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采购需求分析表与询价工具使用指南

一、适用场景：哪些情况下需要这套工具？

在企业运营或项目管理中，当出现以下情况时，可通过采购需求分析表与询价工具规范流程、提升效率：

常规采购场景：办公设备、生产原料、日常耗材等常规物资的采购需求梳理与供应商比价；

项目专项采购：如新产品研发、工程项目实施等需专项采购的设备、材料或服务；

紧急采购需求：突发故障维修、临时任务保障等需快速明确需求并完成询价的情况；

预算管控场景：需对采购需求进行预算预估，并通过多渠道询价实现成本控制；

合规性采购：企业内部要求采购流程留痕、需求透明，需通过标准化工具保证合规性。

二、操作指南：从需求到询价的六步流程

第一步：需求收集与信息核对

操作目标：保证采购需求清晰、完整，避免因信息缺失导致后续偏差。

具体步骤：

需求发起部门（如行政部、生产部、项目部）填写《采购需求申请单》，明确采购物品/服务的名称、用途、数量、期望到货时间等基础信息；

采购专员对接需求部门，核实以下关键信息：

规格参数：是否明确（如办公电脑需明确CPU、内存、硬盘配置标准）；

质量要求：是否有行业标准或企业内部规范（如原材料需符合国标/行标）；

预算范围：需求部门是否有初步预算（避免超预算采购）；

特殊需求：如是否需要定制、安装服务、售后要求等。

示例：生产部提出“采购A型号零件1000个，用于设备组装，材质需符合GB/T3091-2015标准，30天内到货”，采购专员需确认“材质具体参数”“是否需要第三方检测报告”等细节。

第二步：填写采购需求分析表

操作目标：将分散的需求信息结构化，为询价和比价提供依据。

具体步骤：

采购专员根据核实后的信息，填写《采购需求分析表》（模板见第三部分），重点填写以下字段：

基础信息：项目名称、需求部门、申请人（*某）、申请日期、紧急程度（如“紧急/常规”）；

需求明细：物品/服务名称、规格型号、单位、数量、技术参数（可附技术图纸或标准文件）；

商务要求：预算金额（含税/不含税）、期望交货期、交付地点、付款方式（如“货到付款/30天账期”）、质保期要求；

审批流程：需求部门负责人（某）、采购部负责人（某）、财务部负责人（*某）签字确认。

表格完成后，提交至相关审批人签字，保证需求合规性。

第三步：制定询价方案与供应商筛选

操作目标：明确询价范围，选择合格供应商，保证询价有效性。

具体步骤：

询价方式确定：根据采购金额和性质选择方式（如：金额＜5万采用询价单；5万-20万采用竞争性谈判；＞20万公开招标）；

供应商筛选：

从合格供应商库（已通过资质审核的供应商名单）中筛选至少3家符合需求的供应商；

若供应商库无合适资源，可通过行业平台、展会推荐等方式新增供应商，并提前审核其营业执照、相关资质（如ISO认证、行业许可证）；

准备询价文件：包含《采购需求分析表》附件、报价要求（如报价需含13%增值税、注明单价/总价、分项报价）、响应截止时间、联系方式（联系人某，电话）。

第四步：执行询价与供应商响应

操作目标：获取供应商正式报价，保证信息真实可追溯。

具体步骤：

向选定供应商发送询价文件，明确“逾期视为无效报价”；

供应商在截止时间前提交《询价单回复》（模板见第三部分），需包含：

报价有效期（如“30天内有效”）；

详细报价明细（单价、数量、总价，区分材料费、加工费、运费等）；

交货方案（生产周期、物流方式、到货时间）；

资质文件复印件（加盖公章）；

采购专员接收报价后，核对信息完整性（如是否盖章、是否填写齐全），对异常报价（如远低于/高于市场价）及时与供应商沟通确认。

第五步：比价分析与决策

操作目标：综合评估供应商报价，选择最优方案。

具体步骤：

整理各供应商报价，填写《比价分析表》（可在《询价单回复》中增设对比列），重点对比：

价格差异：总价、单价是否合理，是否有隐藏成本（如额外运费、安装费）；

商务条款：交货期是否符合要求、付款方式是否对企业有利、质保期是否达标；

供应商资质：行业口碑、过往合作案例、供货稳定性；

召开采购评审会（需求部门、采购部、财务部参与），综合评分（如价格占40%、交货期占30%、资质占30%），确定候选供应商；

若候选供应商报价均超预算，需反馈需求部门调整需求或申请预算调整，不得擅自降低标准。

第六步：结果确认与归档

操作目标：固化采购结果，保证流程可追溯。

具体步骤：

向最终选定的供应商发送《中标通知书》（明确采购数量、价格、交货期等），并签订采购合同；

将《采购需求分析表》《询价单回复》《比价分析表》《合同》等资料整理归档，保存期限不少于3年；

跟进合同执行情况（如生产进度、物流状态），保证按时到货并验收合格。

三、工具模板：采购需求分析表与询价单示例

表1：采购需求分析表

项目名称

项目办公设备采购

需求部门

行政部

申