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采购流程审批标准化模板应用指南

一、适用范围与典型应用场景

本标准化模板适用于企业各类采购活动的全流程审批管理，涵盖办公用品采购、生产物料采购、设备采购、服务采购等场景。特别适合需要跨部门协作、规范化管理的企事业单位，能有效解决传统采购中审批流程不清晰、责任不明确、效率低下等问题。例如：

日常办公采购：如文具、耗材等小额高频采购，可通过模板快速完成审批闭环；

项目专项采购：如新项目所需设备、原材料等大额采购，模板可保证需求合规、预算可控；

紧急采购处理：对于突发需求，模板可通过“加急标注”和简化流程节点，保障时效性。

二、标准化审批流程操作指引

采购审批流程需严格按照“需求发起-部门审核-采购执行-财务复核-领导审批-验收归档”六步推进，保证每个环节权责清晰、操作规范。

步骤1：需求发起与申请

责任人：需求部门申请人（如部门专员）

操作说明：

登录采购管理系统或填写《采购申请表》，明确采购需求（物品名称、规格型号、数量、用途、预估单价、总价等）；

附上相关佐证材料，如《需求说明书》《比价记录》（若为3万元以上采购）、《技术参数要求》等；

提交至需求部门负责人审核。

关键点：需求描述需具体、量化，避免模糊表述（如“一批办公用品”需明确具体品类和数量）。

步骤2：部门负责人初审

责任人：需求部门负责人（如部门经理）

操作说明：

核查采购需求的必要性（是否为部门工作必需）、合理性（数量、规格是否匹配实际需求）；

审核预算是否符合部门年度预算计划，超预算需注明原因并同步财务部门；

审核通过后，提交至采购部门。

关键点：对“非必要采购”或“超预算无说明”的需求，需退回申请人并注明理由。

步骤3：采购部门专业审核

责任人：采购专员（如采购主管）

操作说明：

根据采购金额和类型确定采购方式：

5万元以下：可采用询价、比价或电商平台采购；

5万-50万元：需不少于3家供应商比价，提交《比价报告》；

50万元以上：启动公开招标或竞争性谈判流程；

核查供应商资质（营业执照、相关行业资质、过往合作信誉等），优先选择合格供应商名录内的单位；

确定采购方案后，提交至财务部门复核。

关键点：严禁未经审核直接指定供应商，保证采购过程公开透明。

步骤4：财务部门预算与合规复核

责任人：财务审核专员（如财务经理）

操作说明：

核查采购预算是否在部门可用余额内，跨部门采购需确认资金来源合规性；

审核采购价格是否符合市场公允价（参考历史采购数据、第三方平台报价等）；

核对付款方式、发票类型（如增值税专用发票）是否符合财务制度；

复核通过后，提交至分管领导审批。

关键点：对“超预算”“无预算来源”或“价格异常”的采购，一票否决并退回。

步骤5：分管领导最终审批

责任人：分管采购/财务的领导（如副总）

操作说明：

根据采购金额分级审批：

10万元以下：由部门负责人和采购部门联批即可；

10万-50万元：需分管领导审批；

50万元以上：提交总经理/总经理办公会审批；

重点审批采购项目的战略匹配性（是否符合公司年度计划）、风险可控性（如供应商履约能力、合同条款风险）；

审批通过后，采购部门可启动采购执行。

关键点：审批需在2个工作日内完成，紧急采购可启动“绿色通道”，事后补签审批手续。

步骤6：采购执行、验收与归档

责任人：采购专员、需求部门、档案管理员

操作说明：

采购执行：采购部门根据审批结果与供应商签订合同（明确交付时间、质量标准、违约责任等），下达订单；

验收：货物送达后，需求部门联合采购部门、质检部门（若需）按合同标准验收，填写《验收单》，注明数量、质量、交付时间等信息；

付款：财务部门凭《验收单》《采购合同》《发票》办理付款；

归档：档案管理员将《采购申请表》《审批记录》《合同》《验收单》《发票》等资料整理归档，保存期限不少于5年。

三、采购审批流程标准化模板表格

采购申请编号

PD-2024-X

申请日期

2024年X月X日

需求部门

市场部

申请人

**

联系方式

采购类型

□物料□服务□设备□其他：办公用品

采购内容明细

序号

物品名称

规格型号

数量

1

A4复印纸

80g

50

2

签字笔

0.5mm黑色

20

合计预估金额

1,320.00元

预算科目

行政办公费

采购方式

□询价□比价□招标□单一来源□电商平台：京东企业购

供应商信息

名称：办公用品公司；联系人：；报价：1,300.00元

部门负责人意见

需求合理，预算充足，同意采购。签字：**日期：2024年X月X日

采购部门意见

供应商资质合格，比价合规，同意采购。签字：**日期：2024年X月X日

财务部门意见

预算在行政办公费余额内，价格公允，同意付款。签字：赵六日期：2024年X月X日

分管领导审批

10万元以下采购，审批通过。签字：孙七日期：2024年X月X日

审批结果