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公司日常行政流程操作标准化手册

前言

为规范公司日常行政管理工作，提升工作效率，保证各项流程有序开展，特制定本手册。本手册涵盖公司常用行政操作场景，明确各环节责任主体与操作要求，适用于全体员工及行政相关人员。请各部门严格参照执行，共同维护公司行政管理的标准化与规范化。

一、会议室预约管理

适用情境

适用于公司内部各类会议（如部门例会、项目推进会、客户洽谈、培训讲座等）的场地申请与使用管理，保证会议室资源合理分配，避免冲突。

操作流程详解

1.提交预约申请

申请人通过公司OA系统“会议室预约”模块，填写会议基本信息：

会议名称（需简洁明了，如“项目季度总结会”）

会议日期（精确到日，如2024年X月X日）

会议时段（起始时间-结束时间，建议以30分钟为单位，如14:00-15:30）

参会人数（预计人数，不超过会议室最大容量）

所需设备（投影仪、视频会议系统、白板、麦克风等，勾选所需项）

特殊需求（如茶歇、桌型布置等，需提前说明）

申请人姓名、所属部门、联系方式

提交后系统自动预约编号（如MT20240515001）。

2.审核与确认

系统自动校验：会议室时间段是否已被占用、设备是否可用。

若时间段冲突，系统提示“该时段不可用”，申请人需调整后重新提交；若设备不足，行政部将在1个工作日内反馈解决方案（如协调其他会议室或调换设备）。

无冲突时，系统自动发送“预约成功”通知至申请人及部门负责人邮箱。

3.会前准备

会议前1个工作日，行政部根据预约信息准备会议室：

开启设备电源，调试投影、麦克风等；

摆放桌椅（根据需求布置U型/课桌型/会议型）；

如需茶歇，提前联系行政部安排茶歇区。

会议当天，申请人提前15分钟到会议室检查设备，确认无误后等待参会人员到场。

4.会后整理

会议结束后，申请人需：

关闭所有设备（投影仪、灯光、空调等）；

整理会议室桌椅，清理垃圾，将白板擦净；

在OA系统中“会议结束”，确认会议室状态为“空闲”。

行政部每日18:00前检查会议室使用情况，保证无遗留物品或设备故障。

标准化表单

会议室预约申请表

序号

字段名称

填写要求

示例

1

会议名称

简洁明确，不超过20字

项目需求评审会

2

申请人

真实姓名，系统自动填充

*小明

3

所属部门

所在部门全称

市场部

4

会议日期

YYYY-MM-DD格式

2024-05-20

5

会议时段

HH:MM-HH:MM格式，精确到30分钟

09:00-10:30

6

参会人数

预计人数，不超过会议室容量

12人

7

所需设备

勾选所需设备（可多选）

□投影仪□麦克风□白板

8

特殊需求

可选，填写具体需求

需摆放U型桌，提供矿泉水

9

部门负责人审批

系统自动推送审批流程

*张华（市场部经理）

10

预约状态

系统自动更新

□待审核□已通过□已取消

执行要点提示

预约需提前至少4小时提交，紧急会议（如2小时内需使用）需直接联系行政部（分机号8001）协调；

会议时长原则上不超过4小时，超时需重新提交预约申请；

禁止私自占用会议室或变更会议用途，如需变更需在系统中修改并重新审批；

会议室设备使用如遇故障，立即联系行政部处理，切勿擅自拆卸。

二、办公用品申领与领用

适用情境

适用于员工日常办公所需物品（如笔、纸、文件夹、打印耗材等）的申领与领用管理，保证办公用品合理使用、库存可控。

操作流程详解

1.提交申领申请

申请人通过OA系统“办公用品申领”模块，选择所需物品：

物品类别（办公文具、办公耗材、清洁用品等）；

物品名称（如A4纸、中性笔、文件夹等）；

规格型号（如A4纸70g/500张、中性笔0.5mm黑色）；

申领数量（需参考《办公用品库存标准》，如A4纸每月限申领2包，中性笔每月限申领2支）；

申领事由（简述用途，如“部门日常办公使用”）；

申领人姓名、所属部门、联系方式。

提交后系统自动申领单编号（如BG20240515001）。

2.审核与库存核对

部门负责人收到审批提醒后，1个工作日内完成审核：

核对申领物品是否为部门必需品；

审核申领数量是否合理（避免囤积或浪费）。

审核通过后，系统推送至行政部，行政专员核对库存：

若库存充足，直接进入发放流程；

若库存不足，《采购申请单》，联系供应商采购（采购周期一般为3-5个工作日）。

3.领用与确认

库存充足时，行政专员通知申请人领用；

申请人携带工牌至行政部（301办公室）领取物品，核对物品名称、数量无误后，在《办公用品领用登记表》上签字确认；

行政部更新库存信息，保证系统数据与实际库存一致。

标准化表单

办公用品申领与领用登记表

日期

物品名称

规格型号

申领数量

领用人

所属部门

审核人

库存余量

备注

2024-05-15

A4纸

70g/500张

2包

*李红

人事部

*赵刚

15包