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采购申请与审批标准化操作手册

手册概述

本手册旨在规范企业内部采购申请与审批流程，保证采购活动的合规性、高效性与经济性。通过明确各环节职责、统一操作标准，有效提升采购管理质量，保障生产经营活动的顺利进行，同时控制采购成本，防范潜在风险。

适用范围与情境

本手册适用于企业内所有部门因生产经营、办公需求或特定项目需要而进行的各类采购活动。无论是常规办公用品、生产原材料，还是固定资产购置、服务外包等，均需遵循本手册规定的流程进行申请与审批。当部门出现以下情况时，应及时启动采购申请流程：

存在新的物资或服务需求，且无库存或现有资源无法满足；

库存物资达到或低于安全库存线，需进行补充采购；

现有设备、设施损坏或老化，需要维修、更换或新增；

为完成特定项目任务，需采购专项物资或服务；

其他经确认需要通过采购方式获取资源的情况。

标准操作流程

一、采购需求的识别与初步评估

需求提出：各部门根据实际工作需要，由需求经办人（如部门专员、项目负责人等）识别并明确采购需求。需求应具体、清晰，包括所需物品或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、期望到货日期、用途说明等基本信息。

需求核实：需求经办人需核实需求的必要性与合理性，例如：

是否为必需品？可否替代或延迟采购？

现有库存是否真的无法满足？（可通过库存管理系统查询或实地盘点确认）

采购数量是否合理？是否考虑了经济采购批量或最小包装量？

预算初步确认：需求经办人需根据市场行情或历史采购数据，对采购项目进行初步的成本估算，确认其是否在部门预算额度内，或是否需要申请额外预算。

二、采购申请单的规范填写

获取申请单：需求经办人从公司指定平台（如OA系统、共享文件夹）或行政/采购部门领取标准《采购申请单》。

填写申请信息：需求经办人需认真、准确、完整地填写《采购申请单》各项内容，主要包括：

基础信息：申请部门、申请人、联系方式、申请日期。

采购需求明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、技术参数或服务要求、用途说明。

预算信息：预估单价、预估总价、资金来源（如部门预算、项目预算等）。

供应商信息：若有推荐供应商，需填写供应商名称、联系人、联系方式（内部通讯录可查）、报价单（如已有）。

期望到货/服务开始日期。

附件：如技术规格书、图纸、比价记录、相关审批意见等，需作为申请单附件一并提交。

部门内部审核：申请单填写完毕后，需求经办人需提交至本部门负责人进行审核。部门负责人需对采购需求的真实性、必要性、合理性以及预算匹配性进行把关，审核无误后签字确认。

三、审批流程的逐级推进

根据采购金额、物品类型及公司规定，采购申请需经过不同层级人员的审批。审批流程应自下而上逐级进行，不得越级审批（特殊情况需经相关高层特批）。

审批层级划分（示例，企业可根据自身情况调整）：

一级审批（部门负责人）：负责本部门所有采购申请的初步审核，如上所述。

二级审批（分管副总/总监）：负责一定金额范围内（例如：人民币5,000元-50,000元）或特定类型采购申请的审核，重点关注采购的必要性、预算合理性及是否符合部门工作计划。

三级审批（总经理/厂长）：负责大额采购（例如：人民币50,000元以上）或重要资产购置、关键服务外包等采购申请的最终审批，从公司整体战略、财务状况及风险控制角度进行综合评估。

专项审批：如涉及固定资产、招投标、进口采购等特殊事项，可能需additional如财务部、法务部、资产管理部等相关部门会签或专项审批。

审批要点：

审批人需仔细核对《采购申请单》及附件信息的完整性、准确性和合规性。

审批人需确认采购需求与公司规定、部门职责的相符性。

审批人需关注预算执行情况，保证采购支出不超预算。

对于大额或复杂采购，审批人可要求申请人补充说明或提供比价、议价资料。

审批人应在规定时限内完成审批，不得无故拖延。

审批流转：

《采购申请单》经部门负责人审核后，按照审批层级依次流转至相应审批人。

可通过OA系统线上流转，或纸质申请单人工传递。线上流转应保证审批痕迹可追溯。

任何一级审批不通过，需注明不通过理由，并退回至上一环节或申请人进行修改或补充。

四、采购任务的执行与反馈

审批通过：采购申请获得所有必需的审批后，申请单流转至采购部门（或指定采购执行人）。

采购执行：

采购部门收到审批通过的《采购申请单》后，应根据申请需求进行市场调研、供应商选择（如需招投标或比价，应按公司相关规定执行）。

与选定的供应商洽谈价格、交货期、付款方式、售后服务等条款，并签订采购合同（如达到合同签订标准）。

向供应商下达采购订单，明确采购细节。

进度跟踪：采购部门负责跟踪订单执行情况，保证供应商按时、按质、按量交付。

入库与验收：

采购的物品到货后，需求部门（或仓库、质检部门）需根据《采购申请单》和采购订单对物品的名称、规格、数量、质