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人力资源行政助理经理

一、人力资源行政助理经理岗位概述

人力资源行政助理经理是组织内部负责支持人力资源部门日常运营与管理的关键岗位。该职位主要职责包括协助人力资源各项事务的行政支持、文件管理、流程优化以及跨部门沟通协调。通过高效的事务管理，确保人力资源部门工作顺畅运行，提升整体运营效率。

二、岗位职责与核心任务

（一）行政支持与日常事务管理

1.负责人力资源部门日常办公用品的采购、分发与管理，确保物资充足且合理使用。

2.执行员工入职、离职手续的行政流程，包括合同签订、档案整理、系统信息录入等。

3.协调安排部门会议、培训等活动的场地预订、物资准备及后续跟进工作。

（二）文件与信息管理

1.负责人力资源相关文件（如规章制度、培训资料、劳动合同等）的归档与保密管理。

2.维护人力资源信息系统（HRIS）或电子档案系统的数据准确性，定期进行数据核对与备份。

3.协助准备月度/季度人力资源报表所需的基础数据及文档材料。

（三）流程优化与效率提升

1.监控人力资源行政流程（如招聘流程、绩效管理流程等），识别改进机会并推动优化方案实施。

2.开发或优化行政工作表单（如考勤表、费用报销单等），简化操作步骤以减少人力成本。

3.引入或测试新的行政工具（如电子签名系统、自动化审批流程），提升工作效率。

（四）跨部门协作与沟通

1.作为人力资源部门与财务、IT等部门的联络人，协调行政支持需求（如费用报销、系统权限设置等）。

2.参与跨部门项目会议，提供人力资源行政方面的支持与反馈。

3.维护良好的内部沟通渠道，及时传递部门政策变动或行政通知。

三、任职资格与能力要求

（一）教育背景与专业认证

1.本科及以上学历，人力资源、行政管理或相关专业优先。

2.持有相关职业资格证书（如人力资源管理师、行政助理认证）者优先考虑。

（二）工作经验与技能

1.3年以上人力资源行政或类似岗位工作经验，其中至少1年管理经验。

2.熟悉人力资源六大模块（招聘、培训、薪酬、绩效、员工关系、HRBP）中的行政支持流程。

3.优秀的组织协调能力，能同时处理多项任务并确保按时完成。

（三）核心能力与素质

1.熟练使用办公软件（Word、Excel、PPT）及HRIS系统，具备数据统计分析能力。

2.严谨细致的工作态度，具备较强的保密意识与责任心。

3.良好的沟通表达能力，能有效协调内外部资源解决问题。

四、工作流程示例（入职行政流程）

（1）准备阶段

-确认新员工入职信息（部门、岗位、薪资等）

-准备所需文件模板（劳动合同、保密协议等）

-预订入职培训场地及物资

（2）执行阶段

-安排入职手续办理时间与地点

-引导新员工完成系统信息录入（如OA、HRIS）

-发放办公用品（工卡、文具等）

（3）跟进阶段

-收集入职反馈，优化流程细节

-更新员工档案，确保信息完整

-协调IT部门开通系统权限

（续前）四、工作流程示例（入职行政流程）

（1）准备阶段(PreparationPhase)

1.信息确认与准备(InformationConfirmationPreparation):

(1)在新员工正式入职前1-2周，与用人部门及人力资源业务经理确认最终入职信息，包括但不限于：姓名、所属部门、具体岗位、入职日期、薪资结构、所需合同类型（如标准合同、项目合同等）、是否有转正试用期等关键细节。确保信息准确无误，为后续流程奠定基础。

(2)根据公司制度及员工情况，准备或更新所需签署的文件清单，例如：标准劳动合同、保密协议、知识产权归属协议、员工手册（电子版/纸质版）、费用报销说明、工位安排确认单等。确保文件版本为最新有效版本。

(3)与IT部门沟通，确认新员工的邮箱、内部系统（如OA、ERP、HRIS）账户、网络及电话权限开通计划，预估所需时间。

(4)与行政/设施部门沟通，预留工位、确定办公用品配置清单（如电脑、显示器、键盘、鼠标、文具、工牌、文件夹等），并确认办公设备到货或配置时间。

2.资源预订与物料采购(ResourceBookingMaterialProcurement):

(1)如需参加入职培训或部门欢迎会，提前预订培训场地或会议室，准备相应数量的席卡、茶水、培训材料（如目录、笔记册）等。

(2)根据入职人数和公司标准，采购或准备入职礼包（如欢迎信、公司周边小礼品、企业文化资料等），确保按时到位。

(3)准备工卡（IDCard）或门禁卡的制作申请，与制卡供应商沟通制作周期。

（2）执行阶段(ExecutionPhase)

1.入职当天接待与引导(OnboardingDayReceptionGuidance):

(1)提前到达指定接待区域（如