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综合办公文档格式规范指南

一、适用范围与场景说明

本规范适用于公司内部各类办公文档的编制与管理，包括但不限于：

日常管理文件：通知、通报、会议纪要、工作计划与总结；

业务流程文件：请示、报告、合同（草案）、审批单；

项目专项文件：项目建议书、可行性研究报告、验收报告；

对外函件：商务函件、合作方案、公函。

无论是电子文档（Word、Excel、PPT）还是纸质文档，均需遵循本格式规范，保证文档统一性、专业性和可读性。

二、文档格式规范操作步骤

（一）页面基础设置

页边距：上2.54cm、下2.54cm、左3.17cm、右3.17cm（符合A4纸标准打印需求）。

纸张方向：默认纵向，如需横向（如宽表格、图纸），需在页面布局中单独设置并注明“横向页面”。

页眉页脚：

页眉：距边界1.5cm，左侧插入公司LOGO（可选），右侧居中显示文档标题（如“公司2024年第一季度工作总结”）；

页脚：距边界1.75cm，居中插入页码（格式为“第X页共Y页”），保密文件需在页脚右侧标注“密级：内部/秘密/机密”。

（二）字体与字号规范

中文字体：标题使用“方正小标宋简体”或“微软雅黑加粗”，使用“仿宋_GB2312”；

英文及数字字体：使用“TimesNewRoman”或“Arial”；

字号要求：

一级标题（如“一、总则”）：二号，加粗，居中；

二级标题（如“（一）适用范围”）：三号，加粗，左对齐；

三级标题（如“1.页面设置”）：四号，加粗，左对齐；

三号，行距28磅（1.5倍行距）；

表格内文字：根据表格内容调整，一般不超过小四号，表头加粗。

（三）段落格式设置

对齐方式：标题居中对齐，两端对齐；

缩进规则：首行缩进2字符（特殊要求除外，如条款式文档可顶格）；

间距设置：段前间距0.5行，段后间距0.5行，避免段落间距过大或过小影响阅读。

（四）标题层级与编号

层级结构：采用“一、→（一）→1.→（1）→①”五级标题体系，超过五级可用“①”“a.”等补充；

编号要求：

一级标题用汉字数字加顿号（如“一、”）；

二级标题用汉字数字加括号（如“（一）”）；

三级标题用阿拉伯数字加点（如“1.”）；

禁止跳级使用标题（如直接用“1.”作为一级标题）。

（五）表格与图片规范

表格制作：

使用“三线表”（仅顶线、底线、栏目线），无竖线、无外侧框线；

表格标题位于表格上方，居中，格式为“表1-1X表”（表序“表1-1”+表题，表序按章编号，如第一章第一个表为“表1-1”）；

表格跨页时，需在次页重复表头，并在表题后标注“（续）”。

图片插入：

图片下方需添加图题，居中，格式为“图1-1X图”（图序按章编号）；

图片嵌入文本中，避免浮于文字上方，保证与上下文逻辑连贯；

图片分辨率不低于300dpi，保证打印清晰。

（六）页眉页脚与页码

页眉：从页开始设置，封面、目录页不添加页眉；

页码：

封面、目录页用罗马数字（Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ…）单独编号；

开始用阿拉伯数字（1、2、3…）连续编号；

页码位于页脚居中，页码数字距边界1cm。

三、常用与表格示例

（一）文档封面模板

公司文件

文件[文档全称，如“关于开展2024年度安全生产大检查的通知”]

密级：□内部□秘密□机密

编号：[年份]-[部门简称]-[序号，如“2024-办-001”]

编制部门：[填写部门全称]

编制人：[*]

审核人：[*]

批准人：[*]

发布日期：2024年月日

（二）审批流程表模板

流程环节

负责人

完成时限

意见/签字

部门初审

[*]

–

职能部门会签

[*]

–

分管领导审批

[*]

–

总经理批准

[*]

–

（三）目录页模板（示例）

目录

一、适用范围与场景说明…….1

（一）日常管理文件………1

（二）业务流程文件………1

二、文档格式规范操作步骤…………………2

（一）页面基础设置………2

页边距……………..2

三、常用与表格示例……………….3

（一）文档封面模板………3

四、格式规范执行要点与常见问题

（一）核心执行要点

统一性：同一文档内标题、字体、段落格式需保持一致，避免混用多种风格；

简洁性：避免使用过多花哨格式（如艺术字、彩色文字），重点内容可通过“加粗”“下划线”标注；

逻辑性：标题层级需与文档内容结构匹配，保证读者能快速定位信息。

（二）常见问题与规避方法

常见问题

规避方法

标题层级混乱（如跳级使用）

严格按照“一、→（一）→1.”层级编写，使用Word“标题样式”自动目录

表格跨页无表头

插入“重复标题行”：选中表头行→表格工具→布局→重