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文档归档与存储标准化流程模板

一、适用范围与应用场景

本模板适用于各类企业、事业单位、机关等组织的文档归档与存储管理工作，尤其适合需要系统化管理纸质及电子文档的场景，包括但不限于：

日常办公文件（如通知、报告、会议纪要）的归档；

项目全生命周期文档（如立项文件、过程记录、验收报告）的存储；

合规性文档（如审计报告、合同、资质证明）的长期保管；

历史文献、重要档案的数字化存储与管理。

通过标准化流程，可解决文档散乱、查找困难、存储安全等问题，提升文档管理效率与合规性。

二、标准化操作流程详解

（一）前期准备阶段

制定文档分类标准

根据组织业务特点，明确一级分类（如“综合管理类”“项目管理类”“财务审计类”）及二级分类（如“综合管理类”下分“通知文件”“会议纪要”“制度规范”）；

编制《文档分类目录》，明确各类别编码规则（如“GL-01”代表综合管理类-通知文件）、保管期限（如永久、10年、5年）、存储介质（纸质/电子）。

配置存储资源与权限

电子文档：搭建或选用文档管理系统（如OA系统、档案管理系统），设置存储服务器及云端备份空间；

纸质文档：准备档案柜、档案盒、标签纸等耗材，按分类分区存放；

权限配置：根据岗位职责分配文档查阅、编辑、归档权限（如普通员工仅能查阅本部门文档，档案管理员负责全文档库管理）。

明确责任分工

文档产生部门：负责本部门文档的初步整理、审核及提交归档；

档案管理员：负责文档的最终审核、分类存储、系统登记及借阅管理；

部门负责人：负责对本部门提交文档的真实性、完整性进行审批。

（二）文档归档实施阶段

文档收集与初步整理

文档产生部门在文件形成后3个工作日内，完成文件收集（如纸质文件需核对份数，电子文件需确认格式为PDF/DOCX等通用格式）；

剔除重复、无效文件（如草稿、临时通知），对破损纸质文件进行修复，对模糊电子文件进行重新扫描/编辑。

文档审核与命名规范

部门负责人对文档内容进行审核，重点检查是否完整、准确、合规，审核通过后在《文档归档审批表》签字（签字人：*）；

按统一规范命名文档：

纸质文件：“部门代码-分类编码-年份-序号-文件名”（如“XZB-GL-01-2024-001-关于2024年春节放假的通知”）；

电子文件：命名规则同上，存储路径为“系统根目录/一级分类/二级分类/年份/文件名”。

分类存储与系统登记

纸质文档：装入统一规格档案盒（规格：300mm×220mm×50mm），盒面标注“部门代码-分类编码-年份-文件名及起止序号”，按分类编码顺序存入档案柜，并在柜侧张贴分类索引；

电子文档：至文档管理系统，填写《电子文档归档登记表》（含文件名、存储路径、密级、归档人、归档日期等信息），系统自动归档编号；

双向同步：重要文档需实现纸质与电子版本一一对应，在《文档关联登记表》中记录对应关系。

移交与验收

文档产生部门将整理好的纸质文档连同《文档归档审批表》《文档关联登记表》一并移交至档案管理员；

档案管理员核对文档数量、完整性、命名规范及审批手续，确认无误后在《文档移交清单》上签字（移交人：，接收人：），双方各执一份留存。

（三）后续管理阶段

定期检查与维护

档案管理员每季度对纸质档案库进行环境检查（温度14-24℃，湿度45-60%），检查档案盒是否变形、标签是否脱落，发觉问题及时整改；

每半年对电子档案进行备份（异地备份+云端备份），并验证备份数据的完整性，填写《档案备份记录表》。

借阅与归还流程

借阅人填写《文档借阅申请表》，说明借阅事由、文档名称、借阅期限，经部门负责人及档案管理员审批后，方可借阅；

纸质档案借阅期限不超过5个工作日，电子档案在线查阅权限仅开放审批时限内，到期自动失效；

归还时，档案管理员检查文档是否完好、有无涂改，确认无误后收回并在《文档借阅登记表》记录归还情况。

到期鉴定与销毁

保管期限届满的档案，由档案管理员会同业务部门、法务部门进行鉴定，确认无继续保存价值后，编制《档案销毁清单》，报分管领导（签字：*）审批；

纸质档案采用粉碎或焚烧方式销毁（需2人以上监销，监销人：、），电子档案彻底删除并清除备份存储介质；

销毁后在《档案销毁记录表》中记录销毁时间、方式、监销人等信息，相关审批及记录表永久保存。

三、配套工具与表格模板

（一）《文档分类目录》模板

一级分类编码

一级分类名称

二级分类编码

二级分类名称

保管期限

存储介质

GL

综合管理类

GL-01

通知文件

10年

纸质+电子

GL

综合管理类

GL-02

会议纪要

永久

纸质+电子

XMM

项目管理类

XMM-01

立项文件

永久

纸质+电子

XMM

项目管理类

XMM-02

验收报告

30年

纸质+电子

（二）《文档归档登记表》（电子版）

归档编号

文件名

分类编码

存储路径

密级（公开/内部/秘密）