软件许可授权合同管理办法.docxVIP

软件许可授权合同管理办法

第一章总则

第一条目的与依据

为规范公司软件许可授权合同（以下简称“合同”）的管理，明确各部门在合同生命周期中的职责，防范法律风险与商业风险，保障公司合法权益，提高软件资产使用效益，依据国家相关法律法规及公司内部管理制度，特制定本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司及所属各单位（以下统称“公司”）与外部单位或个人之间就计算机软件（包括系统软件、应用软件、工具软件等，不含开源软件的使用及管理，开源软件另有规定的从其规定）的许可使用所订立的各类合同的起草、审核、签署、履行、变更、终止、归档等全过程管理活动。

第三条基本原则

合同管理应遵循以下原则：

（一）合法性原则：合同的订立、履行、变更和终止必须符合国家法律法规及行业规范。

（二）审慎性原则：合同谈判、条款拟定及审核应严谨细致，充分评估潜在风险。

（三）效益性原则：在合法合规的前提下，追求软件许可的性价比，优化资源配置。

（四）权责明确原则：清晰界定各部门在合同管理各环节的职责与权限，确保责任落实到人。

（五）全程管理原则：对合同从需求提出到终止归档的整个生命周期进行系统性管理。

第二章组织与职责

第四条归口管理部门

公司[指定部门，例如：行政部/信息技术部/法务部]为合同的归口管理部门，主要职责包括：

（一）组织制定和修订本办法及相关配套细则；

（二）负责合同范本的制定、修订与推广使用；

（三）对合同的订立、履行、变更、终止等环节进行统筹协调与监督检查；

（四）负责合同台账的建立、维护与定期统计分析；

（五）组织合同管理相关的培训与经验交流。

第五条业务需求部门

各业务需求部门是合同的发起和直接履行部门，主要职责包括：

（一）根据业务发展需要，提出软件许可需求，并进行必要性与可行性分析；

（二）负责供应商的初步调研、筛选与评估（如需）；

（三）参与合同谈判，负责合同技术条款、服务要求等内容的拟定与确认；

（四）负责合同的具体履行，包括许可使用范围的控制、服务质量的验收、问题的反馈与协调等；

（五）在合同履行过程中，如发现潜在风险或争议，应及时向归口管理部门及法务部门报告。

第六条法务部门

法务部门负责合同的法律专业支持，主要职责包括：

（一）对合同文本进行法律审查，提示法律风险，提出修改建议；

（二）参与重大或复杂合同的谈判与审核；

（三）协助处理合同履行过程中发生的法律纠纷；

（四）提供与合同相关的法律咨询。

第七条财务部门

财务部门负责合同的财务相关管理，主要职责包括：

（一）对合同中的付款方式、金额、税务条款等进行审核；

（二）根据合同约定及履行情况办理款项支付；

（三）负责合同相关费用的核算与管理。

第三章合同订立管理

第八条需求提出与审批

业务需求部门应根据实际工作需要，填写《软件许可需求申请表》，明确所需软件的名称、用途、功能、预计使用期限、预算金额、建议供应商（如有）等信息，并按公司规定的审批流程报批。大额或重要软件许可需求，应进行专项论证。

第九条供应商评估与选择

对于需要采购的商业软件，业务需求部门应会同相关部门（如采购部、信息技术部）对潜在供应商进行评估，评估内容可包括供应商资质、技术实力、产品成熟度、服务水平、市场口碑、价格竞争力及知识产权状况等。应优先选择信誉良好、实力较强的供应商。

第十条合同文本准备与审核

（一）合同文本应优先采用公司制定的标准模板。如无标准模板或对方坚持使用其模板，业务需求部门应与法务部门共同研究拟定或审核修改。

（二）合同的主要条款应包括：双方当事人基本信息、软件名称及版本、许可类型（如永久许可、限期许可、独占许可、非独占许可等）、许可范围（用户数、设备数、使用地点、模块功能等）、许可期限、费用及支付方式、双方权利与义务、服务与支持内容、知识产权归属与保护、保密条款、违约责任、不可抗力、争议解决方式及合同生效条件等。

（三）合同文本拟定后，业务需求部门应将合同草案及相关附件提交归口管理部门，由归口管理部门组织法务、财务等相关部门进行审核。各审核部门应在规定时限内出具明确的审核意见。

（四）审核过程中，如有异议，由业务需求部门牵头协调解决。重大分歧应及时上报公司领导决策。

第十一条合同谈判

业务需求部门根据审核意见，与供应商进行合同谈判。重要合同的谈判，应有法务部门、归口管理部门人员参与。谈判过程应做好记录，重大事项应形成会议纪要。

第十二条合同签署

（一）合同经各方审核确认无误后，由业务需求部门按照公司印章管理规定办理签署手续。

（二）合同签署应使用公司法定全称并加盖公司合同专用章或公章。涉及公司重大利益的合同，应由法定代表人或其授权委托人签署。

（三）合同签署前，必须确保合同文本与最终审核确认的版本一致。

（四）对方当事人的签约主体资格、授权代表的授权文件等应进行必要