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ERP标准物料编码规则.docx

1.引言

物料编码是企业资源计划（ERP）系统中的核心基础数据，是物料管理、采购、库存、生产等业务流程的重要标识。建立科学、规范的物料编码体系，对于提高企业管理效率、实现信息共享、降低运营成本具有重要意义。本规则旨在明确企业物料编码的编制原则、结构组成、管理流程及实施要求，为ERP系统的稳定运行提供数据支撑。

2.编制目的

制定本规则的主要目的包括：

统一企业物料编码标准，确保编码的唯一性和规范性

提高物料数据的准确性和一致性，为ERP系统提供可靠的基础数据

优化物料管理流程，提升库存管理和采购效率

支持企业各部门间的信息共享和业务协同

为物料数据的统计分析和决策支持提供标准化依据

3.适用范围

本规则适用于企业所有物料类别的编码管理，包括但不限于：

原材料及辅助材料

半成品及在制品

产成品及商品

备品备件及工具

办公用品及低值易耗品

本规则适用于企业所有涉及物料编码的业务部门，包括采购部、仓储部、生产部、财务部、销售部等，以及ERP系统的所有使用人员。

4.编制依据

《GB/T154972003企业信息化技术规范》

《GB/T190012016质量管理体系要求》

《GB/T240012016环境管理体系要求及使用指南》

《GB/T280012011职业健康安全管理体系要求》

企业《数据管理规范》和《ERP系统管理办法》

行业物料分类标准及最佳实践

5.编码原则

5.1唯一性原则

每个物料编码必须唯一对应一种物料，不得出现一码多物或一物多码的情况。编码的唯一性是确保物料数据准确性的基础。

5.2稳定性原则

物料编码一旦确定，应保持相对稳定，不得随意更改。确需变更时，必须经过严格的审批流程，并做好历史数据的迁移和更新工作。

5.3扩展性原则

5.4层次性原则

编码应体现物料的分类层次关系，便于按类别进行统计、查询和分析，支持多维度管理需求。

5.5简明性原则

编码结构应简洁明了，便于记忆和使用。在保证信息完整的前提下，尽量缩短编码长度，提高数据录入和处理的效率。

5.6规范性原则

编码应遵循统一的格式和标准，使用规定的字符集，确保编码的规范性和一致性。

6.编码结构

6.1编码长度

物料编码采用固定长度16位字符，由字母和数字组成，分为4个层级，各层级长度分别为4位、4位、4位和4位。

6.2编码组成

物料编码结构如下：

││││

│││└─流水号（4位）

││└─────规格型号（4位）

│└─────────物料小类（4位）

└────────────物料大类（4位）

6.3编码说明

物料大类（14位）：表示物料的主要分类，如原材料、半成品、产成品等，使用字母和数字组合。

物料小类（58位）：表示物料在大类下的细分，如原材料下的金属、塑料、电子元件等，使用字母和数字组合。

规格型号（912位）：表示物料的具体规格型号，使用数字和特定符号表示。

流水号（1316位）：表示同一规格型号物料的序列号，使用数字表示，从0001开始顺序编码。

7.编码管理流程

7.1编码申请

新增物料时，由需求部门填写《物料编码申请表》，提供物料的基本信息、技术参数、用途说明等完整资料，经部门负责人审核后提交至物料管理部门。

7.2编码审核

物料信息的完整性和准确性

是否存在相同或相似物料的编码

编码分类的合理性

技术参数的规范性

7.3编码分配

审核通过后，由物料管理部门按照本规则分配唯一编码，并在ERP系统中建立物料主数据，同时通知相关部门。

7.4编码维护

已建立的物料编码如需变更或注销，必须提交《物料编码变更申请表》，说明变更原因和影响范围，经物料管理部门评估并报请分管领导批准后方可执行。

8.职责分工

8.1物料管理部门

负责物料编码规则的制定、修订和解释

组织物料编码的审核和分配工作

维护物料编码的完整性和一致性

定期检查编码使用情况，处理异常问题

8.2IT部门

负责ERP系统中物料编码相关功能的维护

提供技术支持和系统保障

协助处理编码相关的系统问题

确保系统数据的安全性和完整性

8.3业务部门

准确提供物料申请信息

按规定使用物料编码

及时反馈编码使用中的问题

配合编码的审核和维护工作

9.实施要求

9.1培训要求

所有涉及物料编码使用的人员必须接受专业培训，掌握编码规则和使用方法，培训合格后方可操作ERP系统。

9.2执行要求

严格按照本规则执行物料编码工作

不得私自创建或修改物料编码

发现编码问题及时向物料管理部门报告

定期检查本部门编码使用情况

9.3监督检查

物料管理部门定期组织对物料编码使