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供应链采购合同管理审核模板

一、适用场景与价值定位

本模板适用于各类企业采购部门、法务部门及相关岗位人员对供应链采购合同进行标准化审核，覆盖原材料采购、零部件采购、服务外包采购等多种合同类型。无论是中小企业规范合同管理流程，还是大型企业建立多层审核机制，均能通过本模板实现审核标准化、风险可控化，有效降低合同履约纠纷，保障企业采购权益，提升采购管理效率。

二、合同审核全流程操作指引

（一）合同接收与初步筛选

合同接收：采购专员通过OA系统、邮件或纸质文件接收供应商提交的采购合同，同步记录合同基本信息（合同编号、供应商名称、采购物料/服务名称、合同金额、提交日期等），形成《合同接收台账》。

初步筛选：根据合同金额、采购物料重要性等维度判断审核优先级（如金额≥50万元或涉及关键物料的合同优先审核）；检查合同文件完整性，包括合同、附件（技术参数、图纸、报价单等）、双方授权代表签字页等，缺失材料需及时联系供应商补充。

（二）主体资格审核

重点核查合同双方主体是否具备签约资格，避免因主体不适格导致合同无效：

供应商资质：查验供应商营业执照（确认经营范围是否包含采购标的）、相关行业资质证书（如ISO质量体系认证、特种设备生产许可证等）、法定代表人身份证明及授权委托书（若签约人为授权代表）。

采购方资质：确认采购方签约主体与公司注册名称一致，避免分公司或项目部未经授权擅自签约。

关联关系排查：通过企业信用信息系统查询供应商是否为失信被执行人、经营异常名录企业，或与采购方存在关联关系（需履行内部关联交易审批程序）。

（三）条款合规性审核

对照《民法典》《合同法》及公司内部合同管理制度，逐条审核合同条款的合法性与合规性：

合同效力条款：检查合同是否明确“合同生效条件”（如双方签字盖章后生效、需经审批后生效）、“合同终止条件”（如履行完毕、违约解除等），避免约定无效条款（如“一方可单方无条件解除合同”）。

标的物条款：明确采购标的物名称、规格型号、数量、质量标准（需引用国标、行标或双方确认的技术附件），避免描述模糊（如“优质产品”“按样品供货”需补充样品封存条款）。

权利义务条款：核对双方权利义务是否对等，例如供应商是否有“按时交付、提供质保”义务，采购方是否有“按时付款、验收配合”义务，避免出现“霸王条款”（如供应商免责范围过大、采购方违约责任过重）。

违约责任条款：明确违约情形（如逾期交货、质量不达标、付款延迟等）对应的违约金计算方式（建议不超过实际损失的30%）、赔偿范围及争议解决方式（优先约定“采购方所在地法院诉讼”或“仲裁委员会仲裁”）。

（四）商务条款合理性审核

聚焦采购成本、交付、付款等核心商务条款，保证符合公司采购策略与财务制度：

价格条款：核对合同价格是否与采购订单、报价单一致，明确价格是否含税（需注明税率）、是否包含运费、安装费等附加费用，避免后期产生额外成本。

交付条款：约定交付时间（具体日期或“收到订单后X日内”）、交付地点（如“采购方指定仓库”）、运输方式及风险转移节点（如“交付前毁损灭失风险由供应商承担”）。

付款条款：明确付款节点（如“预付款30%（合同签订后X日内）、到货款60%（验收合格后X日内）、质保金10%（质保期满后X日内）”）、付款账户信息（需与供应商营业执照一致）、发票要求（如“开具增值税专用发票，发票需在交付后X日内提供”）。

验收条款：约定验收标准（依据技术参数、样品或行业标准）、验收期限（如“收到货物后X日内完成验收”）、验收异议处理（如“验收不合格供应商需X日内更换或退款”）。

（五）风险点专项排查

针对采购业务中的高频风险点进行重点核查：

知识产权风险：若采购标的物涉及专利、软件等知识产权，需审核供应商是否拥有合法授权或所有权，避免侵权纠纷。

保密条款：明保证密信息的范围（如技术参数、客户信息等）、保密期限（建议不少于合同终止后3年）及违约责任。

不可抗力条款：约定不可抗力的定义（如自然灾害、战争等）、通知义务（不可抗力发生后X日内书面通知对方）及免责范围。

履约能力风险：对于大额或长期合同，可要求供应商提供近三年财务报表或履约保证金（金额一般为合同额的5%-10%），保证其具备持续履约能力。

（六）审核意见反馈与修订

出具审核意见：审核人员根据上述审核结果，填写《合同审核意见表》，明确“审核通过”“需修订后再次审核”或“审核不通过”的结论，并标注具体修订条款及修改建议。

反馈与修订：采购专员将审核意见反馈至供应商，协调其对合同条款进行修订；若涉及重大修改（如价格、交付时间变更），需重新履行内部审批流程。

确认最终版本：双方确认修订后的合同文本，保证所有修改点已落实，并由双方授权代表签字盖章（骑缝章需齐全）。

（七）审批与归档

最终审批：根据合同金额及重要性，提交至对应层级领导审批（如金额≤10