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文档版本管理规范化流程（含版本号控制）

一、引言

在各类业务场景中，文档作为信息传递、决策依据和过程记录的核心载体，其版本的准确性与规范性直接影响工作效率、协作质量及合规风险。为避免因版本混乱导致的“信息孤岛”“重复劳动”或“执行偏差”，特制定本规范化流程，通过明确的版本号规则、操作步骤及管理要求，保证文档全生命周期的版本可控、可追溯、可管理。

二、适用业务场景

本流程适用于需多人协作、多次修订、长期存档的文档管理场景，包括但不限于：

产品研发：需求说明书、设计方案、测试报告、产品手册等；

项目管理：项目计划、会议纪要、进度汇报、验收文档等；

合规审计：制度流程、合规报告、审计整改记录等；

跨部门协作：SOP（标准作业程序）、培训材料、对外合同等；

知识沉淀：技术文档、案例库、最佳实践等。

三、文档版本管理核心流程与操作步骤

文档版本管理遵循“创建-评审-发布-变更-归档”的闭环流程，每个环节需明确职责与操作要求，具体

3.1文档创建与初稿版本设定

操作目标：明确文档初始版本，规范基础信息填写。

操作步骤：

文档创建：由需求发起人或项目负责人创建文档，文件名格式统一为“【部门】【文档类型】【主题】_【版本号】”，例如“产品部_需求说明书_功能_V1.0.docx”。

版本号设定：初始版本号统一为“V1.0”，其中“V”为版本标识，“1”为主版本号（表示首次正式创建），“0”为次版本号（表示初始草稿状态）。

基础信息填写：在文档首页或指定位置填写以下信息：

文档编号：按“部门-年份-流水号”规则编制（如“PROD-2024-001”），由部门文档管理员统一分配；

编制人：填写实际编写人姓名（*某）；

编制日期：填写文档完成初稿的日期；

版本描述：注明“初稿”“首次创建”等说明。

3.2评审修订与版本升级

操作目标：通过评审保证文档内容准确性，根据修订结果更新版本号。

操作步骤：

发起评审：编制人提交初稿后，需明确评审角色（至少包括：业务负责人、技术专家、合规专员，视文档类型增减），通过邮件或协作工具发送评审通知，附文档及评审要点（如“需求完整性”“技术可行性”“合规性”）。

收集反馈：评审人需在2个工作日内反馈意见，标注修改建议的具体位置（如页码、章节）及问题描述；编制人汇总反馈，形成《评审问题跟踪表》（含问题描述、修改状态、负责人）。

修订内容：编制人根据评审意见修订文档，重点修改以下内容：

事实性错误（如数据偏差、流程漏洞）；

逻辑矛盾（如前后章节冲突、目标与措施不匹配）；

表述不清（如术语不统一、指令模糊）。

版本升级规则：修订后按以下规则升级版本号，保证版本号与变更内容强关联：

次版本号升级：内容为重要修订（如需求调整、流程优化、功能模块增减），主版本号不变，次版本号+1，例如“V1.0→V1.1”；

修订号升级：内容为细微修改（如错别字修正、格式调整、案例补充），主版本号和次版本号不变，修订号+1，例如“V1.1→V1.1.1”；

主版本号升级：内容发生重大变更（如核心功能重构、战略方向调整、合规标准更新），主版本号+1，次版本号和修订号重置为0，例如“V1.1→V2.0”。

更新版本描述：每次版本升级后，需在文档“版本历史”页更新以下信息：

新版本号、变更日期、变更人；

变更内容摘要（如“根据评审意见调整第3章功能流程，新增用户权限说明”）；

评审结论（如“通过终审，可发布”）。

3.3版本发布与归档管理

操作目标：明确发布权限与归档要求，保证正式版本可被有效获取。

操作步骤：

发布审批：修订后的文档需经最终审批人（如部门负责人、项目总监、合规负责人）签字确认（电子签名或纸质签批），审批通过后方可发布。

版本发布：

正式版本需至公司指定文档管理系统（如共享服务器、OA系统、知识库），存放路径按“部门/年份/文档类型/主题”分类，例如“/产品部/2024/需求文档/功能/”；

发布后更新文档状态为“正式发布”，并在系统中标记“当前有效版本”，旧版本自动归档为“历史版本”。

归档要求：

历史版本保留期限：一般文档保留2年，合规类、审计类文档保留5年以上（具体按公司档案管理规定执行）；

历史版本需保留完整版本信息（含版本号、变更记录、审批记录），禁止直接删除或覆盖；

归档文档需添加“归档标记”，注明归档日期及归档人（*某）。

3.4变更触发与版本更新

操作目标：规范文档变更流程，避免随意修改导致版本混乱。

操作步骤：

变更触发条件：出现以下情况时，需启动文档变更流程：

业务需求、政策法规、技术方案等发生重大调整；

正式版本执行中发觉错误或需优化；

部门职责、协作流程调整导致文档内容过时。

变更申请：由需求提出人或文档负责人填写《文档变更申请表》，说明变更原因、变更内容、影响范围（如是否关联其他文档、是否需同步培训）