，资料按参会人数分装，饮用水每座位1瓶）。

涉及外部会议的，需提前30分钟在会议室门口放置指引牌，告知参会人员会议室位置。

会中服务

会议开始前15分钟，安排人员在会议室入口引导参会人员签到，协助就座；会议期间每小时更换一次饮用水，保证麦克风电量充足。

遇设备故障时，立即启动备用方案（如切换备用投影仪、改用手机热点连接视频会议），同时联系IT人员维修，避免会议中断。

会后整理

会议结束后30分钟内，清理会议室（擦拭桌面、归位椅具、清理垃圾），检查设备是否关闭，回收剩余资料并分类归档。

向申请人反馈会议服务情况，收集改进建议，并在《会议服务反馈表》中记录。

（三）办公物资管理

需求统计与采购

每月25日前，各部门提交《办公物资申领表》（含物资名称、规格、数量、用途），行政专员*汇总后核对库存（通过物资管理系统或台账），保证无重复采购。

通用物资（A4纸、笔、文件夹等）按季度采购，专项物资（打印机墨盒、办公设备配件等）按需采购，选择3家以上供应商比价，优先选择质量可靠、配送及时的供应商。

入库与登记

物资送达后，行政专员*与采购员共同核对物资名称、规格、数量是否与订单一致，检查质量（如墨盒是否过期、文件夹是否破损），确认无误后在《物资入库登记表》中记录入库时间、物资信息、经手人。

贴好物资标签（含名称、规格、入库日期），分类存放（易碎品单独放置、文具按类型分区），保证台账与库存一致（每月盘点一次）。

领用与核销

员工领用物资需填写《物资领用登记表》，注明领用人、部门、物资名称、数量、领用日期，部门主管*签字确认后发放。

严格控制贵重物资（如笔记本电脑、投影仪）领用，需经部门负责人及行政主管*审批，领用期间由领用人负责保管，离职时需归还。

（四）访客接待协调

访客信息确认

接到访客预约后，1个工作日内与接待人（如业务主管*）确认：访客姓名、单位、职务、到访时间、事由、人数、是否需要车辆接送或住宿安排。

若为重要客户或外部单位访客，需提前准备访客资料（企业宣传册、项目方案等），并安排接待人员（一般为对接部门人员+行政专员*）。

接待准备

访客到访前30分钟，布置接待区域（前台摆放企业LOGO牌、茶水间准备矿泉水/茶包、会议室根据访客人数摆放座位）。

确认停车信息（若需接送，提前联系司机安排车辆；若访客自驾，预留停车位并告知位置）。

接待执行

访客到达时，前台人员主动上前问候（“您好，欢迎来到公司，请问您是来拜访部门的吗？”），确认身份后联系接待人，引导至会议室或接待区。

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