财务付款管理流程及费用控制制度.docxVIP

财务付款管理流程及费用控制制度

一、总则

（一）目的与依据

为规范公司财务付款行为，加强资金管理，确保资金安全与高效运作，同时有效控制各项费用支出，降低经营成本，提高经济效益，依据国家相关财经法律法规及公司实际经营情况，特制定本制度。

（二）适用范围

本制度适用于公司及所属各部门、子公司（若有）的所有对外付款业务及内部费用控制管理。公司全体员工均须严格遵守本制度规定。

（三）基本原则

1.合规性原则：付款及费用支出必须符合国家法律法规、公司内部规章制度及合同约定。

2.预算控制原则：各项支出应严格控制在年度预算及月度用款计划范围内，未列入预算的支出原则上不予支付。

3.授权审批原则：付款及费用报销必须履行规定的审批程序，未经授权或审批手续不全的，不得付款。

4.权责对等原则：明确各部门及相关人员在付款管理和费用控制中的职责与权限。

5.效益性原则：在保证业务正常开展的前提下，力求以最合理的成本获取最大效益。

6.不相容岗位分离原则：付款申请、审批、执行、记录及监督等环节的岗位应相互分离，形成有效制约。

二、财务付款管理流程

（一）付款申请与发起

1.业务部门发起：各项付款均由业务经办部门根据实际业务需要（如采购合同、服务协议、费用发生等），填写公司统一格式的《付款申请单》或《费用报销单》。

2.原始凭证齐全：付款申请时，必须附上合法、合规、真实、完整的原始凭证，如采购发票、服务发票、费用单据、合同协议复印件、验收单、入库单等。原始凭证应符合公司财务部门对票据的要求。

3.信息准确完整：《付款申请单》或《费用报销单》需准确填写付款事由、收款单位名称、开户银行、银行账号、付款金额（大小写一致）、付款方式等关键信息。

（二）付款审批与授权

1.部门负责人审核：业务经办人员将填写完整、附件齐全的付款申请提交本部门负责人审核。部门负责人应对付款的真实性、必要性、合理性及原始凭证的完整性进行审核。

2.财务部门审核：经部门负责人审核通过后，付款申请提交至财务部门。财务部门负责对以下内容进行审核：

*原始凭证的合法性、合规性、真实性、准确性及完整性；

*付款金额的计算是否正确；

*是否符合预算控制要求；

*合同条款的执行情况（如是否达到付款节点）；

*付款信息的准确性。

3.分级授权审批：根据公司《资金审批权限管理办法》（或类似规定），经财务部门审核无误后的付款申请，按照付款金额大小及性质，提交相应层级的授权审批人进行审批。审批人应对付款的整体合规性和必要性进行最终审定。

（三）付款执行与支付

1.支付指令生成：经最终审批通过的付款申请，由财务部门相关岗位人员根据审批意见，生成支付指令或安排付款。

2.支付方式选择：财务部门应根据付款金额、收款方要求及公司资金管理策略，选择合适的支付方式，如银行转账、票据、电汇等。原则上，超过一定金额的付款应采用银行转账方式，避免大额现金支付。

3.支付信息核对：在实际支付前，财务付款人员必须再次仔细核对收款单位名称、银行账号、开户银行、付款金额等关键信息，确保与审批通过的付款申请一致。

4.资金支付：核对无误后，按照公司规定的支付流程进行资金支付操作，并确保支付指令的准确传递和执行。

（四）付款记录与归档

1.账务处理：付款完成后，财务部门应及时进行账务处理，准确记录经济业务。

2.凭证归档：付款相关的所有原始凭证、审批单据、银行回单等资料，应按照公司会计档案管理规定整理、装订、归档，确保会计资料的完整性和可追溯性。

三、费用控制制度

（一）预算控制

1.全面预算管理：公司实行全面预算管理，各部门各项费用支出均应纳入年度预算。预算是费用控制的首要依据。

2.预算编制与审批：各部门应根据年度经营目标和工作计划，科学、合理地编制本部门年度费用预算，经财务部门汇总审核、公司管理层审批后执行。

3.预算执行与控制：各部门严格按照批准的预算执行，财务部门对各部门预算执行情况进行实时监控和动态管理，定期出具预算执行分析报告。

（二）费用标准与报销规范

1.制定费用标准：公司针对差旅费、业务招待费、办公费、通讯费、交通费等主要费用项目，应制定明确的费用开支标准和报销规范。

2.严格执行标准：员工在发生费用时，应严格遵守公司规定的费用标准，超标准部分原则上不予报销，特殊情况需经总经理（或其授权人）特批。

3.费用报销时限：各项费用应在发生后规定期限内及时报销，跨年度费用原则上不予报销（特殊情况除外）。

（三）事前申请与控制

1.大额费用事前申请：对于超过一定金额的费用支出，或特定类型的费用（如业务招待费、大额采购等），实行事前申请制度。需填写《费用事前申请单》，说明费用事由、预算金额、预计发生