会议记录与决策跟进管理工具会议纪要及执行反馈版.docVIP

会议记录与决策跟踪管理工具会议纪要及执行反馈版

一、适用场景：高效解决会议协作痛点

本工具适用于各类需要明确决策、分工跟踪的会议场景，包括但不限于：

项目例会：同步项目进度、解决跨部门协作问题、明确下一阶段任务；

部门协调会：对接业务需求、分配资源、解决流程卡点；

专项决策会：对重大事项（如方案评审、预算审批、风险应对）形成结论并落地；

复盘总结会：回顾前期工作成果与问题，制定改进措施并跟踪执行。

通过标准化记录与动态跟踪，解决传统会议中“议而不决、决而不行、行而不反馈”的痛点，保证会议成果有效转化为行动。

二、操作指南：从会议召开到执行闭环的5步流程

步骤1：会前准备——明确会议目标与框架

确定核心要素：提前1-2天明确会议主题、目标（如“确定Q3营销方案”“解决生产环节交付延迟问题”）、参会人员（需决策人、执行人、相关方均到场）、预计时长；

准备会议材料：同步议题背景、数据报表、待讨论方案等资料（如邮件/群内共享），让参会人提前熟悉内容，提高讨论效率；

规划会议议程：按“议题导入-讨论-决策-分工”逻辑梳理流程，明确每个议题的讨论重点（如“方案可行性评估”“资源需求确认”），避免会议跑题。

步骤2：会中记录——精准捕捉关键信息

指定记录人：建议由项目助理或会议组织者担任，提前熟悉议程，准备“会议纪要模板（见第三部分）”进行实时记录；

记录核心内容：

讨论要点：记录关键观点（如“经理提出：需增加线上推广预算20%”）、分歧点（如“部门认为优先解决A问题，*部门主张优先处理B问题”）、共识结论；

决策事项：用“【决策】”标注，明确结论（如“【决策】采用方案A，9月15日前完成试点”）；

执行任务：用“【任务】”标注，细化到具体动作（如“【任务】完成客户调研报告”），并同步记录“负责人”“计划完成时间”“交付标准”（如“交付标准：包含10家核心客户反馈，字数不少于3000字”）；

实时确认：对存疑信息（如负责人、时间节点）当场向参会人确认，避免记录偏差。

步骤3：会后整理——24小时内输出纪要初稿

梳理内容逻辑：按“会议基本信息-议程回顾-讨论要点-决策事项-执行任务-后续计划”结构整理，保证条理清晰；

突出执行信息：执行任务单独列表，包含“任务描述、负责人、计划完成时间、交付标准、关联决策”5项核心要素，方便后续跟踪；

发送确认：初稿完成后1小时内发送至参会人及相关方，标注“请于今日18:00前反馈修改意见，无异议将正式同步执行团队”。

步骤4：执行跟踪——动态更新任务进展

建立跟踪机制：

日常跟踪：执行人按计划进度更新任务状态（如“进行中：完成调研样本采集80%”“已完成：报告初稿提交”），每日17:00前在协作工具（如钉钉/企业）同步；

节点提醒：在“计划完成时间”前3天由记录人/项目负责人提醒执行人，保证按时交付；

异常处理：若任务延期或遇阻，执行人需提前1天说明原因（如“调研对象反馈延迟，需延期2天”）、提出解决方案（如“协调*部门协助加急对接”），并抄送决策人。

步骤5：反馈闭环——评估执行结果并复盘

收集执行反馈：任务完成后，执行人提交“执行情况说明”（含交付成果、遇到的问题、改进建议），项目负责人审核确认；

效果评估：根据交付标准评估任务完成质量（如“优秀：超额完成调研样本量，客户反馈维度全面”“需改进：报告未包含竞品分析，需补充”）；

会议复盘：在下次相关会议中同步执行结果，对未完成的任务分析原因（如“资源不足”“流程卡点”），明确改进措施，形成“决策-执行-反馈-优化”的闭环。

三、工具模板：会议纪要及执行跟踪表（标准版）

（一）会议基本信息

项目

内容

会议名称

例：Q3营销方案决策会

会议时间

2023年8月15日14:00-16:00

会议地点

公司3楼会议室A/线上会议（腾讯会议号：*）

主持人

*经理

记录人

*助理

参会人员

经理（市场部）、主管（销售部）、专员（设计部）、总监（财务部）

缺勤人员及原因

*（技术部，因客户现场支持无法参会）

（二）议程回顾与讨论要点

序号

议题名称

讨论要点

1

Q3营销方案可行性评估

经理：线上推广预算需从30万提升至50万，重点投短视频平台；主管：需同步增加线下地推活动，覆盖三四线城市；*总监：预算需控制在45万以内，优先保障ROI高的渠道。

2

营销活动分工

设计部8月20日前输出主视觉素材，销售部8月25日前提交目标客户清单。

（三）决策事项与执行任务

【决策事项】

序号

决策内容

决策依据

决策人

1

Q3营销预算定为45万，其中线上推广30万（短视频/信息流），线下地推15万。

市场部ROI测算报告、财务部预算上限

*经理

2

营销活动启动时间定为9月1日，试点区域为北京、上海、广州。

销售部客户反馈、设计部素材周期

*经理

【执行任务清单】

序